Rahmenvertrag Fahrradleasing mit Service

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber I.1) Name und Adressen: Offizielle Bezeichnung: Landratsamt Bautzen; Nationale Identifikationsnummer: nicht angegeben; Postanschrift: Bahnhofstraße 9; Ort: Bautzen; NUTS-Code: DED2C; Postleitzahl: 02625; Land: Deutschland; Kontaktstelle(n): nicht angegeben; Telefon: nicht angegeben; E-Mail: vergabe2@lra-bautzen.de; Fax: nicht angegeben; Internet-Adresse(n): Hauptadresse: www.landkreis-bautzen.de; Adresse des Beschafferprofils: nicht angegeben I.2) Gemeinsame Beschaffung: nicht angegeben I.4) Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde I.5) Haupttätigkeiten: Allgemeine öffentliche Verwaltung Abschnitt II: Gegenstand II.1) Umfang der Beschaffung II.1.1) Bezeichnung des Auftrags: Rahmenvertrag Fahrradleasing mit Service; Referenznummer der Bekanntmachung: 22 236 2 II.1.2) CPV-Code Hauptteil: 66114000; CPV-Code Zusatzteil: II.1.3) Art des Auftrags: Dienstleistungen II.1.4) Kurze Beschreibung: Gegenstand der Rahmenvereinbarung sollte die Schaffung eines Dienstrad Leasingmodells für alle berechtigten Beschäftigten des Landratsamtes Bautzen sein, insbesondere: • Leasing der Fahrräder • Abwicklung von Bestellungen, Aus- und Rückgaben • Serviceleistungen wie Inspektion, Wartung und Reparaturen • Versicherung und Mobilitätsservice • Unterstützung bei Garantie- und Gewährleistungsansprüchen • Management der Leasing- und Versicherungsverträge und • Schadens- und Störfallabwicklung II.1.6) Aufteilung des Auftrags in Lose: nein II.2) Beschreibung II.2.1) Bezeichnung des Auftrags: Los-Nr.: entfällt II.2.2) weitere CPV-Codes: nicht angegeben II.2.3) NUTS-Codes: DED2C; Hauptort der Ausführung: Offizielle Bezeichnung: Landratsamt Bautzen; Straße, Hausnummer: Bahnhofstraße 9; Postleitzahl: 02625; Ort: Bautzen; Land: Deutschland II.2.4) Beschreibung der Beschaffung: Angeboten werden soll die Vermittlung oder Vergabe von Leasingverträgen inklusive der geforderten Serviceleistungen (wie zum Beispiel die Gestellung des Portals und die Komplettabwicklung des Leasinggegenstandes) für Fahrräder im Rahmen einer Entgeltumwandlung. Der zentrale Vertrags- und Ansprechpartner (Dienstrad-Vermittler und Leasinggesellschaft) soll das gesamte Thema Abwicklung von Dienstrad-Leasingabläufen (im Direktleasing mit der Leasinggesellschaft) darstellen. Für jedes Fahrrad ist ein Leasing-Einzelvertrag abzuschließen. Der in diesem Zusammenhang notwendige Überlassungsvertrag wird in Abstimmung mit dem Auftraggeber im Online-Auftritt (Portal) des Auftragnehmers vorgehalten. Der Einzelleasingvertrag/ Überlassungsvertrag endet mit Ablauf der vertraglich bestimmten Leasingzeit von 36 Monaten. Die Leasing-Einzelverträge sind unabhängig von der Laufzeit des Rahmenvertrages. Eine Durchführung der Dienstleistung ist zu gewährleisten, auch wenn der Einzel-Leasingvertrag im letzten Monat des Rahmen-Leasing-Vertrages abgeschlossen wurde. Als Leasingobjekt kommen sowohl Fahrräder und Elektrofahrräder/Pedelecs, die verkehrstechnisch als Fahrräder eingestuft sind (ohne Kennzeichen- und Versicherungspflicht) in Betracht. Gegenstand der Entgeltumwandlung kann somit nur ein Fahrrad im Sinne des § 63 a StVZO sein. Im Rahmen des Leasings dürfen Fahrräder bis zum Wert von 7.000,00 Euro brutto einschließlich leasingfähigen Zubehörs und etwaiger Sonderausstattungen oder konfigurierbarer Extras angeboten werden. Maßgeblich für den Preis des Fahrrads ist die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers, Importeurs Großhändlers oder Einzelhändlers einschließlich der Umsatzsteuer (§4 Abs. 2 TV Fahrradleasing).

Der Auftragnehmer stellt für die Auftragsabwicklung ein kostenfreies, verständlich aufgebautes, übersichtliches und intuitiv bedienbares browserbasiertes Online-Portal zur Verfügung, über das Fahrräder geleast und verwaltet werden können. Das Portal muss auf jeden Fall den allgemein gültigen datenschutzrechtlichen Anforderungen der DSGVO entsprechen.

Der Auftraggeber erwartet einen aufwandsarmen, digitalen Prozess, der folgende Struktur aufweist und die folgenden Anforderungen erfüllt: - Online-Portal mit Arbeitgeberbereich und Beschäftigtenbereich, Händlersuche, Erinnerungsfunktion Dokumentationsmöglichkeit mit mindestens: transparentem Berechnungstool, Berichtswesen mit Darstellung Anzahl und Geschlecht der Teilnehmenden, Preisegmente der geleasten Fahrräder, Fahrradantrieb, Versicherungs-/ Wartungspakete, Standorte der in Anspruch genommenen Händler  Die Testung des Portals wird durch die Beschäftigten der Wertungskommission erfolgen. Die Bedienbarkeit geht in die Bewertung des Umsetzungsprozesses ein. - Hotline - Sicherstellung der Verfügbarkeit der gesamten Einzelleasingvertragslaufzeit - IT-Sicherheit

Mindestvoraussetzungen Leasing: - mindestens einmal jährlich eine Inspektion zur Überprüfung der Verkehrs- und Betriebssicherheit des Fahrrades (UVV-konform) durch eine qualifizierte Person - Full-Service-Vertrag - Zahlung per Lastschriftverfahren - Sicherung der Versteuerung des geldwerten Vorteils bei Übernahme des Fahrrads nach Leasingende + Übernahme aller dadurch anfallenden Kosten. (ESTGB §37B) - Vollkaskoversicherung mit Versicherungsschutz für Absicherung bei Unfallschäden, Transportschäden, Sturzschäden, Fallschäden, Elektronikschäden, Elementarschäden, Bedienungsfehler, Handhabungsfehler, Diebstahl- inkl. Teildiebstahl, Raub, Vandalismus, Schäden durch Dritte Feuchtigkeitsschäden am Akku, Produktions-, Konstruktions- und Materialfehler, Schäden und Folgeschäden durch defekte Akkus sind versichert, Eigenverschulden, Neuwertentschädigung, Europaweiter Versicherungsschutz 24/7 (hier optional: Mobilitätsgarantie), ohne Kostendeckelung, Neuwertentschädigung bei Diebstahl und wirtschaftlichem Totalschaden, ohne Selbstbeteiligung und Bagatellschadensgrenze - Störfälle: Kostenfreie Rückgabe bei Tod sowie bei Kündigung/ Ausscheiden des Mitarbeiters, Kostenfreie Weiternutzung bei Elternzeit (min. 12 Monate) sowie bei Krankheit (ab dem 43. Tag) - Übernahme der Leasingraten bis zu einer Höhe von min. 3000,00 € - Online-Portal mit Arbeitgeberbereich und Beschäftigtenbereich, Händlersuche, Erinnerungsfunktion Dokumentationsmöglichkeit mit mindestens: transparentem Berechnungstool, Berichtswesen mit Darstellung Anzahl und Geschlecht der Teilnehmenden, Preisegmente der geleasten Fahrräder, Fahrradantrieb, Versicherungs-/ Wartungspakete, Standorte der in Anspruch genommenen Händler  Die Testung des Portals wird durch die Beschäftigten der Wertungskommission erfolgen. Die Bedienbarkeit geht in die Bewertung des Umsetzungsprozesses ein. - Hotline II.2.5) Zuschlagskriterien: Die nachstehenden Kriterien: Qualitätskriterium - Name: Leistung/ Service / Gewichtung: 60 %; Kostenkriterium - Name: Preis / Gewichtung: 40 %; II.2.11) Angaben zu Optionen: Optionen: ja; Beschreibung der Optionen: Beginn: 01.01.2023 / Ende: 31.12.2025; Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja; Beschreibung der Verlängerungen: Verlängerungsoption um 12 Monate bis 31.12.2026 durch schriftliche Erklärung bis spätestens drei Monate vor dem Ende der o.g. Laufzeit II.2.13) Angaben zu Mitteln der Europäischen Union: Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein; Projektnummer oder -referenz: II.2.14 Zusätzliche Angaben: Abschnitt IV Verfahren IV.1) Beschreibung IV.1.1) Verfahrensart: Offenes Verfahren. Beschleunigtes Verfahren: nein IV.1.3) Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem: Die Bekanntmachung betrifft den Abschluss einer Rahmenvereinbarung. IV.1.6) Angaben zur elektronischen Auktion: nicht angegeben; IV.1.8) Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA): Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein IV.2) Verwaltungsangaben IV.2.1) Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren: Bekanntmachungsnummer im EU-Amtsblatt: 2022/S 192-544587 IV.2.8) Angaben zur Beendigung des dynamischen Beschaffungssystems: nicht angegeben IV.2.9) Angaben zur Beendigung des Aufrufs zum Wettbewerb in Form einer Vorinformation: nicht angegeben Abschnitt V Auftragsvergabe Auftrags-Nr.: nicht angegeben Los-Nr.: entfällt Bezeichnung des Auftrags: Rahmenvertrag Fahrradleasing mit Service V.1) Information über die Nichtvergabe Der Auftrag/Das Los wird nicht vergeben; Sonstige Gründe (Einstellung des Verfahrens)

Abschnitt VI Weitere Angaben VI.3) Zusätzliche Angaben: Im Rahmen diverser Bieterbeanstandungen/ -anfragen erfolgte eine Prüfung der Leistungsbeschreibung und der Bewertungsmatrix. Im Ergebnis dieser Prüfung wird das Vergabeverfahren gem. § 63 Abs. 1 Nr. 4 VgV aufgehoben, überarbeitet. Die Leistung wird zu einem späteren Zeitpunkt erneut ausgeschrieben. VI.4) Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren VI.4.1) Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren: Offizielle Bezeichnung: 1. Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion Sachsen; Postanschrift: Braustraße 2; Ort: Leipzig; Postleitzahl: 04107; Land: Deutschland; E-Mail: vergabekammer@lds.sachsen.de; Telefon: +49 341-9773800; Internet-Adresse: www.lds.sachsen.de; Fax: +49 341-9771049 VI.4.3) Einlegung von Rechtsbehelfen: Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: VI.5) Tag der Absendung dieser Bekanntmachung: 27.10.2022

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