Rahmenvereinbarung zur Erstellung von Druckaufträgen und Lieferung

Das Institut für medizinische und pharmazeutische Prüfungsfragen („IMPP“) ist für die Fächer Medizin, Pharmazie, Psychotherapie und ab Herbst 2026 auch im Bereich Zahnmedizin in Bezug auf die Erstellung, Bereitstellung und Auswertung der Prüfungsunterlagen im Rahmen der schriftlichen Staatsprüfungen zuständig.

Die Staatsprüfungen finden mehrmals jährlich deutschlandweit an den Prüfungsstandorten der einzelnen Landesprüfungsämter statt.

Ziel der Ausschreibung ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung.

Der Bieter soll die Prüfungshefte und Bildbeilagen nach Vorgabe des IMPP („Auftraggeber“) drucken, konfektionieren und bundesweit an die einzelnen Landesprüfungsämter bzw. deren Auslieferungsorte sowie „Hausexemplare“ an den Auftraggeber liefern.

Aufgrund der besonderen Bedeutung der Staatsprüfungen bestehen erhöhte Anforderungen an die Geheimhaltung während des gesamten Produktionsprozesses bis zur Belieferung der Prüfungsämter. Zu dieser Leistungsbeschreibung sind 8 Anlagen, beziffert mit a – h) beigefügt, auf die in den Vergabeunterlagen Bezug genommen wird.

Die Konfektionierung der Prüfungsunterlagen, die in der Druckerei stattfindet, ist aufgrund der Vielzahl der Prüfungshefte und ihrer Verschiedenheit, der hohen Auflagenzahl und der Aussendung an multiple Prüfungsorte ein Prozess, der unter strengen Kriterien der Qualitätssicherung und -kontrolle erfolgen muss. Aus diesem Grund ist es zwingend erforderlich, dass Mitarbeiter*innen des IMPP vor jedem Prüfungstermin diesen Prozess der Konfektionierung in der Druckerei vor Ort und während des gesamten Ablaufs begleiten. Darüber hinaus wird ein Teil der zu konfektionierenden Prüfungsunterlagen (die sog. Antwortbelege und begleitende Unterlagen), im IMPP gedruckt und zu jedem Konfektionierungstermin seitens des IMPP persönlich per PKW (anders wäre es aufgrund der Menge der Druckerzeugnisse nicht möglich) zur Druckerei transportiert. Es ist erforderlich, dass der gesamte Prozess per Pkw unter Wahrung strengster Geheimhaltung zu zumutbaren Arbeits- und Dienstreisezeiten durchführbar ist.

Die Prüfungsunterlagen müssen bis zur Prüfung geheim bleiben, ansonsten sind die bundesweit einheitlichen Prüfungen nicht mehr durchführbar. Für den Fall des Bekanntwerdens der Prüfungsunterlagen ist ein sog. Notfallexamen (auch Überrollexamen genannt) durchzuführen. Sollte ein solcher Notfall durch Bekanntwerden der Prüfungsunterlagen vor einem Prüfungstermin eintreten, ist der Prüfungstermin sehr nah und sofortiger Handlungsbedarf unabdingbar. Auch hierfür muss sich Personal des IMPP aufgrund der Dringlichkeit binnen drei Stunden zu der Druckerei begeben können. Voraussetzung für die Erfüllung dieser genannten qualitätssichernden Aspekte ist, dass die Druckerei in einem Umkreis von maximal 200 km (Luftlinie) lokalisiert ist.

Die Vorgabe des Auftragsortes ist sachlich gerechtfertigt (OLG Koblenz, 22.07.2014, 1 Verg 3/14).

Die Prüfungsaufgaben müssen auch nach der Prüfung geheim bleiben, da der Auftraggeber ab 1.1. 2025 Fragenpools in allen Fächern mit schon gelaufenen Prüfungsaufgaben aufbauen möchte.

Gegenstand der Vergabe ist der Druck von jährlich jeweils ca. • ca. 95.000 Prüfungshefte für 2025, je ca. 100.000 Prüfungshefte für 2026, 2027 und 2028 • ca. 61.000 farbige Bildbeilagen für 2025, je ca. 66.000 Bildbeilagen für 2026, 2027 und 2028

Für die viermal (2025) und sechsmal (2026, 2027 und 2028) im Jahr stattfindenden Prüfungstermine sind unterschiedliche Prüfungsunterlagen zu drucken:

• Fachbereiche Medizin und Pharmazie

= Für jeden Prüfungstag 2 Versionen Prüfungshefte (Auflagen A und B), Umfang jeweils ca. 52-80 Seiten, DIN A4 und optional eine farbige Bildbeilage, Umfang jeweils ca. 8-20 Seiten, DIN A4.

• Fachbereich Psychotherapie

= Für jeden Prüfungstag 2 Versionen Prüfungshefte (Auflagen A und B), Umfang jeweils ca. 40 Seiten, DIN A4.

• Fachbereich Zahnmedizin (ab Herbst 2026) = Für jeden Prüfungstag 2 Versionen Prüfungshefte (Auflage A und B), Umfang jeweils ca. 70-80 Seiten, DIN A4 und eine farbige Bildbeilage, Umfang ca. 8-20 Seiten, DIN A4

Die spezifischen Anforderungen an die Druckwerke sind der Anlage d) (Exemplarische Kostenkalkulation – Reguläres Staatsexamen) zu entnehmen.