Rahmenvereinbarung über die Lieferung von Bürobedarf inkl. elektronischem Shopsystem

Versorgung der Dienststellen der VBG sowie der Bezugsberechtigten (BGW und BG-Verkehr) mit Artikeln aus der Warengruppen (LOS 1) Büromaterial mittels Einkauf über eine webbasierte elektronische Plattform. Hierzu soll der Bezug über einen Leistungserbringer erfolgen, bei dem die verantwortlichen Mitarbeiter/Innen der AG den Bürobedarf elektronisch über das Internet bestellen. Dieses soll sodann von dem Bieter an die betreffende Dienststelle der AG geliefert werden A. Shopsystem Der Bieter muss eine entsprechende IT-Funktionalität zur browserbasierten elektronischen Bestellung via Internet bereitstellen und hosten. Die von der AG geforderte IT Funktionalität ist in Anlage "Beschreibung der IT Funktionalität" detailliert beschrieben. Die beschriebenen Anforderungen sind als Mindestanforderungen zu verstehen. Im Shopsystem des aktuellen Lieferanten für Bürobedarf sind zusätzlich weitere Vertragspartner / Lieferanten der AG eingebunden und für die Besteller erreichbar. So können die Besteller im Shopsystem des aktuellen Lieferanten ebenfalls a) Büromöbel b) Bürostühle c) Kopierpapier d) Literatur (Bücher, Zeitschriften, Gesetzestexte etc.) bestellen. Ferner sind im aktuellen Shopsystem ein Visitenkartenkonfigurator zum erstellen und bestellen von Visitenkarten, sowie ein Stempelkonfigurator eingebunden. Bei a - c können die Besteller der AG den Warenkorb im Shopsystem befüllen. Durch Anklicken des Buttons "Bestellung abschicken" wird eine eMail mit allen relevanten Daten generiert und an den jeweiligen Vertragspartner der AG geschickt. Das weitere Handling erfolgt dann außerhalb des Shopsystems beim jeweiligen Vertragspartner. Die Bestellung von Literatur (d) erfolgt im Rahmen eines Shop-in-Shop Systems. Der zukünftige AN muss vergleichbare Funktionalitäten in seinem Shopsystem zur Verfügung stellen können. B. Schulungen Der AN hat die 200 Mitarbeiter/Innen der Auftraggeberin sowie die Bezugsberechtigten in den Programmfunktionalitäten einzuweisen und zu schulen. Die Schulungen können online in Sammelterminen erfolgen. Hierzu werden 5 Termine mit jeweils 2 Zeitstunden vorgesehen und abgestimmt, zu denen den Benutzern eine Schulung online angeboten wird. Zusätzlich ist eine Expressanleitung "Erste Schritte..." für die Nutzung des Online-Bestellsystems zur Verfügung zu stellen. Diese Anleitung ist mittels PDF-Datei zu erstellen C. Visitenkarten- und Stempelkonfigurator Der Bieter muss einen online Visitenkarten- und Stempelkonfigurator bereitstellen, mit dem Nutzer/Besteller der AG im Rahmen der von der Geschäftsleitung vorgegebenen Grenzen (Corporate Design, CI etc.) individuell Stempel und Visitenkarten konfigurieren und bestellen können. Der sich an die Konfiguration und Bestellung anschließende Prozess (Fertigung, Lieferung und Rechnungsstellung) liegt dabei in der alleinigen Zuständigkeit des AN. Visitenkarten- und Stempelkonfigurator sind über die Startseite des Onlineshops erreichbar. D. Lieferung von Büromaterial Die bundesweite kostenfreie Lieferung von Artikeln aus dem Kernsortiment an alle Betriebsstätten der Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG), Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege - BGW, Berufsgenossenschaft Verkehrswirtschaft Post- Logistik Telekommunikation (BG Verkehr) Siehe hierzu Anlage Standorte-Lieferanschriften.pdf E. Statistiken und Reports Die AN stellt unaufgefordert quartalsweise und/oder auf Anforderung der TK innerhalb von ca. 1 Woche Auswertungen (in Excel) bezogen auf Umsatz, Artikel, Bestellmengen, Kostenstellen und Anzahl der Besteller kostenfrei zur Verfügung und sendet diese per E-Mail an die noch zu benennenden Ansprechpartner der AG. Aus der Auswertung müssen mindestens folgende Angaben hervorgehen bzw. selektierbar sein: - Artikelranking nach Umsatz - Umsatz nach Warengruppe und Gesamtumsatz - Anzahl und Umsatz der Bestellungen Kernsortiment - Anzahl und Umsatz der Bestellungen Randsortiment - Angaben zu eingelagerten TK Sonderartikeln - Bestellmenge und Umsatz je Dienststelle/Kostenstelle F. Innovationen und Serviceverbesserungen Die AN hat sich mit der AG regelmäßig über Innovationen und Serviceverbesserungen auszutauschen. Die AN nimmt in Abstimmung mit der AG während der Vertragslaufzeit kontinuierlich Verbesserungen bezüglich der Leistungsausführung (unter ständiger Berücksichtigung des technischen Fortschritts) vor. Anhand der Analyse der bestellten Artikel und des getätigten Umsatzes unterbreitet die AN der AG proaktiv Sortimentsvorschläge. In Abstimmung mit der AG kann bei entsprechender Nachfrage das (Kern-)Sortiment ergänzt werden. Artikel, für die erkennbar keine Nachfrage mehr besteht, können in Abstimmung mit der AG aus dem Kernsortiment ausgelistet werden.

Versorgung der Dienststellen der VBG mit Artikeln aus der Warengruppe EDV-Verbrauchsmaterial (LOS 2) Hierzu soll der Bezug über einen Leistungserbringer erfolgen, bei dem die verantwortlichen Mitarbeiter/Innen der AG das EDV-Verbrauchsmaterial elektronisch bestellen. Dieses soll sodann von dem Bieter an die betreffende Dienststelle der AG geliefert werden Shopsystem Der Bieter muss eine Funktionalität zur elektronischen Bestellung bereitstellen. Bestellungen sollen grundsätzlich über die einheitliche Oberfläche des Shopsystem des zukünftigen AN aus Los 1 "Bürobedarf klassisch" (Hauptshopsystem) möglich sein. Die von der AG geforderte IT Funktionalität ist in Anlage "Beschreibung der IT Funktionalität" zu Los2 beschrieben. Dazu ist es erforderlich, das der zukünftige AN aus Los 2 "EDV-Verbrauchsmaterial" sowie aus Los 3 "Hygiene- und Reinigungsmaterial die Artikeldaten des ausgeschriebenen Kernsortiments so aufbereiten kann, das eine Einbindung in das Shopsystem des zukünftigen AN von Los 1 "Bürobedarf klassisch" (z. Bsp. als elektronischer Katalog), ohne zusätzliche Kosten möglich ist. Die Besteller der AG können den Warenkorb im Shopsystem befüllen. Durch Anklicken des Buttons "Bestellung abschicken" wird eine eMail mit allen relevanten Daten generiert und an den jeweiligen Vertragspartner der AG geschickt. Das weitere Handling erfolgt dann außerhalb des Shopsystems beim Vertragspartner. Bestellung Bestellungen sollen grundsätzlich über die einheitliche Oberfläche des Shopsystem des zukünftigen AN aus Los 1 "Bürobedarf klassisch" (Hauptshopsystem) möglich sein. Dazu ist es erforderlich, das der zukünftige AN aus Los 2 "EDV-Verbrauchsmaterial" die Artikeldaten des ausgeschriebenen Kernsortiments so aufbereiten kann, das eine Einbindung in das Shopsystem des zukünftigen AN von Los 1 "Bürobedarf klassisch" (z. Bsp. als elektronischer Katalog), ohne zusätzliche Kosten möglich ist. Spezifikationen / gängige Industriestandards: - BMEcat: Homepage des BME BME-Cat: http://www.bmecat.org - UNECE: http://www.unece.org/cefact/recommendations/rec_index.htm unter der Recommendation N°.20 - Open Catalog Interface (OCI) ist eine offene und standardisierte Katalogdatenschnittstelle zum Austausch von Katalogdatensätzen zwischen SAP-eProcurement-Systemen (z. Bsp. "SAP Enterprise Buyer Professional", kurz EBP) und beliebigen anderen Katalogen - Opentrans: http://www.opentrans.de/ Für den Fall, das im Rahmen der Vergabe für "Los 1 - Bürobedarf klassisch" kein verwertbares Angebot eingereicht wird, stellt der zukünftige AN zu "Los 2 - EDV-Verbrauchsmaterial" eine Möglichkeit zur elektronischen Bestellung via Internet zur Verfügung. Dabei müssen zumindest die Anforderungen gemäß Anlage "Beschreibung der IT Funktionalität" erfüllt sein. Lieferung Die bundesweite kostenfreie Lieferung von Artikeln aus dem jeweiligen Kernsortiment an alle Betriebsstätten der Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (Hauptverwaltung, Bezirksverwaltungen, Akademien) Siehe hierzu Anlage Standorte-Lieferanschriften.pdf Statistiken und Reports Zur Beherrschung und Kontrolle des Einkaufsprozesses ist die Auftraggeberin auf Steuerungsdaten angewiesen. Die AN stellt unaufgefordert quartalsweise und/oder auf Anforderung der TK innerhalb von ca. 1 Woche Auswertungen (in Excel) bezogen auf Umsatz, Artikel, Bestellmengen, Kostenstellen und Anzahl der Besteller kostenfrei zur Verfügung und sendet diese per E-Mail an die noch zu benennenden Ansprechpartner der AG. Aus der Auswertung müssen mindestens folgende Angaben hervorgehen bzw. selektierbar sein: - Artikelranking nach Umsatz - Umsatz nach Warengruppe und Gesamtumsatz - Anzahl und Umsatz der Bestellungen Kernsortiment - Anzahl und Umsatz der Bestellungen Randsortiment - Angaben zu eingelagerten TK Sonderartikeln - Bestellmenge und Umsatz je Dienststelle/Kostenstelle Innovationen und Serviceverbesserungen Die AN hat sich mit der AG regelmäßig über Innovationen und Serviceverbesserungen auszutauschen. Die AN nimmt in Abstimmung mit der AG während der Vertragslaufzeit kontinuierlich Verbesserungen bezüglich der Leistungsausführung (unter ständiger Berücksichtigung des technischen Fortschritts) vor. Anhand der Analyse der bestellten Artikel und des getätigten Umsatzes unterbreitet die AN der AG proaktiv Sortimentsvorschläge. In Abstimmung mit der AG kann bei entsprechender Nachfrage das (Kern-)Sortiment ergänzt werden. Artikel, für die erkennbar keine Nachfrage mehr besteht, können in Abstimmung mit der AG aus dem Kernsortiment ausgelistet werden.

Versorgung der Dienststellen der VBG mit Artikeln aus der Warengruppe Hygiene- und Reinigungsmaterial (LOS 3) Hierzu soll der Bezug über einen Leistungserbringer erfolgen, bei dem die verantwortlichen Mitarbeiter/Innen der AG das Hygiene- und Reinigungsmaterial elektronisch bestellen. Dieses soll sodann von dem Bieter an die betreffende Dienststelle der AG geliefert werden Shopsystem Der Bieter muss eine Funktionalität zur elektronischen Bestellung bereitstellen. Bestellungen sollen grundsätzlich über die einheitliche Oberfläche des Shopsystem des zukünftigen AN aus Los 1 "Bürobedarf klassisch" (Hauptshopsystem) möglich sein. Die von der AG geforderte IT Funktionalität ist in Anlage "Beschreibung der IT Funktionalität" zu Los3 beschrieben. Dazu ist es erforderlich, das der zukünftige AN aus Los 3 "Hygiene- und Reinigungsmaterial" die Artikeldaten des ausgeschriebenen Kernsortiments so aufbereiten kann, das eine Einbindung in das Shopsystem des zukünftigen AN von Los 1 "Bürobedarf klassisch" (z. Bsp. als elektronischer Katalog), ohne zusätzliche Kosten möglich ist. Die Besteller der AG können den Warenkorb im Shopsystem befüllen. Durch Anklicken des Buttons "Bestellung abschicken" wird eine eMail mit allen relevanten Daten generiert und an den jeweiligen Vertragspartner der AG geschickt. Das weitere Handling erfolgt dann außerhalb des Shopsystems beim Vertragspartner. Bestellung Bestellungen sollen grundsätzlich über die einheitliche Oberfläche des Shopsystem des zukünftigen AN aus Los 1 "Bürobedarf klassisch" (Hauptshopsystem) möglich sein. Dazu ist es erforderlich, das der zukünftige AN die Artikeldaten des ausgeschriebenen Kernsortiments so aufbereiten kann, das eine Einbindung in das Shopsystem des zukünftigen AN von Los 1 "Bürobedarf klassisch" (z. Bsp. als elektronischer Katalog), ohne zusätzliche Kosten möglich ist. Spezifikationen / gängige Industriestandards: - BMEcat: Homepage des BME BME-Cat: http://www.bmecat.org - UNECE: http://www.unece.org/cefact/recommendations/rec_index.htm unter der Recommendation N°.20 - Open Catalog Interface (OCI) ist eine offene und standardisierte Katalogdatenschnittstelle zum Austausch von Katalogdatensätzen zwischen SAP-eProcurement-Systemen (z. Bsp. "SAP Enterprise Buyer Professional", kurz EBP) und beliebigen anderen Katalogen - Opentrans: http://www.opentrans.de/ Für den Fall, das im Rahmen der Vergabe für "Los 1 - Bürobedarf klassisch" kein verwertbares Angebot eingereicht wird, stellt der zukünftige AN zu "Los 3 - Hygiene- und Reinigungsmaterial" eine Möglichkeit zur elektronischen Bestellung via Internet zur Verfügung. Dabei müssen zumindest die Anforderungen gemäß Anlage "Beschreibung der IT Funktionalität" zu Los3 erfüllt sein. Lieferung Die bundesweite kostenfreie Lieferung von Artikeln aus dem jeweiligen Kernsortiment an alle Betriebsstätten der Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (Hauptverwaltung, Bezirksverwaltungen, Akademien) Siehe hierzu Anlage Standorte-Lieferanschriften.pdf Statistiken und Reports Zur Beherrschung und Kontrolle des Einkaufsprozesses ist die Auftraggeberin auf Steuerungsdaten angewiesen. Die AN stellt unaufgefordert quartalsweise und/oder auf Anforderung der TK innerhalb von ca. 1 Woche Auswertungen (in Excel) bezogen auf Umsatz, Artikel, Bestellmengen, Kostenstellen und Anzahl der Besteller kostenfrei zur Verfügung und sendet diese per E-Mail an die noch zu benennenden Ansprechpartner der AG. Aus der Auswertung müssen mindestens folgende Angaben hervorgehen bzw. selektierbar sein: - Artikelranking nach Umsatz - Umsatz nach Warengruppe und Gesamtumsatz - Anzahl und Umsatz der Bestellungen Kernsortiment - Anzahl und Umsatz der Bestellungen Randsortiment - Angaben zu eingelagerten TK Sonderartikeln - Bestellmenge und Umsatz je Dienststelle/Kostenstelle Innovationen und Serviceverbesserungen Die AN hat sich mit der AG regelmäßig über Innovationen und Serviceverbesserungen auszutauschen. Die AN nimmt in Abstimmung mit der AG während der Vertragslaufzeit kontinuierlich Verbesserungen bezüglich der Leistungsausführung (unter ständiger Berücksichtigung des technischen Fortschritts) vor. Anhand der Analyse der bestellten Artikel und des getätigten Umsatzes unterbreitet die AN der AG proaktiv Sortimentsvorschläge. In Abstimmung mit der AG kann bei entsprechender Nachfrage das (Kern-)Sortiment ergänzt werden. Artikel, für die erkennbar keine Nachfrage mehr besteht, können in Abstimmung mit der AG aus dem Kernsortiment ausgelistet werden.