Rahmenvereinbarung für Vergaberechtsberatungs- und Unterstützungsleistungen

Einen besonderen Schwerpunkt der Vergaberechtsberatungsleistungen bildet die ganzheitliche Betreuung von Ausschreibungen, die eigenhändige Abwicklung ganzer Vergabeverfahren, sowie die Vergaberechtsberatung im Zusammenhang mit der Durchführung und Abwicklung der Vergabeverfahren des Auftraggebers. Hierbei ist insbesondere auch die Verfügbarkeit von flexiblen, entsprechend qualifizierten Kapazitäten durch den Auftragnehmer sicherzustellen, die je nach Bedarf kurzfristig verfügbar sind und für eine kompetente Unterstützung der Auftragnehmer auch bei plötzlich auftretenden Belastungsspitzen sorgen können. Im Rahmen der jeweiligen Einzelaufträge hat der Auftragnehmer die nachfolgend beschriebenen Kernaufgaben zu erfüllen. Leistungsumfang Kernaufgaben - umfängliche Unterstützung des Einkaufs/Vergabemanagement bei der Vorbereitung und vergaberechtskonformen Durchführung von Vergabeverfahren - Selbständige Durchführung von Vergabeverfahren (ohne Zuschlagserteilung) inkl. Terminüberwachung - Erstellung und Veröffentlichung der Bekanntmachungen nach den Vorgaben des Auftraggebers - Erstellung sämtlicher Vergabeunterlagen nach den Vorgaben des Auftraggebers - Erarbeitung und Abstimmung von detaillierten Unterlagen (insbesondere Leistungsbeschreibung, Bewertungsmatrizen) mit den Fachbereichen des AG - Abwicklung der Kommunikation in allen Phasen des Vergabeverfahrens (intern und extern) nach den Vorgaben des Auftraggebers - Selbständige Durchführung von Bietergesprächen (mit/ohne Teilnahme des AG) - Auswertung der Teilnahmeanträge/Teilnahmeunterlagen (Prüfungsstufe 1-3) inkl. der Erstellung und Versand von Nachforderungsschreiben, Erstellung der Absageschreiben - Prüfung und Wertung der Angebote gemäß bekannt gemachter Wertungskriterien in vergaberechtlicher und kaufmännischer Sicht. Eine alleinige Angebotsbewertung aus fachlich-technischer Sicht in Bezug auf den Leistungsgegenstand ist nicht Gegenstand dieser Leistungsbeschreibung. Unterstützung der Fachbereiche bei der Prüfung und Wertung - Prüfung und Wertung der optimierten Angebote, es wird mindestens ein Optimierungsrunde erwartet. Erstellung von Nachforderungs- bzw. Aufklärungsschreiben Unterstützung der Fachbereiche bei der Prüfung und Wertung - Erstellung von fachlich-technischen Prüfberichten in Abstimmung mit der Fachabteilung, Erstellung des Vermerkes zur Bieterauswahl, Erstellung des Vergabevermerks - Durchführung und Ablage und synchrone Zurverfügungstellung der gesamten Dokumentation im Vergabemanagementsystem des AG nach den Regeln des Auftraggebers. Der AN erhält einen separaten Zugang zum elektronischen Vergabemanager des AG. Ein weiterer Zugriff auf die IT-Infrastruktur des AG durch den AN erfolgt nicht! - Erstellung von Präsentationen, Vergabeempfehlungen und Abschlussberichten - Bearbeitung und Erwiderung von Rügen und anderen Störungen im Vergabeverfahren - Die Teilnahme oder Mitwirkung bei Vergabenachprüfungsverfahren - Vertretung des AG vor der Vergabekammer und/oder vor Gericht im vergaberechtlichen Kontext - Mitwirkung an Besprechungen und Abstimmungsterminen beim AG Der AN muss davon ausgehen, dass die in der Leistungsbeschreibung aufgeführten Phasen und dargestellten Aktivitäten selbständig vom AN ausgeführt werden. Sofern lediglich vom AG eine Information zur Verfügung gestellt werden muss oder vom AG eine Freigabe erteilt werden muss, so erfolgt diese vom AG. Insbesondere sind für die die jeweiligen kommunikativen Schritte sowie für die rechtlichen Zusammenhänge Freigaben des Fachbereiches Recht und Compliance einzuholen. Grundsätzlich ist eine Freigabe des AG die Voraussetzung für eine nachfolgende Aktivität des AN. - Fortlaufende Vergabedokumentation Der Auftraggeber behält sich vor, den Betrieb des Vergabeportals, dessen Befüllung, die Öffnung und Verteilung von Angeboten, Teilnahmeanträgen und Bieterkommunikation aus eigener Hand durchzuführen. In diesen Fällen hat der AN veröffentlichungsreife Zuarbeiten in vom AG vorgegebener Form bereitzustellen. Alternativ wird dem AN ein Zugang zum Unternehmensaccount des AG zur Verfügung gestellt. Die Nutzung eines Vergabeportals des AN ist nicht vorgesehen. Die jeweiligen konkret zu erfüllenden Aufgaben orientieren sich am grundsätzlichen Ablauf eines Vergabeverfahrens, können bedarfsweise aber variieren, teilweise entfallen oder auch erhöhten Aufwand verursachen. Der AN trägt Sorge, alles Erforderliche zu tun, um den Fortgang des konkreten Projektes zu ermöglichen, ggf. zu beschleunigen.