Rahmenvereinbarung für Kreativagenturleistungen

Nationale Ausschreibung nach VOL/A Öffentliche Ausschreibung Vergabenr. A 02/3000/23 a) Zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle, zuschlagserteilende Stelle: Name und Anschrift: Hochschule für Technik und Wirtschaft Dresden Friedrich-List-Platz 1 01069 Dresden Deutschland Telefonnummer: +49 351-4622745 Telefaxnummer: E-Mail-Adresse: einkauf@htw-dresden.de; Internet-Adresse: http://www.htw-dresden.de Zuschlagserteilende Stelle: Siehe oben b) Art der Vergabe (§ 3 VOL/A): Verfahrensart: Öffentliche Ausschreibung c) Angebote können abgegeben werden: elektronisch mit fortgeschrittener Signatur elektronisch mit qualifizierter Signatur Anschrift zur Einreichung schriftlicher Angebote: ENTFÄLLT- (es sind ausschließlich elektronische Angebote zugelassen) d) Art und Umfang sowie Ort der Leistung: Art der Leistung: Die HTW Dresden beauftragt Kreativagenturleistungen zur Konzeption, Kreation, Projektmanagement, Projektunterstützung und -umsetzung eines kommunikativen Daches, unter dem verschiedene Kampagnen rangieren sollen. Menge und Umfang: 1. Allgemeine Informationen Der Rahmenvertrag wird auf 24 Monate geschlossen. Nach beiderseitiger schriftlicher Zustimmung kann er maximal 2-mal um weitere 12 Monate zu den vereinbarten Konditionen verlängert werden. Vertragsbeginn: 15.05.2023 Es gilt die folgende Angebotsbewertung: 60 % Preis und 40 % Wertung der Präsentation gemäß Wertungsmatrix (Anlage 1). Das insgesamt wirtschaftlichste Angebot wird beauftragt. Generell sind alle Fahrtkosten, Reisezeit, weitere Spesen und Arbeitsmittel im angebotenen Stundenpreis des Bieters bereits einzukalkulieren. Eine gesonderte Abrechnung von Nebenkosten ist nicht zugelassen. Ab dem 15.03.2023 gilt an der HTWD ein neues Corporate Design (CD). Alle Maßnahmen sind dem CD anzupassen. Alle Auftraggeber-spezifischen Informationen, die der Auftragnehmer im Rahmen der geleisteten Dienste erwirbt, werden durch den Auftragnehmer streng vertraulich behandelt. Erarbeitete Konzepte, Analysen oder Dokumentationen sind stets Eigentum des Auftraggebers. Unklarheiten in der Leistungsbeschreibung oder anderen Vergabeunterlagen sind dem Auftraggeber durch den Bieter unverzüglich zu benennen. Bieterfragen können bis eine Woche vor Ablauf der Angebotsfrist per Vergabeportal gestellt werden. Änderungen des ursprünglichen Leistungstextes sind nicht gestattet. 2. Leistungsbeschreibung Die HTW Dresden beauftragt Kreativagenturleistungen (Werbeplanung - Konzeption, Kreation und strategische Planung, Kampagnenführung, Beratung und Situationsanalyse, Online Marketing, Direktmarketing, Controlling, Mediaplanung, Projektmanagement) zur Konzeption, Kreation, Projektmanagement, Projektunterstützung und -umsetzung eines kommunikativen Daches, unter dem verschiedene Kampagnen rangieren sollen. Des Weiteren werden weitere kurzfristig anfallende Aufgaben im Bereich Marketing nach Bedarf beauftragt. Der Bieter sichert die geforderten Kapazitäten im Leistungsumfang zu. Die Nutzungsrechte aller entstandenen Materialien werden unbefristet und vollumfänglich an die Auftraggeberin übertragen. Dokumente, Motive, Vorlagen und ähnliches werden als offene (digitale) Dokumente und Dateien fortlaufend an die Auftraggeberin überreicht. Die Form der Übergabe der Daten wird über ein Datenaustauschportal der Auftraggeberin realisiert. Auftraggeberin und Auftragnehmer stimmen sich dazu nach Vertragsschluss ab. Alle entwickelten Motive müssen für Mitarbeitende der HTW Dresden nutz- und verwendbar sein. Es dürfen für die HTW Dresden keine weiteren Kosten durch Spezialsoftware entstehen (MS Office sowie die Adobe Creative Cloud dürfen verwendet werden). Dazu sind Abstimmungen zwischen der Auftraggeberin, insbesondere mit der Öffentlichkeitsarbeit sowie dem Auftragnehmer notwendig. Der Auftragnehmer erklärt sich bereit den Umgang mit den entsprechenden Formaten, Dokumenten und Programmen zu dokumentieren und instruiert die HTW Dresden-Mitarbeitenden. Dazu wird der Auftraggeberin ein Anwendungsleitfaden durch den Auftragnehmer bereitgestellt. Der Bieter erbringt nach Absprache und Beauftragung Leistungen in den folgenden Gebieten unter Beachtung des CDs der HTWD. 2.1. Kreativleistungen Werbeplanung - Konzeption, Kreation und strategische Planung, Beratung zu Werbestrategien Konzeptentwicklung Konzeption von Werbemitteln Mediaplanung Motiventwicklung Motivadaptionen digital und print Kampagnenführung, Beratung und Situationsanalyse, Zielgruppenanalyse Kampagnenausgestaltung inkl. Online Marketing und Direktmarketing, Zuarbeiten Hochschulwebsite Erstellen und Bereitstellen von Inhalten unter Berücksichtigung der bestehenden Gestaltungselemente in Typo3 Konzeption und Screendesign Landingpages 2.2. Projektmanagementleistungen Kunden- und Projektmanagement Projektsteuerung (Projektplanung, Zeitmanagement) Recherche Kommunikation Projektcontrolling verschiedener interner Stakeholder zur projektspezifischen Abrechnung Koordination möglicher Dienstleister als Leadagentur 3. Aufgabenspektrum und Voraussetzungen/Eignung des Bieters Allgemein: Kreativleistungen im Hochschulbereich Know-how im Bereich Markenentwicklung: o Zielgruppenanalyse o Trend- und Marktanalyse o Marktsegmentierung und Wettbewerbsanalyse o Employer Branding o Productbranding o Corporate Branding Know-how im Bereich Kampagnenentwicklung, -strategie und -durchführung o Cross-mediale Kampagnenführung o Kanalbestimmung o Mediaplanung und -koordination o Implementierung, Monitoring und Auswertung Know-how im Bereich Screendesign, Webseitengestaltung Die Eignung des Bieters ist in einer 20-minütigen Präsentation nachzuweisen und wird gemäß Wertungsmatrix (Anlage 1) durch 3 Gutachter bewertet. Die Präsentation findet per Videokonferenz als Pitch statt. Die Auftraggeberin lädt nach der Wertung des Preises die 5 Erstplatzierten Agenturen mit einer Frist von 10 Tagen zur Präsentation nach Angebotsfrist ein. Die Präsentation des Bieters muss bis spätestens 24 Stunden vor dem Präsentationstermin bei der HTW Dresden eingereicht werden. Die nachfolgenden Aspekte sind in der Präsentation zu thematisieren. Dabei sollte nach Möglichkeit anhand eines bereits bestehenden Konzepts / Projektes präsentiert werden, damit ein Einblick in die Themen: Meilensteine, Zeitplanung/Kosten, Herangehensweise möglich wird. In der Präsentation stellt sich das Personal vor, welches nach Auftragsvergabe auch für den Auftrag verantwortlich ist. Folgende Aspekte sollen in der Präsentation ersichtlich werden: Projekterfahrungen im Umfeld öffentlicher Bildungseinrichtungen, idealerweise im Bereich von Fachhochschulen / Hochschulen für angewandte Wissenschaften im Bereich MINT Fähigkeit und Bereitschaft zu agilem Projektmanagement und eng mit der Auftraggeberin abgestimmten Konzeptionsprozessen Personalressourcen Umfangreiche Erfahrungen im Bereich Markenentwicklung Umfangreiche Erfahrungen im Bereich Employer Branding Umfangreiche Erfahrungen im Bereich Studierendenmarketing Fähigkeit zur Konzeption und Implementierung von Kampagnen sowie deren konkrete Umsetzung Zeit- und Kostenplanung Selbständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise Hohe Belastbarkeit und gute Kommunikationsfähigkeit 4. Leistungsabrechnung Im beiderseitigen Einvernehmen können bis zu 20 Stunden pro Woche abgerufen werden. Insgesamt werden pro 12 Monate nicht mehr als 245 Stunden beauftragt. Ein Mindeststundenabruf wird nicht vereinbart. Die HTW Dresden geht davon aus, dass es im Projektzeitraum variable Phasen gibt, in denen der Arbeitsaufwand unterschiedlich hoch sein wird. Die jeweiligen Teilprojekte werden vorab abgestimmt und einzeln mit Abruf der Konditionen aus der Rahmenvereinbarung beauftragt. Aktuelle Projekte lassen darauf schließen, dass der Stundenabruf im Bereich der Kreativleistungen bei 2/3 und der Abruf im Bereich der Projektmanagementleistungen bei 1/3 des Gesamtabrufs liegen wird. Entsprechend wurde die Angabe im Angebot gewählt. Geplant ist, dass die Leistungen zu voraussichtlich 90 % nicht vor Ort an der HTW Dresden zu erbringen sind. In begründeten Fällen kann nach eingeholter Zustimmung des Auftraggebers vorübergehend die Leistungserbringung vom Bieter an einen Unterauftragnehmer übertragen werden. Die potentiellen Unterauftragnehmer sind zwingend im Formblatt "Unterauftragnehmer" anzugeben. Das Formblatt "Unterauftragnehmer" ist zwingend mit dem Angebot einzureichen. Die Abrechnung erfolgt in jedem Fall über den Bieter zu den vereinbarten Konditionen. Die Abrechnung erfolgt nach erbrachter Leistung pro definiertem Aufgabenblock entweder monatlich oder quartalsweise auf Stundenbasis gegenüber der HTW Dresden. Der Abrechnungsmodus kann durch den Anbieter gewählt werden. Die Rechnungen werden digital per PDF an rechnungseingang@htw-dresden.de gesendet. Es wird um Angabe gebeten, wie die Abrechnungsprozedur ablaufen wird. Eine Vorauszahlung ist nicht gestattet. Nach jeweils 12 Monaten Vertragslaufzeit ist der HTW Dresden eine Gesamtübersicht über die abgerechneten Stunden vorzulegen. Ort der Leistung: Hochschule für Technik und Wirtschaft Dresden Friedrich-List-Platz 1 01069 Dresden Deutschland e) Losaufteilung: Losweise Vergabe: Nein Angebote sind möglich für: die Gesamtleistung f) Nebenangebote sind nicht zugelassen g) Liefer-/Ausführungsfrist: Beginn: 15.05.2023; Ende: 14.05.2025 h) Stelle zur Anforderung der Vergabeunterlagen: Die Vergabeunterlagen werden auf der Vergabeplattform evergabe.de bereitgestellt. Anschrift der Stelle, bei der die Vergabeunterlagen eingesehen werden können: Anschrift: Hochschule für Technik und Wirtschaft Dresden Friedrich-List-Platz 1 01069 Dresden Deutschland i) Ablauf der Angebots- und Bindefrist: Angebote sind einzureichen bis: 22.03.2023 13:00 Ablauf der Bindefrist: 15.05.2023 j) Höhe etwa geforderter Sicherheitsleistungen: k) Wesentliche Zahlungsbedingungen: Abrechnung siehe Punkt 4. der Leistungsbeschreibung l) Unterlagen zur Eignungsprüfung: Liste der vorzulegenden Unterlagen: Fragebogen zur Firma, Eigenerklärung zur Eignung der Firma, Unterauftragnehmer alle Unterlagen gemäß Leistungsbeschreibung n) Angabe der Zuschlagskriterien: Der niedrigste Preis Nein Wirtschaftlich günstigstes Angebot in Bezug auf die nachstehenden Kriterien: 1 Preis (60 %), 2 Präsentation und Eignung des Bieters (40 %)

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