Frist abgelaufenEU-weitSoftware IT und SoftwareRahmenvereinbarung

Rahmenvereinbarung DMS-Software für mehrere öffentliche Hochschulen des Landes Schleswig-Holstein

Technische Hochschule Lübeck · Lübeck, Schleswig-Holstein

Aktenzeichen ZV-A2-25-1537000-4121.04veröffentlicht 02.03.2026LieferleistungenOffenes Verfahren

Laufzeit: 3 Jahre; 04.05.2026 – 03.05.2029
Hauptleistung: Dokumentenverwaltungssystem; CPV 48311100
Leistungsart: Lieferleistungen
Verfahren: Offenes Verfahren

Angebotsfrist07.04.2026, 08:00 Uhrseit 215 Tagen abgelaufen

Zur Bekanntmachungmeinauftrag.rib.de

Dieses Verfahren ist abgeschlossen oder älter. Die Seite bleibt zur Information erreichbar.

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Offene Ausschreibungen derselben Leistung in Schleswig-Holstein.

UEM OSS/MPCDataport AöR · AltenholzFrist 17.11.2026
Lieferung, Installation, Konfiguration, Einführung sowie Schulung für ein RIS/ PACSFEK - Friedrich-Ebert-Krankenhaus Neumünster GmbH · Neumünster, HolsteinFrist 18.11.2026

Alle Ausschreibungen: Software in Schleswig-Holstein (2 offen)

Auf einen Blick

Art des Auftrags: Lieferleistungen
Geschätzter Wert: keine Angabe
Laufzeit: 3 Jahre04.05.2026 – 03.05.2029, bis zu 1 Verlängerung
Lose: 1
Verfahren: Offenes VerfahrenVgV, EU-weit
Rahmenvereinbarung: jaRahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb, höchstens 1 Unternehmen
Ort der Leistung: Lübeck23562, Schleswig-Holstein
Einreichung: elektronisch: Erforderlichmeinauftrag.rib.de

Schnellprüfung für Bieter

Unterlagen frei zugänglichja
Elektronische Einreichung verpflichtendja
Nebenangebote zugelassennein
Mehrere Hauptangebote zugelassennein
Laut Auftraggeber für KMU geeignetja
Sicherheiten verlangtnein
Teilnahme vorbehalten (z. B. Werkstätten)nein
E-Rechnung verpflichtendnein
Vertraulichkeitserklärung verlangtnein
Elektronische Auktionnein
Aus EU-Mitteln finanziertnein
Wiederkehrender Auftragkeine Angabe

Einordnungvon uns ausgewertet

Wer darf bieten?

Alle interessierten Unternehmen dürfen ein Angebot abgeben.

Wird verhandelt?

Es wird nicht verhandelt. Gewertet wird das Angebot so, wie es eingereicht wurde.

Was jetzt zu tun ist

Unterlagen auf der Vergabeplattform abrufen und das Angebot vollständig bis zur Angebotsfrist abgeben.

Wertung laut Bekanntmachung: Preis 60 %, Leistung und Qualität 40 %.

Preis60 %
Qualität des Konzeptes10 %
Erfahrung des eingesetzten Personals30 %

Unterlagen schon heruntergeladen? Vergabeunterlagen prüfen (Team): Fristen, Gewichtung, Mengen, Zertifikate und Fehler im Preisblatt.

Was kostet ein höherer Preis an Punkten?

Mein Angebot ist% teurer als das günstigste.

Das kostet etwa 10 von 100 Punkten der Gesamtwertung.

Punktverlust je Mehrpreis
10 % teurer	−5,5 Punkte
25 % teurer	−12 Punkte
50 % teurer	−20 Punkte
100 % teurer	−30 Punkte

Annahme: Preispunkte = günstigstes Angebot geteilt durch das eigene. Die verbindliche Formel steht in den Vergabeunterlagen.

Fristen und TermineStand 08.11.2026

02.03.2026
Veröffentlichung
vor 8 Monaten
01.04.2026
Fragen bis 23:59 Uhr
an Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR, Fachbereich 412
vor 7 Monaten
07.04.2026
Angebotsfrist 08:00 Uhr
nur elektronisch über meinauftrag.rib.de
vor 7 Monaten
07.04.2026
Öffnung der Angebote 09:00 Uhr
vor 7 Monaten
04.05.2026
Vertragsbeginn
Laufzeit bis 03.05.2029
vor 6 Monaten
14.06.2026
Bindefrist endet
68 Tage ab Angebotsfrist, von uns berechnet
vor 5 Monaten
08.11.2026
Heute

Beschreibung

Gegenstand der Ausschreibung ist der Abschluss eines Rahmenvertrags zur Lieferung und Einführung des Dokumentenmanagementsystems Kyocera Workflow Manager (KWM) einschließlich zugehöriger Dienstleistungen (Einführung, Support, Schulung etc.) für mehrere öffentliche Hochschulen des Landes Schleswig-Holstein.

Technische Hochschule Lübeck Mönkhofer Weg 239, 23562 Lübeck

Hochschule Flensburg Kanzleistraße 91–93, 24943 Flensburg

Fachhochschule Westküste Fritz-Thiedemann-Ring 20, 25746 Heide

Universität zu Lübeck Ratzeburger Allee 160, 23562 Lübeck

Europa-Universität Flensburg Auf dem Campus 1, 24943 Flensburg

Musikhochschule Lübeck Große Petersgrube 21, 23552 Lübeck

Muthesius Kunsthochschule Legienstraße 35, 24103 Kiel

Fachhochschule Kiel Sokratesplatz 1, 24149 Kiel

IPN – Leibniz-Institut für Pädagogik der Naturwissenschaften und Mathematik Olshausenstraße 62, 24118 Kiel

Der Rahmenvertrag besteht aus 2 Teilen: • Die Lieferung der Software Kyocera Workflow Manager, sämtliche Erweiterungen und Lizenzierung. • Dienstleistungen rund um die Planung, den Einsatz, mögliche Migrationen der Produkte von Kyocera, sowie über den Kyocera angebotenen Standardsupport hinausgehende, vertiefende Supportanfragen.

Die Vergabeleistung ist von einem Bieter als Gesamtleistung zu erbringen.

Das beziehbare Softwareportfolio umfasst alle Produkte des Herstellers Kyocera mit Bezug zum Produkt Kyocera Workflow Manager.

Für diese Rahmenvereinbarung gilt der folgende Höchstwert für die zu erbringenden Leistungen im ausgeschriebenen Zeitraum:

1,25 Mio € netto.

Mit Erreichen dieses Höchstwertes endet die Rahmenvereinbarung automatisch, unabhängig von der ursprünglich vereinbarten Laufzeit.

Gegenstand nach CPV

48311100 DokumentenverwaltungssystemHauptgegenstand

Bedingungen

Zuschlag3 von 3 angegeben

Preis60 %

Qualität des Konzeptes10 %

Erfahrung des eingesetzten Personals30 %

Preis: 13. Ausgefülltes Leistungsverzeichnis (Formblatt) ist zwingend in Excel (.xlsx-Datei) einzureichen. 14. Ausgefülltes Preisblatt (Formblatt) ist zwingend in Excel (.xlsx-Format) einzureichen.
Qualität: Qualität des Konzeptes15. Konzept gem. Bewertungsmatrix/Leistungsbeschreibung.
Qualität: Erfahrung des eingesetzten Personals16. Nachweise zur Erfahrung des eingesetzten Personal gem. Bewertungsmatrix/Leistungsbeschreibung.

Eignung8 von 8 angegeben

Eintragung in das Handelsregister: 5. Eigenerklärung, dass eine Eintragung im Berufs- oder Handelsregister oder ein anderer, vergleichbarer Nachweis für die erlaubte Berufsausübung vorliegt gem. § 44 Abs. 1 VGV. Hinweis: Die GMSH wird ggf. den entsprechenden Nachweis vor Zuschlagserteilung abfordern.
Berufliche Risikohaftpflichtversicherung: 6. Eigenerklärung über den Nachweis einer entsprechend bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung (mind. 1 Mio. € für Personen- und Sachschäden, mind. 500.000 € für Vermögensschäden).
Spezifischer Jahresumsatz: 7. Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz bezüglich der Leistungsart, die Gegenstand der Vergabe ist, getrennt nach den letzten drei Jahren (2023-2025).
Referenzen zu bestimmten Lieferungen: 8. Erklärung (Formblatt) über mindestens 3 und maximal 5 Referenzen der im Wesentlichen in den letzten drei Geschäftsjahren (2023 – 2025) erbrachten und im Umfang vergleichbaren Leistungen für öffentliche oder private Auftraggeber, unter Angabe von Name des Auftraggebers, Leistungsumfang, Auftragssumme, Dauer des Vertrages, Ansprechpartner, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
Anteil der Unterauftragsvergabe: 9. Verzeichnis der Unterauftragnehmerleistungen (Formblatt). 10. Ggf. Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen (Formblatt).
Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität: 11. Angaben zum technischen Personal, das für die Leistungserbringung vorgesehen ist (Qualifikation und Berufserfahrung). 12. Nachweis der Autorisierung / Partnerschaft für den Vertrieb und Support des Produkts Kyocera Workflow Manager (z. B. Zertifikat oder Bestätigung des Herstellers Kyocera)
Nachreichen von Unterlagen: Die Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist teilweise ausgeschlossen.
Ausschlussgründe: Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung, Betrug oder Subventionsbetrug, Bildung krimineller Vereinigungen, Bildung terroristischer Vereinigungen, Einstellung der beruflichen Tätigkeit, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung, Insolvenz, Interessenkonflikt, Mangelhafte Erfüllung eines frühe … ganz lesenkürzer
Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung, Betrug oder Subventionsbetrug, Bildung krimineller Vereinigungen, Bildung terroristischer Vereinigungen, Einstellung der beruflichen Tätigkeit, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung, Insolvenz, Interessenkonflikt, Mangelhafte Erfüllung eines früheren öffentlichen Auftrags, Menschenhandel, Zwangsprostitution, Zwangsarbeit oder Ausbeutung, Mit Insolvenz vergleichbares Verfahren, Rein nationale Ausschlussgründe, Schwere Verfehlung, Täuschung oder unzulässige Beeinflussung des Vergabeverfahrens, Verstöße gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen, Verstöße gegen sozialrechtliche Verpflichtungen, Verstöße gegen umweltrechtliche Verpflichtungen, Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen, Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern oder Abgaben, Wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen, Wettbewerbsverzerrung wegen Vorbefassung, Zahlungsunfähigkeit

Laufzeit und Umfang6 von 6 angegeben

Vertragsbeginn: 04.05.2026
Vertragsende: 03.05.2029
Verlängerung: bis zu 1-mal: Die Mindestvertragslaufzeit der Rahmenvereinbarung beträgt 36 Monate ab Zuschlagserteilung. Danach entscheidet jeder Konsortialpartner für sich, ob er die optionale Vertragsverlängerung in Anspruch nimmt. Die Vertragslaufzeit je Konsortialpartner ist unabhängig von den anderen Konsorti … ganz lesenkürzer
bis zu 1-mal: Die Mindestvertragslaufzeit der Rahmenvereinbarung beträgt 36 Monate ab Zuschlagserteilung. Danach entscheidet jeder Konsortialpartner für sich, ob er die optionale Vertragsverlängerung in Anspruch nimmt. Die Vertragslaufzeit je Konsortialpartner ist unabhängig von den anderen Konsortialpartnern und der Konsortialführerin. Dasselbe gilt für die Konsortialführerin gegenüber den Konsortialpartnern. Die Rahmenvereinbarung kann 1x um 12 Monate verlängert werden. Die 12-monatige Verlängerung erfolgt automatisch nach Ablauf von 12 Monaten, sofern nicht einer der beiden Vertragsparteien (KP oder AN) schriftlich 3 Monate vor Ablauf der 12-monatigen Frist gekündigt hat. Der Vertrag der Konsortialpartner mit dem AN endet automatisch daher durch den Zeitablauf von 36, max. 48 Monaten (= maximale Laufzeit-Obergrenze der Rahmenvereinbarung). Das Recht auf außerordentliche Vertragskündigung bleibt davon unberührt.
Optionen: Die Mindestvertragslaufzeit der Rahmenvereinbarung beträgt 36 Monate ab Zuschlagserteilung. Danach entscheidet jeder Konsortialpartner für sich, ob er die optionale Vertragsverlängerung in Anspruch nimmt. Die Vertragslaufzeit je Konsortialpartner ist unabhängig von den anderen Konsortialpartnern und … ganz lesenkürzer
Die Mindestvertragslaufzeit der Rahmenvereinbarung beträgt 36 Monate ab Zuschlagserteilung. Danach entscheidet jeder Konsortialpartner für sich, ob er die optionale Vertragsverlängerung in Anspruch nimmt. Die Vertragslaufzeit je Konsortialpartner ist unabhängig von den anderen Konsortialpartnern und der Konsortialführerin. Dasselbe gilt für die Konsortialführerin gegenüber den Konsortialpartnern. Die Rahmenvereinbarung kann 1x um 12 Monate verlängert werden. Die 12-monatige Verlängerung erfolgt automatisch nach Ablauf von 12 Monaten, sofern nicht einer der beiden Vertragsparteien (KP oder AN) schriftlich 3 Monate vor Ablauf der 12-monatigen Frist gekündigt hat. Der Vertrag der Konsortialpartner mit dem AN endet automatisch daher durch den Zeitablauf von 36, max. 48 Monaten (= maximale Laufzeit-Obergrenze der Rahmenvereinbarung). Das Recht auf außerordentliche Vertragskündigung bleibt davon unberührt.
Rahmenvereinbarung: Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb, höchstens 1 Unternehmen
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 1.250.000 €

Angebot und Einreichung10 von 10 angegeben

Elektronische Einreichung: Erforderlich
Einreichung über: meinauftrag.rib.de
Sprache: Deutsch
Nebenangebote: Nicht zulässig
Mehrere Hauptangebote: Nicht zulässig
Elektronische Signatur: nicht verlangt
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Bindefrist: 68 Tage
Angebotsöffnung: 07.04.2026, 09:00 Uhr. Bieter und deren Bevollmächtigte sind zur Submission/Angebotsöffnung nicht zugelassen.
Sicherheiten: nicht verlangt

Ausführung7 von 7 angegeben

Ausführungsbedingungen: Leistung
Vertraulichkeit: keine Erklärung verlangt
E-Rechnung: Zulässig
Elektronische Bestellung: wird genutzt
Elektronische Zahlung: wird genutzt
Vorbehaltene Ausführung: Nein
EU-Mittel: Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Rechtsschutz3 von 3 angegeben

Nachprüfungsstelle: Vergabekammer Schleswig-Holstein, Düsternbrooker Weg 94, 24105 Kiel
Fristen für Nachprüfungsanträge: Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Fri … ganz lesenkürzer
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Die o.a. Fristen gelten nicht, wenn der Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist. Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).
Beschaffungsübereinkommen (GPA): fällt darunter

Zusätzliche Informationen2 von 2 angegeben

Hinweis: #Besonders auch geeignet für:selbst# Bietergemeinschaften sind zugelassen. Die in der Angebotsaufforderung genannten Nachweise sind auch für alle Parteien einer Bietergemeinschaft mit dem Angebot vorzulegen. Alle Partner einer Bietergemeinschaft müssen das Angebot mit den dazugehörigen Vergabeunterlagen unterzeichnet einreichen sowie einen Konsortialführer benennen.
Hinweis: Die EU-Richtlinie 24/2014 fordert die barrierefreie Bereitstellung der Vergabeunterlagen (Ausschreibungsunterlagen, Fragen- und Antworten Kataloge, Änderungspakete) für Sie als Wirtschaftsteilnehmer. Wir stellen Ihnen diese Vergabeunterlagen unter www.e-vergabe-sh.de zur Verfügung. Die GMSH ist zent … ganz lesenkürzer
Die EU-Richtlinie 24/2014 fordert die barrierefreie Bereitstellung der Vergabeunterlagen (Ausschreibungsunterlagen, Fragen- und Antworten Kataloge, Änderungspakete) für Sie als Wirtschaftsteilnehmer. Wir stellen Ihnen diese Vergabeunterlagen unter www.e-vergabe-sh.de zur Verfügung. Die GMSH ist zentrale Beschaffungsstelle i. S. d. § 120 Abs. 4 GWB. Damit ist sie verpflichtet, bei allen europaweiten Ausschreibungen das gesamte Vergabeverfahren elektronisch abzuwickeln. Das bedeutet für die Bewerber und Bieter, dass Teilnahmeanträge und Angebote nur noch in elektronischer Form über unsere Vergabeplattform www.e-vergabe-sh.de eingereicht werden können. Die Kommunikation während des Ausschreibungsverfahrens wird ebenfalls nur noch in elektronischer Form erfolgen. Aus diesem Grund weisen wir darauf hin, dass eine kostenlose Registrierung auf unser Vergabeplattform: www.e-vergabe-sh.de für eine Bewerbung bzw. Angebotsabgabe zwingend notwendig ist. Nach der Registrierung müssen Sie sich mit der e-Vergabe-Plattform der GMSH verknüpfen. Eine Abgabe der Teilnahmeanträge / Angebote in Papierform ist bei dieser Ausschreibung nicht mehr möglich. Teilnahmeanträge / Angebote, die in Papierform eingehen, dürfen seitens der GMSH bei der Prüfung und Wertung nicht mehr berücksichtigt werden. Für bereits registrierte Wirtschaftsteilnehmer ändert sich der Prozessablauf nicht. Soweit in dieser Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen auf Formblätter verwiesen wird, sind diese zu verwenden. Mit dem ANGEBOT sind zusätzlich folgende Unterlagen einzureichen: (Hinweis: die nachfolgende und auch in den Ziff. 5.1.9 und 5.1.10 aufgeführte Nummerierung bezieht sich auf diejenige aus der/den Vergabeunterlagen beigefügter "Anlage 14 vorzulegende Nachweise") 1. Unterschriebenes Angebotsschreiben (Formblatt) mit den Erklärungen, dass Sie die Ausschreibungsbedingungen anerkennen und keine Kartellabreden, Preisbindungen oder ähnliche Abreden getroffen haben und die Wirksamkeit unternehmenseigener Allgemeiner Geschäftsbedingungen (AGB) ausschließen. Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach § 123 GWB, § 124 GWB und § 128 GWB vorliegen bzw. Darstellung von Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWB. 2. Aussagekräftige Darstellung des sich bewerbenden Unternehmens inkl. eines Leistungsportfolios (max.4 DIN-A4-Seiten). 3. Eigenerklärung, dass das Wettbewerbsregister keine negativen Eintragungen enthält. Die GMSH wird einen Wettbewerbsregisterauszug vor Zuschlagserteilung einholen. 4. Eigenerklärung (Formblatt) zu Aufträgen und Konzessionen oberhalb der EU-Schwellenwerte zur Umsetzung von Artikel 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, eingefügt mit der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 08. April 2022.

Bezeichnungen aus den amtlichen eForms-Codelisten (EU und eForms-DE). Maßgeblich sind die Vergabeunterlagen.

AuftraggeberAlle Verfahren dieses Auftraggebers

Name: Technische Hochschule Lübeck
Art: Körperschaften des öffentlichen Rechts auf Landesebene, Bildung
Anschrift: Mönkhofer Weg 239, 23562 Lübeck
Website: th-luebeck.de
Kontakt: kontakt@th-luebeck.de
Auskünfte: Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR, Fachbereich 412e-vergabe-beschaffung@gmsh.de

Bei uns erfasst

4Bekanntmachungen

2Zuschlagsmeldungen

Marktumfeldvon uns ausgewertet

Für CPV 483 (Softwarepaket für Dokumentenerstellung, Zeichnen, Bildverarbeitung, Terminplanung und Produktivität) in Schleswig-Holstein gibt es in den letzten 24 Monaten nur 5 Vergabemeldungen. Kennzahlen zeigen wir ab 10.