Plattform zur systematischen Erfassung, Dokumentation, Ablage und Analyse von Geschäftsprozessen sowie dem organisationsübergreifenden Austausch und Zugriff auf bereits modellierte und dokumentierte Prozesse

Die ekom21 beabsichtigt den Abschluss einer Rahmenvereinbarung, über die ihre Mitglieder und Kunden (einschließlich deren rechtlich selbständigen und unselbständigen Einrichtungen) die Möglichkeit zur Beschaffung einer integrierten Lösung für den Aufbau eines Prozessregisters, dem Zugriff auf eine Prozessbibliothek und einer dazu passenden Modellierungsmethode mit zugehörigem Modellierungswerkzeug. Das Prozessregister dient zur Datenerhebung, -auswertung und -pflege von Prozesskatalogen und bietet Instrumente zur Analyse und Auswertung, mit denen u.a. Priorisierungsaufgaben strukturiert und nachvollziehbar durchgeführt werden können. Die zu beschaffende Plattform dient als zentrales Prozessregister zur Datenerhebung, Datenauswertung, Datenpflege von Prozesskatalogen und zu deren Priorisierung. Weiterhin muss eine an das Register angedockte Prozessbibliothek mit den bereits vorhandenen Inhalten (z.B. vorgefertigte Prozesskataloge aus dem öffentlichen Sektor), die von den abrufenden Kommunen wiederverwendet und in das Prozessregister eingelesen werden können sowie Funktionalitäten, um erarbeitete Ergebnisse von anderen Organisationen wiederverwendbar zu machen. Eine passgenau geeignete Modellierungsmethode sowie ein zugehöriges, professionelles Prozessmodellierungs-Werkzeug, um in den nächsten Jahren sukzessive die identifizierten und priorisierten Geschäftsprozesse zu beschreiben, zu analysieren, organisatorisch zu optimieren und im Anschluss zu digitalisieren. Im Rahmen eines Arbeitskreis "Digitalisierung" wurde durch den Hessischen Landkreistag Anforderungen für die zu beschaffende Plattform definiert: 1. Prozessregister a) Das Prozessregister muss die Verwaltung von sogenannten Prozesssteckbriefen unterstützen und zu jedem Prozess in der Lage sein, beschreibende Attribute zu hinterlegen. Weiterhin muss dies zu vielfachen Zwecken im öffentlichen Sektor erfolgreich eingesetzt worden sein. b) Das Prozessregister muss datenbankbasiert sein, um die Menge an Prozesssteckbriefen effizient verwalten und deren Attribute systematisch auswerten zu können. c) Das Prozessregister muss webbasiert sein, um den Zugriff verschiedener beteiligter Projektakteure innerhalb der hessischen Landkreise und auch zwischen weiteren Kommunen, mit denen die Landkreise kooperieren, einfach und ohne Medienbruch zu ermöglichen sowie die grundsätzliche Verteilung des Wissens so einfach wie möglich zu machen. d) Das Prozessregister muss in der Lage sein, Excel-Dateien zu importieren und zu exportieren, um damit auch Kooperationen mit weiteren Kommunen im Kreis und in der Region zu ermöglichen, die noch nicht mit einem professionellen Werkzeug arbeiten. e) Das Prozessregister muss Mechanismen enthalten, um die Einheitlichkeit und Konsistenz der erhobenen Daten sicherstellen. f) Das Prozessregister muss umfangreiche Analyse- und Auswertungsmöglichkeiten enthalten. Insbesondere sind diese erforderlich, um die geforderte Priorisierung von Prozessen strukturiert, objektiv und nachvollziehbar vornehmen zu können. g) Das Prozessregister muss eine Schnittstelle enthalten, um Inhalte aus bereits bestehenden Prozessbibliotheken übernehmen und weiterverwenden zu können. 2. Prozessbibliothek a) Eine solche Prozessbibliothek muss umfassendes Prozesswissen in Form von Prozessdokumentationen aus dem öffentlichen Sektor enthalten, darunter mindestens >1000 vorgefertigte Prozesssteckbriefe mit verwaltungsspezifischen Attributen aus den Querschnittsbereichen der Verwaltung und aus den kommunalen Fachbereichen, da diese Aufgabenbereiche bei allen Kommunen in ähnlicher Form auftauchen und daher ein hohes Wiederverwendungspotenzial haben. b) Die Prozessbibliothek muss Schnittstellen enthalten, um Inhalte aus der Bibliothek in das oben genannten Prozessregister automatisiert übernehmen zu können, da es sich um mehrere Prozesssteckbriefe handeln wird. c) Die Prozessbibliothek muss Mechanismen enthalten, um neben öffentlichen Inhalten spezifische Inhalte einzelner Landkreise und weiterer Kommunen, die in Projekten zusammenarbeiten, in einem geschlossenen Bereich zu verwalten und ggf. weiteren Kommunen, mit denen ein Landkreis kooperiert, zur Nutzung bereitzustellen. d) Die Prozessbibliothek muss Such- und Filtermöglichkeiten enthalten, um gezielt nach gewünschten Inhalten suchen und diese dann exportieren zu können. e) Die Prozessbibliothek muss Schnittstellen zu weiteren, bestehenden Prozessbibliotheken am Markt aufweisen. 3. Modellierungsmethode Es werden viele Prozesse modelliert werden. Die Methode muss daher Mechanismen enthalten, auch bei großen Prozessmengen den Überblick zu behalten und Auswertungen zu ermöglichen. Es werden fast ausschließlich Verwaltungsprozesse modelliert werden.Es soll daher eine Methode sein, die auf den Einsatz im öffentlichen Sektor zugeschnitten wurde. Es wird in mehreren Fachbereichen parallel, dezentral modelliert werden. Die Methode muss daher implizite Konventionen enthalten, die Einheitlichkeit und Vergleichbarkeit auch bei dezentralen Arbeiten sicherstellt. d) Es wird durch viele, teils wechselnde Personengruppen in verschiedenen Fachbereichen modelliert werden. Die Methode muss daher implizite Konventionen enthalten, die Einheitlichkeit und Vergleichbarkeit auch bei wechselnden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern über einen langen Zeitraum sicherstellt. e) Die Projektteams setzen sich mit Personen mit unterschiedlichem Erfahrungsstand im Bereich Prozessmodellierung zusammen. Die Methode muss daher von Prozessmodellierenden leicht zu erlernen sein. f) Die Prozessbeschreibungen müssen schnell vorliegen g) Die Prozessmodelle sollen dazu genutzt werden, um daraus übergreifende Potenziale zur Digitalisierung (unter Einsatz von Basiskomponenten/Querschnittstechnologien) abzuleiten. Weiterhin müssen die Projektmodelle und Projektergebnisse von vielden verschiedenen Interessengruppen und Zielgruppen getauscht, verglichen und wiederverwendet werden.