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Frist abgelaufenEU-weitSoftwareIT und SoftwareRahmenvereinbarung

Nicht offenes Verfahren mit Teilnahmewettbewerb über die Auswahl eines kombinierten Personaleinsatzplanungs- und Zeiterfassungssystems / Aufforderung zum Teilnahmewettbewerb

Stadt Mülheim an der Ruhr / Der Oberbürgermeister · Mülheim an der Ruhr, Nordrhein-Westfalen

Aktenzeichen MH-19-2-2025veröffentlicht 19.12.2025LieferleistungenNichtoffenes Verfahren

Teilnahmefristseit 288 Tagen abgelaufen
Zur Bekanntmachungwww1.muelheim-ruhr.de

Dieses Verfahren ist abgeschlossen oder älter. Die Seite bleibt zur Information erreichbar.

Diese Frist ist vorbei. Das läuft gerade

Offene Ausschreibungen derselben Leistung in Nordrhein-Westfalen.

Alle Ausschreibungen: Software in Nordrhein-Westfalen (60 offen)

Auf einen Blick

Art des Auftrags
Lieferleistungen
Geschätzter Wert
1,08 Mio. €Höchstwert der Rahmenvereinbarung 1,08 Mio. €
Laufzeit
04.05.2026 – …
Lose
1
Verfahren
Nichtoffenes VerfahrenVgV, EU-weit
Rahmenvereinbarung
jaRahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb, höchstens 1 Unternehmen
Ort der Leistung
Mülheim an der Ruhr45468, Nordrhein-Westfalen
Einreichung
elektronisch: Zulässigwww1.muelheim-ruhr.de

Schnellprüfung für Bieter

  • Unterlagen frei zugänglichja
  • Elektronische Einreichung verpflichtendnein
  • Nebenangebote zugelassennein
  • Mehrere Hauptangebote zugelassennein
  • Laut Auftraggeber für KMU geeignetnein
  • Sicherheiten verlangtnein
  • Teilnahme vorbehalten (z. B. Werkstätten)nein
  • E-Rechnung verpflichtendnein
  • Vertraulichkeitserklärung verlangtnein
  • Elektronische Auktionnein
  • Aus EU-Mitteln finanziertnein
  • Wiederkehrender Auftragnein

Einordnungvon uns ausgewertet

Wer darf bieten?

Zuerst bewerben sich Unternehmen mit einem Teilnahmeantrag. Nur ausgewählte Bewerber werden zum Angebot aufgefordert.

Wird verhandelt?

Es wird nicht verhandelt.

Was jetzt zu tun ist

Teilnahmeantrag mit den geforderten Eignungsnachweisen bis zur Teilnahmefrist einreichen.

Sie erhält im Median 3 Angebote je Los (3 Lose mit Angabe).

Die Gewichtung von Preis und Leistung steht nicht in der Bekanntmachung, nur in den Vergabeunterlagen.

Unterlagen schon heruntergeladen? Vergabeunterlagen prüfen (Team): Fristen, Gewichtung, Mengen, Zertifikate und Fehler im Preisblatt.

Fristen und TermineStand 08.11.2026

  1. Veröffentlichung
    vor 11 Monaten
  2. Fragen bis 15:00 Uhr
    an Stadt Mülheim an der Ruhr / Der Oberbürgermeister
    vor 10 Monaten
  3. Teilnahmeanträge bis 12:00 Uhr
    vor 9 Monaten
  4. Vertragsbeginn
    vor 6 Monaten
  5. Heute

Beschreibung

Gegenstand ist der Abschluss eines EVB-IT Systemlieferungsvertrages über die Lieferung des nachfolgend beschriebenen Systems, einschließlich der Herbeiführung der Betriebsbereitschaft* durch den Auftragnehmer, auf der Grundlage eines Kaufvertrages und soweit nachfolgend vereinbart der Systemservice. Das System umfasst die Implementierung eines kombinierten Personaleinsatzplanungs- und Zeiterfassungssystems für die Verwaltung.

Beschreibung des Loses

Der Termin- und Leistungsplan lt. Nr. 9 des EVB-IT Systemlieferungsvertrages mit der Kennung "STADT MH / Personalwirtschaft 2025" wird in Anlage 3 (Sonstige Vereinbarungen) zu diesem Vertrag wie folgt beschrieben:

Die Vertragsparteien vereinbaren nach Vertragsabschluss in einem KickOff-Gespräch die wesentlichen zeitbezogenen Meilensteine, bis wann folgende Leistungsphasen abzuschließen sind. Die Terminierung der nachfolgend aufgeführten Leistungsphasen ist abhängig vom Zeitpunkt des Vertragsabschlusses und dem Termin des zu führenden KickOff-Gesprächs. Nachfolgende Leistungsphasen werden festgelegt:

Ausgangspunkt ist der Vertragsabschluss und das durchzuführende KickOff-Gespräch:  Leistungsphase 1: - Migration von Datenbeständen aus dem abzulösenden Zeiterfassungssystem in das neue beauftragte Zeiterfassungssystem. - Abstimmung über die technischen Parameter für die Programmierung und Einrichtung einer bidirektionalen Schnittstelle zum Personalabrechnungssystem „PAISYadvanced“. - Installation und Einrichten der Serverlizenzen für die Bereitstellung von Servern (Datenbank- ; Test- und Produktivsystem) - Installation und Einrichten von Lizenzen für die administrative Systembetreuung (siehe Ziffer 1.2 lt. Anlage 2 (Preisblatt) - Migration von Stammdaten aus der bisherigen Personaleinsatzplanungssoftware in den Bereichen Amt für Brandschutz, Rettungsdienst, Zivil- und Katastrophenschutz und Ordnungsamt (Kommunaler Ordnungsdienst) - Grundinstallation für eine Testumgebung im Bereich Amt für Digitalisierung und IT. - Durchführung von Schulungen für die administrative Systembetreuung im Bereich Amt für Digitalisierung und IT. - Durchführung von Schulungen für die administrative Softwarebetreuung in den Bereichen Amt für Digitalisierung und IT, Personal- und Organisationsamt und in den Bereichen Amt für Brandschutz, Rettungsdienst, Zivil- und Katastrophenschutz und Ordnungsamt (Kommunaler Ordnungsdienst).

 Leistungsphase 2: - Installation und Einrichtung der erforderlichen Lizenzen für die Umstellung auf den Produktivbetrieb im Umgang mit dem Zeiterfassungssystem in den Bereichen Personal- und Organisationsamt sowie an den Arbeitsplätzen innerhalb der Verwaltung, an denen künftig die Zeiterfassung der Beschäftigten gebündelt in einem Amt zentral erfasst und bearbeitet wird. Hierbei wird Anzahl von 4.000 Lizenzen innerhalb der Verwaltung festgelegt. - Durchführung von Anwenderworkshops (Schulung) für das Lernen mit dem Umgang des neuen Zeiterfassungssystems.

 Leistungsphase 3: - Übernahme und Umsetzung des Testbetriebs des Zeiterfassungs- und Personaleinsatzplanungssystems. - Ggfls. vorab mit dem Auftraggeber abgestimmtes Customizing in den Fachbereichen Amt für Digitalisierung und IT, Personal- und Organisationsamt, Amt für Brandschutz, Rettungsdienst, Zivil- und Katastrophenschutz und Ordnungsamt (Kommunaler Ordnungsdienst) mit der Zielsetzung, dass Zeiterfassungs- und Personaleinsatzplanungssystem für die produktive Übernahme vorzubereiten.  Leistungsphase 4: - Abschließender Funktionstest von beiden Systemen und Erklärung des Auftraggebers zur Übernahme in den Produktivbetrieb.

Gegenstand nach CPV

Bedingungen

Zuschlag1 von 1 angegeben

Kriterium
Die Gesamtwertung erfolgt auf der Grundlage der Berechnung mithilfe der Formel für die Bestimmung nach der Formel für die Bestimmung Best-Angebots-Quotienten-Methode: Gewichtung der Leistungspunktzahl = 60% Gewichtung des Preises = 40% Die Details des Vorgehens werden mit Veröffentlichung der Wertungsmatrix erläutert.

Eignung4 von 4 angegeben

Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Folgende Ausschlusskriterien werden im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs für die Einreichung von Bewerbungen / Teilnahmeanträgen vorgegeben: - Nr. 1 (Angaben zu Firmenprofil des bewerbenden Unternehmens) - Nr. 2 (Nachweis über eine Betriebshaftpflichtversicherung) - Nr. 3 (Korrespondenz erfolgt sowoh … ganz lesenFolgende Ausschlusskriterien werden im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs für die Einreichung von Bewerbungen / Teilnahmeanträgen vorgegeben: - Nr. 1 (Angaben zu Firmenprofil des bewerbenden Unternehmens) - Nr. 2 (Nachweis über eine Betriebshaftpflichtversicherung) - Nr. 3 (Korrespondenz erfolgt sowohl mündlich als auch schriftlich ausschließlich in deutscher Sprache) - Nr. 4 (Erklärung über die Tatsache, dass das bewerbende Unternehmen Hersteller oder Vertreiber einer kombinierten Softwarelösung für die Installation und die Implementierung eines Personaleinsatzplanungs- und -zeiterfassungssystems ist) - Nr. 5 (Nachweis über die Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung) - Nr. 6 (Unbedenklichkeitsbescheinigung des örtlichen Finanzamts über die regelmäßige Zahlung von Beiträgen / Bestätigung nicht älter als 12 Monate) - Nr. 7 (Bestätigungsschreiben von mindestens einer Krankenkasse über die regelmäßige Zahlung von Beiträgen / Bestätigung nicht älter als 12 Monate) - Nr. 8 (Bestätigungsschreiben von der regional zuständigen Berufsgenossenschaft über die regelmäßige Zahlung von Beiträgen / Bestätigung nicht als 12 Monate) - Nr. 9 (Ausfüllen des Vordrucks "Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (§ 48 VgV)" - Nr. 10 (Ausfüllen der Eigenerklärung zu Umsetzung des Sanktionspakets 5 EU (Umsetzung von Artikel 5k Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 08.04.2022. Des Weiteren werden für die Auswertung des Teilnahmewettbewerbs folgende Bewertungskriterien vorgegeben: Nr. 11 (Erfolgreiche Projektumsetzung bei der Systemintegration eines kombinierten Personaleinsatzplanungs- und -zeiterfassungssystems) Nr. 12 (Anzahl an Kunden, bei denen in den letzten 5 Jahren erfolgreich eine Systemintegration eines kombinierten Personaleinsatzplanungs- und - zeiterfassungssystem umgesetzt wurde) Nr. 13 (Angabe eines anteiligen Jahresumsatzes für das letzte abgeschlossene Geschäftsjahr für Dienstleistungen, bei denen den Schwerpunkt nach die Systemintegration eines kombinierten Personal- einsatzplanungs- und - zeiterfassungssystems umgesetzt wurde) Nr. 14 (Höhe des Anteils in % für Forschung und Entwicklung, die im letzten Geschäftsjahr für die Weiterentwicklung in die Themen Personaleinsatzplanung und Zeitwirtschaft investiert wurde) Nr. 15 (Beschreibung der Anzahl an Methoden bzw. der Vorgehen bei der Umsetzung eines strukturierten Projektmanagements für die Systemintegration eines kombinierten Personaleinsatzplanungs- und -zeiterfassungssystems Nr. 16 (Die Beschäftigten, die für die Umsetzung der Systemintegration vorgesehen sind, verfügen über einen bestimmten Zeitraum an Berufserfahrung als Consultant und haben in diesem Zeitraum mindestens ein ähnliches Projekt, das mit dem hier vergleichbar ist, erfolgreich durchgeführt. Nr. 17 - 31 (Es wird die Angabe von 3 Referenzen gefordert. Die eingehenden Bewerbungen werden nach auf der Grundlage einer veröffentlichten Wertungsmatrix bewertet. Die nach dieser Auswertung fünf bestplatzierten Bewerbenden werden im Anschluss zur Angebotsabgabe aufgefordert. Bei Punktgleichheit zwischen den Plätzen 5 und 6 ist entscheidend, welcher Bewerbende bei den B-Kriterien Nr. 11 - 16 zusammengefasst, jeweils die höhere Teilpunktzahl erreicht hat. Sollte sich bei den vorgenannten Platzierungen auch hier ein Gleichstand ergeben, wird auch der Bewerbende auf Platz 6 zur Angebotsabgabe aufgefordert.
Nachreichen von Unterlagen
Die Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist nicht ausgeschlossen.
Ausschlussgründe
Rein nationale Ausschlussgründe
Begrenzung der Bewerberzahl
5 bis … Bewerber

Laufzeit und Umfang4 von 6 angegeben

Vertragsbeginn
04.05.2026
Vertragsende
keine Angabe
Verlängerung
keine Angabe
Optionen
Auf der Grundlage von Anlage 3 (Sonstige Vereinbarungen) zum EVB-IT Systemlieferungsvertrag STADT MH / Personalwirtschaft 2025 wird lt. Ziffer 18.8 folgendes Vorgehen über eine Systemerweiterung vereinbart: - Auf der Grundlage der vereinbarten Lizenzmenge für die Nutzung und Pflege des Personaleinsa … ganz lesenAuf der Grundlage von Anlage 3 (Sonstige Vereinbarungen) zum EVB-IT Systemlieferungsvertrag STADT MH / Personalwirtschaft 2025 wird lt. Ziffer 18.8 folgendes Vorgehen über eine Systemerweiterung vereinbart: - Auf der Grundlage der vereinbarten Lizenzmenge für die Nutzung und Pflege des Personaleinsatzplanungssystems vereinbaren die Vertragsparteien den Ausbau nach erfolgter Erklärung der produktiven Übernahme, insofern auf Anforderung im Verwaltungsbereich des Auftraggebers weitere Dienststellen bzw. Ämter hieran angebunden werden müssen. - Für den Fall, dass die vereinbarte Lizenzmenge für die Nutzung und Pflege des Personaleinsatzplanungssystems vorzeitig aufgebraucht ist, werden zusätzliche Lizenzen bei Bedarf wie folgt beauftragt: Zusätzlicher Lizenzbedarf wird vorab mit dem Auftraggeber abgestimmt. Zusätzlich benötigte Lizenzen sind vom Auftragnehmer vorab mit Zusendung eines Angebots in Textform per Mail an den Auftraggeber zu übermitteln. Der Auftraggeber muss ein derartiges Angebot per Mail bestätigen und beauftragen. - Zusätzliche Stunden, die als Dienstleistungsaufwand über das hier vereinbarte Gesamtkontingent an Stunden hinausgehen, werden wie folgt beauftragt: Zusätzlicher Dienstleistungsaufwand stimmen die Vertragsparteien miteinander ab. Zusätzlicher Dienstleistungsaufwand ist vom Auftragnehmer vorab mit Zusendung eines Angebots in Textform per Mail an den Auftraggeber zu übermitteln. Der Auftraggeber muss ein derartiges Angebot per Mail bestätigen und beauftragen.
Rahmenvereinbarung
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb, höchstens 1 Unternehmen
Höchstwert der Rahmenvereinbarung
1.080.426 €

Angebot und Einreichung8 von 10 angegeben

Elektronische Einreichung
Zulässig
Einreichung über
www1.muelheim-ruhr.de
Sprache
Deutsch
Nebenangebote
Nicht zulässig
Mehrere Hauptangebote
Nicht zulässig
Elektronische Signatur
nicht verlangt
Elektronischer Katalog
Nicht zulässig
Bindefrist
keine Angabe
Angebotsöffnung
keine Angabe
Sicherheiten
nicht verlangt

Ausführung7 von 7 angegeben

Ausführungsbedingungen
Leistung
Vertraulichkeit
keine Erklärung verlangt
E-Rechnung
Zulässig
Elektronische Bestellung
wird nicht genutzt
Elektronische Zahlung
wird nicht genutzt
Vorbehaltene Ausführung
Nein
EU-Mittel
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Rechtsschutz3 von 3 angegeben

Nachprüfungsstelle
Stadt Mülheim an der Ruhr / Der Oberbürgermeister, Hans-Böckler-Platz 5, 45468 Mülheim an der Ruhr
Fristen für Nachprüfungsanträge
Etwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften, die im Rahmen der Bekanntmachung oder im Rahmen dieser Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Angebotsfrist gerügt werden. Sonstige Verstöße gegen Vergabevorschriften sind spätestens 10 Kalendertage ab Kenntnisnahme zu rügen … ganz lesenEtwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften, die im Rahmen der Bekanntmachung oder im Rahmen dieser Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Angebotsfrist gerügt werden. Sonstige Verstöße gegen Vergabevorschriften sind spätestens 10 Kalendertage ab Kenntnisnahme zu rügen. Darüber hinaus wird darum gebeten, nach Ablauf der Frist für den Eingang der Angebote Rügen nur noch durch den Bevollmächtigten zu übermitteln. Das Anbringen von Rügen erfolgt schriftlich per Fax oder per Mail an die folgende Kontaktadresse der Vergabestelle: Stadt Mülheim an der Ruhr Der Oberbürgermeister Amt für Digitalisierung und IT Technisches Rathaus Hans-Böckler-Platz 5 45468 Mülheim an der Ruhr E-Mail: Michael.Flettner@muelheim-ruhr.de Ich weise ausdrücklich darauf hin, dass Rügen durch den Bevollmächtigten nach den gesetzlichen Regelungen auch auf anderem Wege oder, falls eine entsprechende Bevollmächtigung nachgewiesen wird, durch andere Personen erhoben werden dürfen. In jedem Fall liegt es im Interesse eines Bewerbers, die Rüge in Schriftform anzubringen und die Berechtigung des Absenders eindeutig nachzuweisen. Für die Erhebung eines Nachprüfungsantrags sind die gesetzlichen Bestimmungen zu beachten. Hilft der Auftraggeber dem gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften nicht ab, darf der Bieter einen Antrag auf Einleitung eines vergaberechtlichen Nachprüfungsverfah-rens nur innerhalb von 15 Tagen seit Erhalt der Benachrichtigung über die Nichtabhilfe stellen. Eine spätere Anrufung der Vergabekammer auf Grund des gerügten Verstoßes gegen Vergabevorschriften ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB ausgeschlossen. Vergabekammer im Sinne des § 156 GWB: Vergabekammer Nordrhein-Westfalen Albrecht-Thoer-Str. 9 48147 Münster Tel.: +49 251-411-1691 Fax: +49 251-411-2165 E-Mail: vergabekammer@brms.nrw.de Es wird darauf hingewiesen, dass bei der Durchführung eines Nachprüfungsverfahrens alle Verfahrensbeteiligten nach § 165 Abs. 1 GWB ein Akteneinsichtsrecht haben. Mit der Abgabe eines Angebotes wird dieses in die Akte des Auftraggebers als Vergabe-stelle aufgenommen. Jeder Bieter muss daher mit der konkreten Möglichkeit rechnen, dass sein Angebot mit allen Bestandteilen von den anderen Verfahrensbeteiligten bei der Vergabekammer eingesehen wird. Es liegt daher im eigenen Interesse eines jedes Bieters, schon in seinen Angebotsunterlagen auf wichtige Gründe, die nach § 165 Abs. 2 GWB die Vergabekammer veranlassen, die Einsicht in die Akten zu versagen, hinzuweisen und diese in seinen Unterlagen entsprechend kenntlich zu machen (z. B. durch Beifügung einer weiteren Ausfertigung des Angebots, in dem Geheimnisse, insbesondere Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse, geschwärzt sind).
Beschaffungsübereinkommen (GPA)
fällt darunter

Zusätzliche Informationen1 von 1 angegeben

Hinweis
Gemäß § 7 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) wurde die Firma ATOSS Software AG, Rosenheimer Str. 141 h, 81671 München als vorbefasstes Unternehmen im Zeitraum von Oktober 2023 - Februar 2024 im Rahmen eines Workshops mit der Unterstützung bei der Erarbeitung eines Lastenheftes zur Auswahl eines Systems … ganz lesenGemäß § 7 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) wurde die Firma ATOSS Software AG, Rosenheimer Str. 141 h, 81671 München als vorbefasstes Unternehmen im Zeitraum von Oktober 2023 - Februar 2024 im Rahmen eines Workshops mit der Unterstützung bei der Erarbeitung eines Lastenheftes zur Auswahl eines Systems für die Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung beauftragt. Dieses Unternehmen hat insbesondere bei der Formulierung von Anforderungskriterien, bei der Definition von Ausschluss- und Wertungskriterien und bei der Gliederung des Inhalts von Anlage 1 (Lastenheft) mitgewirkt. Der Inhalt von Anlage 1 (Lastenheft) wurde im Anschluss an den Workshop zwischenzeitlich ausschließlich vom Auftraggeber bis zum Zeitpunkt vor der Veröffentlichung bearbeitet und ergänzt. Des Weiteren wurde vom Auftraggeber eigenständig eine Wertungsmatrix erstellt. Um allen teilnehmenden Unternehmen auf den gleichen Informations- und Wissensstand zu setzen, wird der komplette Vertragsinhalt bereits mit dem Teilnahmewettbewerb veröffentlicht.

Bezeichnungen aus den amtlichen eForms-Codelisten (EU und eForms-DE). Maßgeblich sind die Vergabeunterlagen.

AuftraggeberAlle Verfahren dieses Auftraggebers

Name
Stadt Mülheim an der Ruhr / Der Oberbürgermeister
Art
Kommunalbehörden, Allgemeine öffentliche Verwaltung
Anschrift
Hans-Böckler-Platz 5, 45468 Mülheim an der Ruhr
Website
cms.muelheim-ruhr.de
Kontakt
kein Funktionspostfach angegeben, siehe Originalbekanntmachung

Bei uns erfasst

2Bekanntmachungen
1Zuschlagsmeldungen

Marktumfeldvon uns ausgewertet

Vergabemeldungen der letzten 24 Monate mit Hauptgegenstand CPV 484 (Softwarepaket für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe) in Nordrhein-Westfalen. Abgeleitet aus veröffentlichten Bekanntmachungen, keine amtliche Statistik. Zuschlagswerte unter 1.000 € zählen wir als Platzhalter nicht mit.

34vergebene Aufträge
2Angebote je Los im Median (22 Lose mit Angabe)
–Zuschlagswert bei nur 3 Meldungen plausibel angegeben

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Häufige Zuschlagsempfänger

Preise und WettbewerbPremium

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Quelle: Bekanntmachungsservice des Bundes (oeffentlichevergabe.de), Lizenz CC0. Stand der Daten: 03.11.2026. Maßgeblich ist allein die Originalbekanntmachung. Kennung cc47952e-e0ab-437b-9a7d-984d020bd5d8.