MHH - Vergabe eines Dienstleistungsvertrags zur Implementierung von SAP S/4HANA - Technologie-Partner

Phase 1: Analyse (Discover/Prepare) Alle zur Transformation von SAP S/4HANA notwendigen Handlungsstränge sind zu validieren, auszuarbeiten und zu ergänzen. Hauptaktivitäten der Phase 1: Identifizierung der Stakeholder; Veranschaulichung des Look & Feel mit Hilfe eines vorkonfigurierten Testsystems; Initiierung des Projekts, Erstellung von Projektplänen, Zeitplänen; Klärung von Verantwortlichkeiten (Projekt-Geschäftsordnung); Aufsetzen einer IT- und Prozess- und Projektgovernance; Projekt KickOff; Vorbereitung der Fit-to-Standard-Workshops; Erstellen einer Integrations- und Schnittstellenliste sowie Vorbereitung von Plänen für die technische Architektur auf hoher Ebene. Die Phase 1 Analyse (Discover/Prepare) endet mit dem Quality Gate 1, zu dem die Handlungsempfehlungen für die kommenden Phasen, die konkrete Projekt- und Budgetplanung, die Auswahl von ergänzenden Softwarelizenzen und die nötigen Konsolidierungsprojekte (Geschäftspartnerumstellung, Datenbereinigungen, Datenübernahmen, Systemstilllegungen, Archivierung, etc.) vorliegen müssen. Phase 2: Fachliche und technische Feinkonzepte (Explore) Der Zweck der Phase 2 ist die Entwicklung von Detailplänen für alle Arbeitsabläufe der Implementierung, die in der Phase 3 ausgeführt werden sollen. Hauptaktivitäten der Phase 2: Durchführung der Fit-to-Standard-Workshops; Bestätigung der Soll-Geschäftsprozesse mit Prozessmodellen; Identifizierung von Stammdaten und organisatorischen Anforderungen; Bei Abweichungen vom Standard und Design-Dokumenten (Best Practice) muss eine Freigabe vom Auftraggeber vorliegen; Abstimmung mit dem Change Begleiter: Identifizieren der Schulungsbedarfe und Erstellen der Schulungsinhalte ("Train the Trainer"); Einrichten/Anpassen von Projektmanagement, Nachverfolgung und Berichterstattung für die Phase 3. Die Phase 2 Fachliche und technische Feinkonzepte (Explore) endet mit dem Quality Gate 2, zu dem ein Zielprozessdesign inklusive der abgenommenen Feinkonzepte vorliegen muss. Die Feinkonzepte müssen kongruent mit der Ziel-Organisationsstruktur sein. Phase 3: Implementierung bis Hypercare (Realize/Deploy/Run) Ziel ist unter Berücksichtigung des im Quality Gate 1 festgelegten Transformationsansatzes die Durchführung der Systemimplementierung. Dies bedeutet eine starke Ausrichtung nach "SAP Best Practices" und die Nutzung der neuesten SAP Standards. Hierdurch sollen der höchste Nutzen, eine erhöhte Effizienz und Flexibilität durch schlankere SAP-unterstützte Prozesse und Bereinigung von Altlasten geschaffen werden. Der Zweck der Realisierungsphase besteht darin, alle in der Phase 2 erstellten und abgezeichneten Pläne umzusetzen. Die Mitarbeitenden werden auf die Umstellung vorbereitet, die Endbenutzerschulung wird durchgeführt. Die Produktivumgebung wird für die Umstellung vorbereitet. In der Deploy-Phase wird die Umstellung auf das Produktionssystem durchgeführt. Der Hybridansatz in der Implementierungsphase wird mit vier Iterationen umgesetzt werden: - Grund-Funktionalitäten, - erste Integrationstests, - umfassender Integrationstest und - zum Schluss ein umfassender Benutzerakzeptanztest ("UAT - User Acceptance Test"). Nach dem GoLive wird das Projekt durch eine intensive Hypercare-Phase den laufenden Betrieb begleiten, unterstützen und sicherstellen, dass die Umstellung erfolgreich umgesetzt wird. Hauptaktivitäten der Phase 3: Realize Implementierung der Lösung in der Entwicklungsumgebung in zeitlich begrenzten Iterationen; Durchführung umfassender End-to-End-Tests der Lösung im Konsolidierungssystem; Konfigurieren, Erweitern und Integrieren der Produktionsumgebung; Vorbereitung der Datenmigration und potenzielle Datenarchivierung; Durchführung von Schulungen für das 754024-2024 Page 4/9 Projektteam und die Key-User sowie Fertigstellung von Schulungsmaterialien und Dokumentation für Endbenutzer in EnableNow. Deploy Durchführen der Migrationspläne unter Berücksichtigung der organisatorischen Änderungen; Datenübernahme in Abstimmung mit den Wirtschaftsprüfern; System GoLive; Durchführung der geplanten Endbenutzerschulungen; Identifizieren und Dokumentieren aller Probleme, die bei der Umstellung auf die neue Lösung aufgetreten sind und Abstimmung der Handlungsbedarfe mit dem Auftraggeber und dem Change Begleiter Überprüfung der Ergebnisse von Geschäftsprozessen und der Produktionsumgebung während der Hypercare-Phase. Run Fortschreibung eines Governance- Modells; Erkennen von weiteren Innovationsmöglichkeiten und kontinuierliches Lernen und Verbessern. Die Phase 3 Implementierung (Realize/Deploy/Run) endet mit dem Quality Gate 3, welches zugleich die Endabnahme darstellt. Die Hypercare-Phase endet 3 Monate nach dem Go Live und stellt gleichzeitig den Projektabschluss dar. Bzgl. Änderung: In der Projektumsetzung hat sich herausgestellt, dass die Anforderungen der MHH sich teilweise geändert haben und diese ausschließlich durch den aktuellen Auftragnehmer sichergestellt werden können. Zu den Änderungen zählen: - Für die Prozessmodellierung und den Projektfortschritt werden Workshops zur Signavio-Prozessmodellierung durchgeführt. - Aufgrund der späteren Ablösung von IS-H muss für eine Übergangszeit IS-H an S/4HANA angebunden werden. - DRC ist bereits für das Behördenreporting vorgesehen. Es ist nun vorgesehen, dass ab 2027 das gesetzlich vorgeschriebene E-Invoicing mit DRC abzubilden. - Diverse Change Requests in Bezug auf Demand to Cash und Source to Pay bzgl. Schnittstellen, Formulare/Druck, Kontenfindung, Digitalisierung Transport, Digitalisierung Wareneingang