MHH - Vergabe eines Dienstleistungsvertrags Changemanagement in einer SAP S/4HANA Transformation - Change-Begleiter

In der MHH wurde SAP R/3 (betriebswirtschaftliche Module FI/FI-AA/CO/MM/PM/HR/SD/PSM) im Jahr 1998 als ERP-System eingeführt. Im Jahr 2007 kamen die Module IS-H = Industry Solutions Healthcare für die Patientenadministration und -abrechnung und i.s.h.med = medizinischer Arbeitsplatz hinzu.

Das System ist nach über 20 Jahren veraltet und muss ersetzt werden. Bis zum Auslaufen der Softwareprodukte zu Ende 2030 wird der Support (ab 2027 aufpreispflichtig) gewährleistet, die Weiterentwicklung wird sich auf rudimentäre Funktionen beschränken (z.B. Umsetzung von gesetzlichen Vorgaben).

Als Nachfolgelösung entscheidet sich die MHH für die von SAP neu im Markt platzierte ERP-Umgebung/Plattform SAP S/4HANA in der Private Cloud Edition. Diese soll für die Abbildung der kaufmännischen und administrativen Prozesse in der MHH die alte Software SAP R/3 ablösen.

Um eine zeitgemäße und prozessorientierte Organisation zu erreichen, sind alle Aufgaben und Zuständigkeiten der Wirtschaftsführung und Administration der Medizinischen Hochschule Hannover auf Basis der SAP-Plattformtechnologie (Release S/4HANA) als Ende-zu-Ende Prozesse abzubilden. Die Realisierung soll nach dem Best-Practice-Ansatz erfolgen. Damit verbunden ist neben der technologischen auch eine entsprechend dem gewählten Prinzip organisatorische Transformation erforderlich.

In der 2021 verabschiedeten Digitalstrategie der MHH ist die Erforderlichkeit eines neuen ERP-Systems in den Zielen und Handlungsfeldern verankert. Dies ist nicht nur für die effiziente und rechtskonforme Gestaltung der administrativen Prozesse von großer Bedeutung, sondern bestimmt auch zunehmend die Attraktivität der Arbeitsplätze und wirkt aktuell nachhaltig auf die Mitarbeiterzufriedenheit.

Die Umstellung auf SAP S/4HANA bietet jetzt die Chance für die MHH, ihre Prozesse neu zu denken und Effizienzsteigerungen zu ermöglichen.

Für die Umsetzung wurde eine separate Stabstelle eingerichtet, die direkt dem Vorstand für Wirtschaftsführung und Administration unterstellt ist, die eng mit der MHH Information Technology abgestimmt zusammenarbeitet. Das Projekt soll durch eine Doppelspitze aus IT- und Fachbereichs-Experten oder Expertinnen geführt werden. Eine IT- und Prozessgovernance ist im Rahmen der Umsetzung zu definieren.

Zielsetzung:

Mit diesem Vergabeverfahren wird der Change-Begleiter adressiert, der eng verzahnt mit dem Technologieprojekt S/4HANA für die Konzeptionierung und Implementierung der organisatorischen Änderungen verantwortlich ist.

Das Changemanagement soll sicherstellen, dass die technologischen und prozessualen Änderungen von den Mitarbeitenden verstanden, akzeptiert und erfolgreich umgesetzt werden. Dabei ist auch die organisatorische Umstrukturierung, die aus der Einführung von SAP S/4HANA resultiert, zu begleiten und zu unterstützen.

Es entsteht ein Veränderungsdruck auf die Organisation und die Strukturen der betroffenen Fachabteilungen, deren Auswirkungen durch ein professionelles Changemanagement begleitet werden soll.

Die Zielorganisation hat eine effiziente dem Primat von Ende-zu-Ende-Prozessen folgende Struktur aufzuweisen. Die Prozessvorgaben werden aus dem Technologieprojekt S/4HANA zur Verfügung gestellt.

Der Change-Begleiter wird die erforderlichen Maßnahmen zur Anpassung der Strukturen und Organisationselemente der MHH konzeptionell ableiten und umsetzen.

Der Change-Begleiter muss über ausgeprägte Kenntnisse im Aufbau und der Funktionsweise von Universitätskliniken verfügen als auch die Fähigkeit mitbringen, ein Geschäftsprozessmanagement (einschließlich des Aufbaus einer durchgängigen Geschäftsprozesslandkarte für die Administration) im Zusammenhang mit der Einführung von SAP S/4HANA zu realisieren. Gleichermaßen wichtig ist eine hervorragende Qualifikation des Partners in den Methoden des modernen Changemanagements.

Die Unterstützungsleistung erfolgt parallel zum eng verzahnten Technologieprojekt S/4HANA mit dem Schwerpunkt auf die organisatorische Transformation.