MHH - Software CAFM-System

Das Vergabeverfahren bezieht sich auf die Vorinformation 2022/S 008-014986. Ablauf des Verfahrens: siehe Punkt VI.3) Zusätzliche Angaben 1) Phase Interessenbekundung: Die Phase Interessenbekundung ist abgeschlossen. 2) Phase Interessenbestätigung 3) Phase Angebotsphase Mit diesem Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb werden die Phase Interessenbestätigung und Phase Angebotsphase abgebildet. Zum Teilnahmewettbewerb/Interessenbestätigung werden nur diejenigen Unternehmen, die form- und fristgerecht ihr Interesse bekundet haben, aufgefordert und erhalten Zugang zu den vollständigen finalen Vergabeunterlagen. Weitere/sonstige Unternehmen sind nicht zur Teilnahme am Verfahren berechtigt!!! Die MHH sucht eine CAFM-Software (Computer Aided Facility Management) zur effizienten Unterstützung und Steuerung der Geschäftsprozesse des Corporate Real Estate Managements (CREM) und des technischen, infrastrukturellen und kaufmännischen Facility Managements. Diese Software soll auf die Bedarfe optimal zugeschnitten werden. Bisher wird das CAFM-System ConjectFM (jetzt Planon essentials (conjectFM)) benutzt. Die MHH betreibt bereits seit vielen Jahren ein komplexes ERP-System der Fa. SAP. Zurzeit in der Version ERP6.0 mit EHP8. Die klassischen, betriebswirtschaftlichen SAP-Module FI, CO, FI-AA, HR, PM, MM, SD, PSM werden ergänzt durch die Module IS-H und i.s.h.med sowie SRM. Alle Module, inklusive HR laufen auf einem System. Das System ist auf UniCode-Basis eingestellt. Die MHH ist komplett ISO 9001-2015 zertifiziert und die Prozesse mit ihren Schnittstellen sind zu beachten. Die Schnittstelle zu "Microsoft Sharepoint 2019" ist mit einzuplanen um einen reibungslosen Dokumenten- und Datenaustausch zu gewährleisten. Des Weiteren ist der hohe datentechnische Sicherheitsstandard der MHH zwingend zu beachten. Im Geschäftsbereich III - Technik, Gebäude (GBIII), wird für die Instandhaltung das Modul SAP-PM (Plant Maintenance) genutzt. Als Besonderheit ist dort ein Gerätebuch nach MPG als Add-on installiert, da dem GBIII auch der Bereich Medizintechnik zugeordnet ist. Das Dokumentmanagement von SAP wird derzeit nicht genutzt. Bisher wird das CAFM-System der Fa. Planon, Planon essentialsFM, (vormals Fa. Conject, ConjectFM) eingesetzt. Es gibt eine C/S Struktur in der Version 8.4.2.1 ohne Webportal. Als CAD-Anwendung wird Autocad(R) der Fa. Autodesk mit dem Tool FM-Design der Fa. Deltacad eingesetzt. Die Daten werden innerhalb der MHH durch das MHH Information Technology (MIT) verwaltet und auf einem Oracle-System betrieben. Zukünftig sollen auch weiterhin, alle Komponenten des CAFM Systems innerhalb der MHH verwaltet werden. Der Geschäftsbereich III - Technik, Gebäude (GBIII) unterteilt sich in die Abteilungen "Technisches GM" (TGM), "Infrastrukturelles GM" (IGM), "Kaufmännisches GM" (KGM), "Veranstaltungsmanagement" (VAM) und "Medizintechnik" (MED). Der Medizintechnik ist der Fachbereich "Inventarisierung und Klassifizierung" zugeordnet welcher zentral alle Gerätedaten erfasst und verwaltet. Das Sachgebiet "Flächenmanagement" (FLM) ist dem KGM zugeordnet. Das Sachgebiet "Reinigungsmanagement" befindet sich im Geschäftsbereich IV Logistik, Abteilung Aufbereitung. Das Ziel ist die Einführung eines einheitlichen, standortübergreifenden CAFM-Systems, welches die Datenbasis für alle FM- und CREM-relevanten Prozesse beinhaltet und die damit verbundenen Prozesse incl. der Prozesse der Medizintechnik abbildet, sofern sie nicht schon durch das SAP-ERP-System abgedeckt sind. Neben Stammdaten und Bewegungsdaten liegt das Augenmerk auf dem integrierten Aufbau des Dokumentenmanagementsystems (DMS).