MHH - Einführung von OpenText xECM und VIM - Erweiterung der Dienstleistungen des Technologie-Partners im Rahmen der SAP S/4HANA Einführung

Einführung von OpenText xECM und VIM - Erweiterung der Dienstleistungen des Technologie-Partners im Rahmen der SAP S/4HANA Einführung bei der MHH

Mit dem Vergabeverfahren 2024/750/7436 ist die Ausschreibung und Vergabe für die Dienstleistungen zur Implementierung von SAP S/4HANA für die Prozess- und Technologietransformation erfolgt, die Leistungen des Technologie-Partners. Dieser Technologie-Partner wird die SAP S/4HANA Migration von der technischen Ist-Analyse, der Neu-Konzeptionierung von Prozess & Technologie bis hin zur Implementierung durchführen. Damit verlagert sich der Konzeptionsaufwand und die Strukturen und Organisationselemente der MHH sind aufgefordert, die Best Practices zu adaptieren. Es entsteht ein Veränderungsdruck auf die Organisation und die Strukturen der betroffenen Fachabteilungen, deren Auswirkungen durch ein professionelles Change-Management (Change Begleiter) begleitet werden soll.

Das Vergabeverfahren erfolgte nach § 119 Abs. (3) des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und gemäß § 15 Vergabeverordnung (VgV) im EU-weit offenen Verfahren. Das Vergabeverfahren wurde über das eVergabe-Portal VMS der Firma Cosinex durchgeführt (Cosinex Kennung: CXS0YDWY1GPP8QUZ). Die Kennung des Verfahrens beim Datenservice Öffentlicher Einkauf ist: 38c3aeb9-1d77-4a2a-883c-62fcc1008da1.

Im Ergebnis des Vergabeverfahrens wurde der Zuschlag für die Erbringung der Dienstleistungen eines Technologie-Partner im Rahmen der SAP S/4HANA Einführung bei der MHH an die Firma Eviden Deutschland GmbH erteilt.

Seitens der Projektleitung SAP S/4HANA und dem MIT ist im Zusammenhang mit der Verhandlung und Vergabe der SAP S/4HANA Lizenzen im Dezember 2024 die Entscheidung für die Beschaffung der Lizenzen für Open Text getroffen worden. Im Zuge der Ablösung der MHH Systeme Nscale, CUContract, Seeburger WF und Personalakte, sollen die betroffenen Dokumente im OpenText ECM Verarbeitung erfahren. Bei dem Produkt OpenText Vendor Invoice Management for SAP Solutions handelt es sich um eine Lösung zur Automatisierung und Optimierung der Eingangsrechnungsverarbeitung, die vollständig SAP S/4HANA integriert ist. Die Lösung unterstützt Unternehmen dabei, den gesamten Prozess von der Rechnungserfassung über die Validierung bis zur Buchung effizient zu gestalten. Das Produkt SAP Extended Enterprise Content Management by OpenText, cloud edition ist Teil der OpenText Content Cloud und ermöglicht die nahtlose Integration von Content-Services in S/4HANA und SAP SuccessFactors.

Im Leistungsumfang des Dienstleistungsvertrags Technologie-Partner mit der Firma Eviden ist die Beratung für die Einführung, Ausprägung, Konfiguration und Inbetriebnahme der beiden oben genannten Lösungen nicht enthalten.

Seitens der Firma Eviden wurde mit dem Angebot CR0004 vom 18.06.2025 für die Einführung von OpenText xECM und VIM im Rahmen der SAP S/4HANA Einführung bei MHH ein Angebot abgegeben. Folgende Leistungen und Arbeitspakete sind darin enthalten: VIM Workflow - Integration und Konfiguration VIM Standard Workflows für das Rechnungsmanagement; Data Management Solution - Initiale Ausprägung der DMS, für alle Dokumente ohne Patientenbezug, inkl. Metadatenmodell, Ablageregeln und SAP- Verknüpfungen; Digitale Personalakte - Einrichtung der digitalen Personalakte inkl. Metadatenmodell, Ablageregeln und SAP-Verknüpfungen; Vertragsakte - Konfiguration der digitalen Aktenstruktur für Verträge und Drittmittelakten inkl. Rechte und Lifecycle-Management; Learning Services - Begleitende Maßnahmen zur Kompetenzvermittlung; Trainings - Durchführung von Anwenderschulungen vor Go-Live; Hypercare - 4 Wochen

Für diese Leistungen wird seitens der Firma Eviden bei dem Nachtragsangebot (Change Request CR 004) von einem zusätzlichen Aufwand in Höhe von 635 Personentage ausgegangen.

Nicht bewertet innerhalb des Nachtragsangebotes der Firma Eviden wurde dabei die erforderliche Migration von Altdaten aus dem bisherigem Archivsystem (z.B. Nscale). Der Aufwand für die dazu erforderlichen Leistungen kann aktuell noch nicht valide ermittelt werden.

Die Vergabe für die Leistungen zur Einführung von OpenText xECM und VIM für SAP S/4HANA steht im direkten Zusammenhang mit dem Dienstleistungen zur Implementierung und kann allein durch den Technologie-Partner erbracht werden (Bezug auf VgV § 8 Abs. 4 Punkt 2 b) und Punkt 5)