Markterkundung "System für IT-Management und Controlling"

'+++ Die DAK-Gesundheit ist die drittgrößte gesetzliche Krankenkasse. Rund 5,5 Millionen Kunden werden durch ca. 10.700 Mitarbeitende betreut. Sowohl für unsere Kunden als auch für unsere Mitarbeitenden ist eine große Anzahl an IT-Applikationen (= Ein System/eine Software, z.B. ein Dokumentenmanagementsystem [als Software-as-a-Service] zur Digitalisierung des Schriftverkehrs mit Kunden) notwendig. Unsere IT-Infrastruktur besteht daher aus insgesamt mehr als 185 IT-Applikationen. Monatlich resultieren daraus Ausgaben in Höhe von ca. 22 Mio. EUR brutto. +++Unsere Herausforderung:+++ Bei einer Vielzahl an IT-Applikationen und einem großen monetären Volumen benötigen wir einen strukturierten Überblick über die einzelnen IT-Applikationen, die für unser Unternehmen eingekauft werden. Informationen zu vertraglichen Regelungen, Leistungsbestandteilen, Laufzeiten und Abrechnungsparametern müssen für uns schnell einsehbar sein. Aktuell suchen wir diese Informationen manuell aus unterschiedlichen Laufwerken, E-Mails, Excel-Dateien und Systemen zusammen. Das ist insbesondere bei IT-Applikationen mit längerer Historie und mehreren Change Requests aufwändig. Uns fehlt hier ein eindeutiger Single Point of Truth (=Korrekter und allgemeingültiger Datenbestand, welcher als Grundlage für andere Systeme dient.). Zudem stehen wir vor der Herausforderung, dass Kostenprognosen über einzelne oder mehrere (geclusterte) IT-Applikationen mit bestehenden Haushaltsbudgets/Beschaffungsvolumina abgeglichen werden müssen. Hier tracken wir aufwendig mithilfe von Excel Listen die bevorstehenden Kostenänderungen, sodass ein Ausblick über die Kostenentwicklung ermittelt werden kann. In Zukunft plant die DAK-Gesundheit die Abrechnung von IT-Applikationen auf Basis der einzelnen Leistungsobjekte (=Eine von vielen Komponenten einer IT-Applikation [z.B. eine Datenbankinstanz IBM DB/2]). Aktuell haben wir keine Möglichkeit, eine übersichtliche Gesamtsicht auf die Leistungsobjekte, die Bestandteile diverser IT-Applikationen sind, zu erzeugen. +++Wir benötigen:+++ Eine Software zum Bündeln von Vertragsdaten sowie kaufmännischer Parameter von IT-Applikationen. Die Software soll den Single Point of Truth darstellen. Folgende Möglichkeiten sollte das System bieten: Dateien (z.B. Verträge in PDF) anhängen, Vertragsdaten (Auftragnehmer, Ansprechpartner Auftragnehmer, Ansprechpartner intern, Subunternehmer) erfassen, Vertragsgegenstand (Beschreibung der IT-Applikation) erfassen, Preisbestandteile (Preisblatt, Leistungsobjekte, Preis je Leistungsobjekt, Mengen, Gesamtpreis, Abrechnungsart, Messeinheit der Menge, Abrechnungsfrequenz, variable/fixe Kosten je Applikation) abbilden, zukünftige Preisveränderung aufgrund von Change Requests o.ä. terminieren und vormerken, Preisveränderungen (z.B. Beauftragungen/Teilkündigungen), und deren Ursache, darstellen und auswertbar machen, Merkmale zur jeweiligen IT-Applikation (Servicelevel, Bandbreiten [=Für die Menge eines Leistungsobjektes wird eine Bandbreite bzw. ein Intervall festgelegt, in welchem der festgelegte Preis gilt. Steigt bzw. sinkt die Menge des Leistungsobjektes drei Monate in Folge über/bzw. unter die vereinbarte Bandbreite, so erfolgt eine Neukalkulation des Stückpreises.], etc.) abbilden, Abhängigkeiten/Wechselwirkungen im Sinne von Kosten, Mengen und Verbräuchen von IT-Applikationen, idealerweise in optischer Darstellung und Auswertbarkeit, Life Cycle des Vertrages (Status [Aktiv, Inaktiv, gekündigt], Laufzeit [Beginn, Ende], Verlängerungsoptionen, Mindestlaufzeit, Kündigungsfristen, gekündigt am, gekündigt zum, Teilkündigungen, Change Requests, zugehörige Verträge und Abnahmedatum) erfassen und das Vergeben interne revisionssicherer Nummern je IT-Applikation. Die Software soll es zudem ermöglichen, kaufmännische Parameter einer IT-Applikation so zu bündeln, dass diese als Grundlage für die Rechnungsbezahlung in SAP importiert werden können (Schnittstellenfähigkeit). Berechnung der monatlichen Kosten bei den vorliegenden kaufmännischen Parametern und Berechnung von Bandbreiten und Pönalen bei Abweichung in Menge oder Qualität im Vergleich zu den vertraglich vereinbarten Daten ist erforderlich. Kostenprognosen und Abgleiche mit freigegebenen Budgets sollen durch die Software ermöglicht werden. Vorgemerkte Kostenänderungen sollen in den Hochrechnungen inkludiert werden. Im Optimalfall sollte auch eine Historie abgebildet werden, welche eine Sicht auf die Kosten in vorherigen Zeiträumen ermöglicht. Dazu sind folgende Funktionen notwendig: Hochrechnung einzelner IT-Applikationen (Kostenentwicklung) und Hochrechnung von IT-Applikationen in einem Cluster. Ein einsehbarer Kostenverlauf (Historie), Vormerkung von Vertragsänderung / Kostenveränderungen für zukünftige Zeiträume, auswertbar in einer Liste für ein Dashboard und KPIs. Die Software soll einen Überblick über Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen IT-Applikationen und Leistungsobjekten darstellen können und eine Suchfunktion, bestenfalls Teilsuchfunktion (auf Ebene von IT-Applikationen und auf Ebene von Leistungsobjekten) bieten. Dazu soll man aus dem System heraus eine Übersicht über IT-Applikationen mit Laufzeiten im Sinne eines Produktkataloges (=Tabellarische Abbildung aller IT-Applikationen mit Informationen über Ansprechpartner und Laufzeit.) generieren können. +++Wir benötigen NICHT:+++ Eine Software für IT-Anforderungsmanagement, eine Software für den Einkauf von IT-Leistungen (Die benötigte Software dient dazu die Daten von bereits geschlossenen Verträgen zu bündeln und abzubilden), eine Software für Freigabeworkflows bei der Annahme von Verträgen / Angeboten, eine Software bezüglich Systemarchitektur oder Aspekten der IT-Sicherheit, eine Software zur Abbildung eingegangener Rechnungen, eine Software zur Zahlung von Rechnungen (Rechnungszahlung findet über SAP statt), eine Software für IT-Servicemanagement im Sinne von Incidentmanagement/Projektmanagement/Problemmanagement.