MARKTERKUNDUNG gemäß § 28 VgV - Schul- und Seminarverwaltungssystem

Die in der UKA vorhandene IT-Systemlandschaft, in die das System eingebettet werden muss, besteht aus den folgenden Strukturen (Stand 09/2024): - Windows Server 2019 Standard auf VM-Ware virtualisiert - Microsoft SQL-Server 2019 / 2022 - Windows Domänencontroller: Windows Server 2016 - Client OS: Microsoft Windows v10, v11 - Microsoft Office 365 / Microsoft Office 2016 - Antivirus: Microsoft System Center Endpoint Protection - Chipkartensystem MIFARE DESFire - Druck- und Scansystem IQ4DOCS Ver. 4.9 - Kommunikationsserver: Cloverleaf 2022.09.02 - SAP-Systeme (zukünftig SAP S/4HANA) - Dienstplansystem E2 Breitenbach Software Evolution 2 - E-Learning ILIAS - aktuelles Apple oder Samsung Gerät mit aktueller, unterstützter iOS/Android Betriebssystemversion (inkl. Sicherheitsupdates) - bevorzugtes Patchmanagement: Microsoft SCCM // Nachfolgende Leistungen muss das System mindestens erfüllen: - Die Anforderungen der beiden Bereiche Schul- und Seminarverwaltung werden in einem System erfüllt - Einhaltung der aktuellen Anforderungen zur richtlinien- und gesetzeskonformen Dokumentation und Archivierung der Aus- und Weiterbildungen müssen mit dem System erfüllt sein. - Die gesetzlichen Anforderungen, denen der Auftraggeber in NRW unterliegt, das gilt u.a. für das GDSG NRW, das DSG NRW, das BDSG, die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das IT-Sicherheitsgesetz 2.0 (IT-SiG), aber auch alle anderen geltenden Verordnungen und Regeln, sowie die Vorgaben zur Datensicherheit, in vollem Umfang zu erfüllen. - Mandantenfähig zur Abbildung der einzelnen Bildungseinrichtungen, Anzahl der Mandanten soll unbeschränkt sein - Nutzerverwaltung, rollenbasierte Zugriffskontrolle auf Daten und Funktionen, Nutzerauthentifizierung - Stammdatenverwaltung der Bildungseinrichtungen, Räume und Ressourcen, Einsatzbereiche für praktische Unterweisung, Praxisanleitenden, Dozierenden, Aus- und Weiterbildungsteilnehmenden, Seminarteilnehmenden, Kooperationspartner, Ausbildungsgänge, Curricula (Anlage und Import), Dokumentenvorlagen - Verwaltung der Aus- und Weiterbildungskurse (=Klassen), Stundenplanung der theoretischen und praktischen Lerneinheiten, Raumplanung, Ressourcenplanung, Einsatzplanung Dozierende, Praxisbereiche, Praxisanleitende, Teilnehmende - Auslastungsübersicht (Personen, Räume, Ressourcen), Fehlzeitenübersicht - Noten- und Leistungsübersicht, Notenspiegel - Klassenbuch, Berichtsheft mit Freigabeprozess - Verwaltung des Seminarangebots, Planung und veröffentlichen des Angebots (Übergabe an Print und Online-Medien), Raumplanung, Einsatzplanung Dozierende, Teilnehmende, Wartelisten, Anmeldefristen, Stornierungen, Umbuchungen, Absagen - Seminar-Buchung mit Genehmigungsworkflow (Freigabe durch Vorgesetzten) - Übersichtliche Darstellung (Kalendersicht, Listen) der eigenen Veranstaltungen (Kurse, Seminare) für die Nutzenden (Dozierende, Praxisanleitende, Aus- und Weiterbildungsteilnehmende sowie Seminarteilnehmende) - Zugriff auf eigene Kurs- oder Seminarbezogene Dokumente (Zertifikate, Teilnahmebescheinigungen, etc.) für Kurs- und Seminarteilnehmende - Einbindung der vorhandenen E-Learning Plattform ILIAS - Erstellung von Dokumenten auf Basis von definierbaren Vorlagen (Zertifikate, Zeugnis, Teilnahmebescheinigungen, etc.), Vorlagen gemäß des Corporate Design des Auftraggebers - flexible Such- und Filterfunktionen - Erstellung von Statistiken und flexiblen Auswertungsmöglichkeiten auf Basis der erfassten Daten, individuelle Berichtserstellung sowie vordefinierte Berichte - Serienbriefe, Mail-Funktion - Automatisierte Benachrichtigungen der Nutzenden (flexible Zusammenstellung des Empfängerkreises) - Anpassbarkeit an individuelle Arbeitsabläufe - Einfache und klare Nutzerführung - Systemdokumentation (Applikation, Schnittstellen, ...), Handbücher, Onlinehilfe - Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen // Technische Parameter: - Die Software basiert auf dem neuesten Stand der Technik. - Der Zugriff auf die Daten im System ist grundsätzlich nur über eine Authentifizierung als berechtigter Nutzer möglich. Nur Befugte können im System personenbezogene Daten einsehen. - Schnittstellen zu SAP (zukünftig SAP S/4HANA) erforderlich - Schnittstelle zum Dienstplansystem E2 Breitenbach Software Evolution 2 erforderlich - Integration in die bestehende Netzwerk-Domäne (Active Directory) und voll funktionsfähig mit dort bestehenden Richtlinien und Standard-Benutzerrechten des Betriebssystems - Die Benutzerauthentifizierung hat via Domäne / LDAPS zu erfolgen. Das Single Sign-On, über das Active Directory, muss via LDAPS erfolgen. - Die Anwendungs-Updates der Clients müssen zentral erfolgen // Was wir erwarten: - Lizenzen für eine Softwarelösung und eventuelle Fremdprodukte - Löschkonzept, Datensicherungskonzept - Angaben für das Risikomanagement (Verhalten bei Netzwerkausfall, Verhalten bei Virenbefall/ Virenangriff, Hackerangriff) // Softwarepflege: - Wartung, Fehlerbehebung und Optimierung des Systems - Anpassung des Systems an neue gesetzliche Vorgaben // Service: - Hosting / Betrieb der Softwarelösung durch den Anbieter in einem ISO/IEC 27001:2013 zertifizierten Rechenzentrum im europäischen Wirtschaftsraum - Installation, Customizing und sonstige Dienstleistungen für die Inbetriebnahme der Softwarelösung - Schulungsleistungen, Schulungsunterlagen, Best-Practice Prozessmodell - Einführungsunterstützung (Go-Live-Support, After-Go-Live-Support) - Support (2nd und 3rd Level mit festgelegten Reaktionszeiten für die Softwarelösung), in deutscher Sprache // Vorzulegende Unterlagen: - Anschreiben - Unternehmensdarstellung - Mindestens drei Referenzen zu Projekten, in denen ein entsprechendes System bereits erfolgreich eingeführt wurde - Darstellung des Systems mit Leistungsverzeichnis, Systemarchitektur und Datenbankstruktur - Darstellung der Unternehmensleistungen bzgl. Projektumsetzung, Service und Pflege des Systems - Bitte fügen Sie Ihren Unterlagen eine Kostenübersicht bei