Markterkundung Beschaffung Software Rechtsabteilung

Ziel der Markterkundung ist die Identifizierung geeigneter Systeme zur Vorgangsverwaltung in einer konzernweit tätigen Rechtsabteilung. Im Rahmen der Markterkundung erhofft sich der Auftraggeber Informationen darüber, ob und mit welcher Funktionalität folgende Aspekte durch die Software abgebildet werden: - Fristen- und Wiedervorlagenmanagement mit der Möglichkeit zur Zuweisung an verschiedene Bearbeiter - Vollständige elektronische Akte mit der Möglichkeit zur Kategorisierung von Dokumenten - manuell sowie vorbelegt, mit einer Voransicht-Funktion der einzelnen Dokumente, sowie einer Exportmöglichkeit der gesamten eAkte - Anbindung an den elektronischen Rechtsverkehr (beA/eBO/beBPO) - Möglichkeit zur Abbildung einer Abteilungsstruktur mit verschiedenen Teams durch ein dezidiertes Berechtigungskonzept (verschiedene Bearbeiter sollen nur für bestimmte Referate berechtigt sein mit der Möglichkeit, einzelne Akten manuell freizugeben) - Möglichkeit zur Abbildung der Konzernstruktur durch Anlage verschiedener Mandanten - Funktionalität zur Kosten-/Zeiterfassung auf einzelne Akten - Möglichkeit zur Verknüpfung von verschiedenen Akten - Vielfältige Suchfunktionen (inkl. OCR-Texterkennung) und Möglichkeit zur Auswertung der Akten - Schnittstellen: Möglichkeit zur direkten Einbindung von MS-Office-Dokumenten, Möglichkeit zur Ablage von PDF-Dokumenten und E-Mails aus Groupwise in der elektronischen Akte - Möglichkeit zur Einstellung von Vorlagen und Briefbögen - Migration der Altdaten (inkl. eAkten) aus dem bisherigen System der Vorgangsverwaltung in das neue System - Integrierte oder als zusätzliches Modul angebotene Diktatssoftware - Möglichkeit zur Anlage verschiedener Aktennummernkreise für verschiedene Referate - Möglichkeit zur Abbildung elektronischer Workflows auch mit nicht lizenzierten Nutzern (intern/extern) z.B. zur Freigabe von Dokumenten - Modul zur Forderungsverwaltung/-management mit Anbindung an den elektronischen Rechtsverkehr - Einbindung von AI-Funktionalitäten, wie z.B. automatisierte Vertragsprüfungen Der Auftraggeber beabsichtigt auf Grundlage der durch die Markerkundung gewonnenen Informationen die Vergabeunterlagen für das anschließende Vergabeverfahren zu erstellen und möchte Erkenntnisse über mögliche Lizenzmodelle gewinnen. Nach Abschluss eines offiziellen Vergabeverfahrens im Anschluss an die Markterkundung, ist der Start des Echtbetriebs der Software zum 01.01.2026 geplant, mit einer Vertragsdauer von 4 Jahren.