Leistungserfassungssoftware für kommunale Bauhöfe

Der Technische Betrieb der Stadt Bochum (Obere Stahlindustrie 4, 44793 Bochum) pflegt und unterhält derzeit mit ca. 600 Mitarbeitern die kommunale Infrastruktur in den Bereichen des Stadtgrüns, der Straßen- und Entwässerungseinrichtungen sowie der städtischen Friedhöfe. Zudem betreibt er ein Krematorium. Das Amt hat vier Abteilungen: Zentrale Aufgaben, Abteilung Grün, Abteilung Straßen und Entwässerung sowie Abteilung Friedhöfe und Krematorium. Innerhalb der Abteilungen sind insgesamt 27 Betriebsstellen tätig, die diese Leistungen erbringen. Darüber hinaus gibt es die technische Sachbearbeitung, die Leistungen extern an Dritte vergibt. Der Technische Betrieb unterliegt einer ständigen Aufgabenkritik und -optimierung, sodass Aufbau- und Ablauforganisation regelmäßig anzupassen ist. Neue Auf-gaben und Geschäftsprozesse können hinzukommen. Dies gilt daher auch für die regelmäßig erforderlichen Berichte bzw. Auswertungen. Die Beschäftigten arbeiten im Anwendungsbereich des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD-VKA sowie TVöD-NRW) und erbringen zahlreiche Dienstleistungen. In der Führung und Verwaltung sind teilweise Beamte beschäftigt, die den Regelungen des Landesbeamtenrechts NRW unterliegen. Um die erbrachten Leistungen und die damit verbundenen Kosten effizient und zielführend erfassen zu können, sucht der Technische Betrieb nach einer Erfassungssoftware für kommunale Bauhöfe / Betriebshöfe. Dabei sind sämtliche erbrachten Leistungen ("Produkte") zu erfassen, auszuwerten und zu analysieren. Diese Leistungen ergeben sich aus der Haushaltsstruktur des Technischen Betriebs. Die Leistungen werden im Bereich von vordefinierten Anlagen bzw. georeferenzierten Punkten erbracht. Darüber hinaus sind im Zusammenhang mit Fahrzeugen erbrachten Leistungen auszuwerten. Insbesondere muss mit der Softwarelösung neben der Leistungserfassung auch eine Erfassung der Erschwerniszuschläge nach TVöD erfolgen. Hierfür sind die aktuellen Regelungen aus den einschlägigen Tarifverträgen zu beachten (insbesondere TVöD im Bereich der Vereinigung der kommunalen Arbeitgeberverbände (TVöD-VKA) sowie der landesbezirkliche Tarifvertrag zum TVöD im Bereich des KAV NW (TVöD-NRW)).

Der Technische Betrieb plant in diesem Zusammenhang die Einführung einer Cloud-Lösung, bei der der Bieter eine Softwarelösung und die dazugehörige Cloud bereitstellt und wartet (Software as a Service (SaaS)).

Der Bieter stellt eine Software as a Service (SaaS) bereit, begleitet die Einrichtung, stellt die dafür erforderliche IT-Infrastruktur bereit und führt die Wartung durch. Der Anbieter kümmert sich um Wartung, Upgrades, Support, Sicherheit und alle anderen Aspekte der Softwareverwaltung, einschließlich der für den Betrieb erforderlichen Cloud.

Ein Anbieter von Software as a Service (SaaS) übernimmt mehrere wichtige Aufgaben, um seinen Kunden eine reibungslose und effiziente Nutzung der Software zu ermöglichen:

- Bereitstellung und Wartung der Infrastruktur: Der Anbieter stellt die notwendige Hardware und Netzwerkinfrastruktur bereit und sorgt für deren Wartung und Aktualisierung. - Software-Updates und -Wartung: Regelmäßige Updates und Wartungsarbeiten werden durchgeführt, um die Software auf dem neuesten Stand zu halten und Sicherheitslücken zu schließen. - Sicherheit und Datenschutz: Der Anbieter implementiert Sicherheitsmaßnahmen, um die Daten der Nutzer zu schützen, und stellt sicher, dass die Datenschutzbestimmungen eingehalten werden.

- Kundensupport: Ein effektiver Kundensupport wird bereitgestellt, um bei technischen Problemen oder Fragen zur Nutzung der Software zu helfen. - Skalierbarkeit: Der Anbieter sorgt dafür, dass die Software skalierbar ist und den wachsenden Anforderungen der Nutzer gerecht wird. - Zugänglichkeit und Verfügbarkeit: Die Software wird rund um die Uhr verfügbar gemacht, sodass Nutzer jederzeit darauf zugreifen können. Die Aufzählung ist nicht abschließend. Sie soll vielmehr für ein gemeinsames Verständnis sorgen, was im Allgemeinen unter SaaS zu verstehen ist. Insbesondere werden die Anforderungen des Auftraggebers durch diese Leistungsbeschreibung, das Leistungsverzeichnis und den EVB-IT Cloud-Vertrag konkretisiert. Die Bereitstellung der Softwarelösung muss jedoch zwingend als SaaS- / Cloudlösung erfolgen. Die SaaS- bzw. Cloudlösung muss vollständig browsergestützt sein und darf für den Betrieb keine zusätzlichen lokalen Komponenten seitens des Auftraggebers erfordern. Die Software existiert bereits in den Grundfunktionen und muss nicht erst entwickelt werden. Sie ist an die Erfordernisse des Auftraggebers anzupassen (Customizing). Es wird ein Dienstleistungsvertrag mit einer Grundlaufzeit von 24 Monaten ab Zuschlagserteilung geschlossen. Danach verlängert sich der Vertrag automatisch um jeweils weitere 12 Monate, sofern der Vertrag von keiner Vertragspartei gekündigt wird. Der Angebotspreis ist für eine Laufzeit von 48 Monaten zu kalkulieren.