IT-Fachverfahren der Berliner Musikschulen

Die Senatsverwaltung für Kultur und Gesellschaftlichen Zusammenhalt (SenKultGZ) Ref. I D verantwortet formell das IT-Fachverfahren der 12 (zwölf) Berliner Musikschulen zur Verwaltung von Unterrichten, Kursen, Leihinstrumenten sowie Schüler:innen- und Lehrkräfteverträgen. Das „servicezentrum musikschulen“ (szm) ist ein Arbeitsbereich der Stiftung für Kulturelle Weiterbildung und Kulturberatung (SKWK). Die SKWK ist eine zuschussgeförderte Stiftung im Land Berlin im Zuständigkeitsbereich der SenKultGZ. Das szm trägt die Verantwortung für die Fachverfahrensbetreuung und dessen Betrieb.

Mit dem Ziel der Modernisierung wird im Rahmen eines öffentlichen Auftrags ein neues IT-Fachverfahren (im Folgenden ‚System‘ genannt) ausgeschrieben. Die SKWK agiert hierbei als Auftraggeberin und im Rahmen einer Bezuschlagung als künftige Vertragspartei; sie wird in den Vergabeunterlagen als Auftraggeberin (AG) bezeichnet. Der in diesem Vergabeverfahren zu bezuschlagende Marktanbieter wird im Weiteren als Auftragnehmer (AN) bezeichnet. Die AG wurde im Vorfeld dieses Vergabeverfahrens durch die PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH bei der Vorbereitung und Konzeption der Beschaffung beraten. Die PD unterstützt die Auftraggeberin zudem als Vergabestelle bei der Durchführung des laufenden Vergabeverfahrens. Pro Jahr werden über alle 12 Berliner Musikschulen hinweg ca. 350 Unterrichtsfächer als Einzel-, Klein- oder Großgruppenunterricht oder/und als Kurse angeboten. Insgesamt werden ca. 60.000 Schüler:innen- und ca. 2.000 Lehrkräfteverträge gehalten. Derzeit verwenden die Berliner Musikschulen hierfür das System ‚MS-IT‘ der Firma Advellence Solutions AG. ‚MS-IT‘ ist eine Individualentwicklung und besteht aus zwei Modulen: der Standardsoftware ‚Information Manager‘ und dem eigens für die Musik schulen entwickelten Add-In ‚Vertragsverwaltung‘. Weitere allgemeine Details zur Berliner Musik schul-Welt sind auf der zugehörigen Homepage abrufbar: https://www.berlin.de/sen/kultur/kultureinrichtungen/musikschulen/. Das aktuelle IT-Fachverfahren wird im Betriebsmodell On-Premise vom externen Dienstleister sqlXpert in einem privaten Rechenzentrum betrieben. Für das künftige System sucht die SKWK nach einer Lösung im Betriebsmodell Software-as-a-Service (SaaS) mit Systembetrieb beim Hersteller bzw. einem ihm angeschlossenen Rechenzentrum. Für die Projektphase der Ablösung des Bestandssystems gelten abseits der Informationen, die in den (nicht-)funktionalen Anforderungen der Anlage B.1_Anforderungskatalog enthalten sind, folgende Rahmenbedingungen:

* Für die Projektplanung der Ablösung des Bestandssystems einschließlich Datenmigration kann der AN für den gesamten Projektzeitraum Unterstützungsleistungen durch insgesamt 1,25 Vollzeitäquivalente (VZÄ) des szm einkalkulieren, deren Expertise u. a. in den Bereichen Projektmanagement, Dokumentation, Testing sowie Geschäftsprozessoptimierung liegt. * Für die Migration der Altdaten sollte der AN insgesamt ca. 20 Datenbanktabellen mit diversen Relationen sichten sowie von insgesamt etwa 10 GB Datenvolumen ausgehen. * Für den laufenden Betrieb sollte der AN in Lösungsskizze und Kalkulation berücksichtigen, dass alle Anfragen zum First-Level-Support durch das szm bearbeitet werden, sodass den AN nur noch Supportrequests zu 2nd Level oder höher erreichen werden.

Der Beschaffungsgegenstand besteht im Wesentlichen aus den Bestandteilen * Software-Lizenz und -Pflege sowie Betrieb im Modell Software-as-a-Service * Zugehörige Dienstleistungen in den Aufgabenbereichen Architektur- und Prozessberatung, Entwicklung, Testing, Systemintegration, Schulung usw. (Details in Anlage C_Preisblatt) * Kunden-Support (2nd und 3rd-Level) * Transition-Projekt zur Ablösung des Bestandsystems einschließlich Datenmigration.

Der Beschaffungsgegenstand wird in Anlage B.1_Anforderungskatalog durch funktionale und nicht funktionale Anforderungen detailliert beschrieben. Eine wesentliche Anforderungsgrundlage für das IT-Fachverfahren der Berliner Musikschulen ist die Anlage B.7_Architekturrichtlinie.