IT Dienstleistung Anne Frank Zentrum e. V.

1) Zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle: Offizielle Bezeichnung: Anne Frank Zentrum e. V.; Bereich/Abteilung: Verwaltung; Straße, Hausnummer: Rosenthaler Straße 39; Postleitzahl: 10178; Ort: Berlin; Land: DE; Telefon: +49 30288865600; Internet-Adresse: https://www.annefrank.de; E-Mail: j.clemen@annefrank.de Den Zuschlag erteilende Stelle: s.o. Stelle, bei der die Angebote oder Teilnahmeanträge einzureichen sind: s.o. 2) Verfahrensart: Öffentliche Ausschreibung, Vergabenummer: 2025/1-1 3) Form, in der Teilnahmeanträge oder Angebote einzureichen sind: Angebote können nur elektronisch abgegeben werden. 4) Ggf. in den Fällen des § 29 (3) die Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit und die Informationen zum Zugriff auf die Vergabeunterlagen: Die Angaben im Zusammenhang mit dieser Ausschreibung dürfen nur zur Erstellung des Angebots benutzt werden. Jede Verwendung für andere Zwecke ist untersagt. Der Inhalt der Vergabeunterlagen ist vertraulich zu behandeln; der Bieter hat - auch nach Beendigung der Angebotsphase - über die ihm während des Vergabeverfahrens bekanntgewordenen geschäftlichen Angelegenheiten Verschwiegenheit zu bewahren. Er hat hierzu auch die mit der Erstellung des Angebotes beschäftigten Mitarbeiter sowie einbezogene Nachunternehmer und Lieferanten zu verpflichten 5) Art und Umfang der Leistung: Sehr geehrte Damen und Herren, wir laden Sie hiermit ein, ein Angebot für die Bereitstellung von IT-Dienstleistungen für das Anne Frank Zentrum in Berlin einzureichen. Ziel dieser Ausschreibung ist es, einen qualifizierten IT-Dienstleister zu finden, der uns bei der Umsetzung unserer IT-Projekte unterstützt und unsere IT-Infrastruktur optimiert und wartet. Das Anne Frank Zentrum verfügt nicht über eigenes Personal im Bereich der IT. Daher ist es notwendig, auf die Unterstützung durch Fachpersonal zum einen in Bezug auf die Verwaltung und Dokumentation der vorhandenen Hard- und Software sowie Lizenzen usw., aber auch auf die Beratung, beispielsweise zur Vorbereitung von Leistungsbeschreibungen bei Beschaffungen, und den Support in Störungsfällen zurückgreifen zu können. Das Anne Frank Zentrum ist die deutsche Partnerorganisation des Anne Frank Hauses in Amsterdam. Mit Ausstellungen und Bildungsangeboten erinnert das Zentrum an Anne Frank und ihr Tagebuch. Es schafft Lernorte, in denen sich Kinder und Jugendliche mit Geschichte auseinandersetzen und diese mit ihrer heutigen Lebenswelt verbinden. Sie lernen gesellschaftliche Verantwortung zu übernehmen und sich für Freiheit, Gleichberechtigung und Demokratie zu engagieren. Uns sind Qualität, Sicherheit und Zuverlässigkeit wichtig. Deshalb suchen wir einen Partner, der diese Werte teilt und uns dabei unterstützt, unsere Ziele zu erreichen. Das Anne Frank Zentrum finanziert sich allein aus Spenden und Fördermitteln. Die Fördermittel werden jährlich neu beantragt. Nach derzeitigem Stand steht für IT-Dienstleitungen ein jährliches Budget in Höhe von ca. 40.000,00 € zzgl. Umsatzsteuer zur Verfügung. Für die Bestandsaufnahme zu Beginn des Vertrags steht ein Budget von maximal 1.200,00 € zzgl. Umsatzsteuer (Maximalpreis) zur Verfügung. Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme an dieser Ausschreibung.

Arbeitsumfang: ca. 20 Stunden pro Monat, Erreichbarkeit: 8-18 Uhr Personenzahl: 45 Mitarbeiter/innen Homeoffice und Office Standorte: 3 (zentral und nahe beieinander in Berlin), alle drei Standorte sollen von demselben Dienstleister betreut werden Erbringung der Leistung: Die Leistungen können so weit wie möglich remote erbracht werden. Alle anfallenden Aufgaben sollen in einer angemessenen Zeit erledigt werden. Für Störungen gelten die Reaktions- und Erledigungszeiten gemäß Ziffer 10.2.3 des IT-Servicevertrags. Bei Bedarf ist ein Vor-Ort-Service in den Gebäuden des Anne Frank Zentrums in Berlin geschuldet. Das Anne Frank Zentrum geht davon aus, dass der Auftragnehmer ca. 1x pro Woche vor Ort tätig werden muss.

Hardwareausstattung/Software: • etwa 45 Notebooks (Windows 11); etwa 8 PCs (Windows 11) • alle Notebooks mit VPN und eigenen Telefonieclients • lokale Benutzerkonten • etwa 50 IP Telefone standortübergreifend (Cloudlösung Ansitel) • 2 x Server Hyper-V mit 7 virtuellen Maschinen vor Ort auf Host (kein Clouddienst) o Microsoft als auch Linux Server (Debian und Ubuntu) o Microsoft Exchange (lokal installierte Serverinstanz) o Telefonanlage Ansitel o Windata Server (Überweisungssoftware) o Agenda Server (Buchhaltungssoftware) o Print Server o Top Server (Kassensoftware) o AD Server • Firewall von Securepoint o VPN Zugänge mit 2FA o Standortvernetzung zwischen den Filialen • Backup Synology NAS dreistufig • USV APC Unterbrechungsfreie Stromversorgung • WLAN Unfiy standortübergreifend • Netzwerk ist in zwei Zonen unterteilt (Gast und intern) und wird sowohl per Ethernet als auch per WLAN zur Verfügung gestellt. Der externe Zugriff auf das interne Netzwerk erfolgt über eine VPN-Verbindung und RDP. • Software: Windata, Agenda, Beckerbillet, Keepass, Windows 11

Leistungsumfang • Bereitstellung und Wartung von Servern und Netzwerkinfrastruktur • Implementierung und Verwaltung von Sicherheitslösungen • Einführung von Mailstore ist geplant • Bereitstellung von Helpdesk- und Support-Diensten (vor Ort und Remote) • Unterstützung bei der Prozessoptimierung und Digitalisierung • Server- und Netzwerkinfrastruktur: Installation, Konfiguration und Wartung von Servern und Netzwerken • Sicherheitslösungen: Implementierung von Firewalls, Anti-Virus-Software und anderen Sicherheitsmaßnahmen • Datenmigration: Unterstützung bei der Migration von Daten und Anwendungen auf neue Systeme oder zu Cloud-Diensten • Schnittstellenmanagement • Helpdesk und Support: Bereitstellung von technischem Support und Helpdesk-Diensten für Mitarbeiter • Sicherheitsüberprüfungen: Regelmäßige Überprüfungen und Audits der IT-Sicherheit • Wartung von Endgeräten • On- und Off-Boarding: ID-User Passwort etc., Rechtevergabe Server, Telefon Client; Telefonnummer, E-Mail Adresse, Gruppenverteiler, 2FA (Zweifaktor), VPN, Software (Agenda, Top, Windata, Office) • Nutzer- und Gruppenverwaltung/Dokumentation • Lizenzmanagement • Updatemanagement • Mobile Device Management (Hardwarebeschaffung, Montage und Einrichtung, neben Vor-Ort-Service Fernzugriff- und -verwaltung, arbeitsplatzgenaue Standortdokumentation) • Organisation und Bereinigung der IT-Infrastruktur • Einspielen und Beschaffung von Zertifikaten für verschiedene Dienste • Erstellung von Anleitungen und Dokumentationen • Erarbeitung von Unterlagen für die Beschaffung von Hard- und Software • Innovation und Technologiewandel: technologische Weiterentwicklungen und Innovationen einbringen • Betreuung Internettelefonie und Festnetz • VPN • Backup • Netzwerk • Exchange Server (E-Mail) Ort(e) der Leistungserbringung: Offizielle Bezeichnung: Anne Frank Zentrum e. V.; Straße, Hausnummer: Rosenthaler Straße 39; Postleitzahl: 10178; Ort: Berlin; Land: DE; Offizielle Bezeichnung: Anne Frank Zentrum e. V.; Straße, Hausnummer: Sophienstraße; Postleitzahl: 10178; Ort: Berlin; Land: DE 6) Ggf. Anzahl, Größe und Art der einzelnen Lose: entfällt, da keine losweise Vergabe 7) Nebenangebote sind nicht zugelassen. 8) Etwaige Bestimmungen über die Ausführungsfrist: Beginn: 01.02.2026, Ende: 31.01.2031 9) Die Vergabeunterlagen werden auf der Vergabeplattform evergabe.de bereitgestellt. Ein unentgeltlicher Abruf ohne Registrierung ist möglich unter https://www.evergabe.de/unterlagen/3273367/zustellweg-auswaehlen. 10) Angebotsfrist: 13.11.2025, 09:00 Uhr; Bindefrist: 15.12.2025 11) Höhe etwa geforderter Sicherheitsleistungen: Diese Angaben sind u.a. in den folgenden Vergabeunterlagen enthalten:

D3 - Angebotsvordruck D4 - Eigenerklärung D6 - EVB-IT Servicevertrag

D3 Zum vor-Ort-Service (Ausschlusskriterium): Sie sind in der Lage bei einer betriebsverhindernden Störung auf Abruf des Auftraggebers innerhalb von zwei Stunden vor Ort an jedem Standort des Auftraggebers in Berlin zu sein.

D4 III. Erklärungen zur Eignung

1. Angaben zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit Angaben zum Gesamtumsatz bezogen auf die letzten 3 Geschäftsjahre 2022, 2023, 2024 Gesamtumsatz (netto) des Unternehmens Umsatz (netto) des Unternehmens bezogen auf den Tätigkeitsbereich dieser Ausschreibung IT-Dienstleistung

Angaben zur Betriebs- oder Berufshaftpflichtversicherung 0 Der Bieter versichert, über eine Betriebs- oder Berufshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme in Höhe von 500.000,00 € Euro für Personen, Sach- und Vermögensschäden zu verfügen. Ein Nachweis der Versicherung ist beigefügt. oder 0 Der Bieter versichert, im Auftragsfall eine entsprechende Versicherung abzuschließen.

2. Angaben zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit 2.1 Erklärung zur Anzahl der Beschäftigten der Geschäftsjahre 2022, 2023, 2024 (Durchschnittliche jährliche Anzahl der Beschäftigten) Es wird eine Mindestanzahl an Mitarbeitern (einschließlich der Geschäftsinhaber) in Höhe von 3 Mitarbeitern gefordert (Mindestanforderung).

2.2 Referenzen Es sind mindestens drei vergleichbare Referenzaufträge zu benennen, die in den letzten drei Jahren (maßgeblich ist der Ablauf der Angebotsfrist) über eine Laufzeit von mindestens einem Jahr erbracht wurden (Mindestanforderung).

Ein Referenzauftrag ist vergleichbar, wenn er folgende Anforderungen erfüllt: Der Auftrag muss ein Auftragsvolumen von 1.500,00 € netto pro Monat umfassen und die Referenz auch darüber hinaus mit dem vorliegenden Auftrag vergleichbar erscheinen.

Referenz 1 Name und Anschrift des Auftraggebers: Telefonnummer und Mail für Rückfragen: Auftragsgegenstand: Monatlicher Auftragswert (netto): Leistungszeitraum:

Referenz 2 Name und Anschrift des Auftraggebers: Telefonnummer und Mail für Rückfragen: Auftragsgegenstand: Monatlicher Auftragswert (netto): Leistungszeitraum:

Referenz 3 Name und Anschrift des Auftraggebers: Telefonnummer und Mail für Rückfragen: Auftragsgegenstand: Monatlicher Auftragswert (netto): Leistungszeitraum: Hinweise zu den Referenzen:

Es ist möglich, die Tabelle zu kopieren und weitere Referenzen anzugeben. 12) Wesentliche Zahlungsbedingungen oder Angabe der Unterlagen, in denen sie enthalten sind: Diese Angaben sind u.a. in den folgenden Vergabeunterlagen enthalten:

D1 - Auffforderung zur Angebotsabgabe D3 - Angebotsvordruck D5 - Preisblatt D6 - EVB-IT Servicevertrag D7 - Bewerbungsbedingungen 13) Mit dem Angebot oder dem Teilnahmeantrag vorzulegenden Unterlagen, die der Auftraggeber für die Beurteilung der Eignung des Bewerbers oder Bieters und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen verlangt: Dem Angebot sind folgende Anlagen beigefügt: 0 das ausgefüllte Formular Eigenerklärungen 0 das ausgefüllte Preisblatt 0 Konzept zur Leistungserbringung 14) Angabe der Zuschlagskriterien, sofern diese nicht in den Vergabeunterlagen genannt werden: entfällt, siehe Vergabeunterlagen

Hardware,Software,IT-Systemdienstleistungen,Beratung/ Gutachten/ Studie (IT)