Implementierung einer Software zur Buchung von Büroarbeitsplätzen und Konferenzräumen

Die Universität Hamburg (im Folgenden ?UHH?) ist als Exzellenzuniversität mit mehr als 43.000 Studierenden und ca. 6.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine der forschungsstärksten Universitäten Deutschlands und gleichzeitig eine der größten Ausbildungseinrichtungen Norddeutschlands. Mit ihrem Konzept der ?Flagship University? in der Metropolregion Hamburg pflegt sie innovative und kooperative Verbindungen zu wissenschaftlichen und außerwissenschaftlichen Partnern. Sie produziert für den Standort ? aber auch national und international ? die zukunftsgerichteten gesellschaftlichen Güter Bildung, Erkenntnis und Austausch von Wissen unter dem Leitziel der Nachhaltigkeit.

Seit der Corona-Pandemie und den damit notwendigen Veränderungen hat auch ?New Work? Einzug in die Universität Hamburg gehalten. Die UHH setzt dabei auf einen ganzheitlichen Veränderungsprozess in den Handlungsfeldern Person, Kollaboration und Kulturwandel, Organisation und Prozesse, Arbeitsorte und Arbeitsfähigkeit sowie Digitalisierung und IT. Ziel ist hierbei das Empowerment der Beschäftigten, die Stärkung von inneruniversitärer, überregionaler und internationaler Kooperation sowie die Erhöhung der Geschwindigkeiten zur Erreichung der Klimaneutralität u.a. durch die Verringerung von Pendlerbewegungen und Dienstreisen sowie eine effizientere Nutzung der Flächen.

Daher bedarf es der Neukonzeptionierung der IT-Systemlandschaft und die Anpassung an den aktuellen Stand der Technik, damit den Nutzern ein zeitgemäßes Nutzererlebnis ermöglicht wird. Für die Erreichung der gesteckten Ziele im New Work Prozess ist neben weiteren Maßnahmen auch die Einführung einer Software zur Buchung von Arbeitsplätzen und Konferenzräumen erforderlich: Zur zentralen Steuerung aller Prozesse im Rahmen der Arbeitsplatzbuchung soll ein Arbeitsplatz-Buchungs-Tool (ABT) eingeführt werden. Mittels dieser Software soll es möglich sein, Arbeitsplätze für einen bestimmten Zeitraum zu buchen und die Auslastung der Arbeitsplätze kontinuierlich im Blick zu behalten.

Die Softwarelösung dient als Eingabemaske zur Verwaltung der Arbeitsplätze und bietet gleichzeitig verschiedenste Auswertungsmöglichkeiten für eine strategische Steuerung der Arbeitsumgebung. Es sollen nur Arbeitsplätze und Besprechungsräume gebucht werden können. Dieses System soll keine Insellösung sein, die nur in einzelnen Liegenschaften der UHH funktioniert, sondern für alle Liegenschaften anwendbar werden, die in Zukunft das mobiles Arbeitsplatzkonzept einführen.

Konkret soll für das Desksharing ein Platzbuchungs-System für ca. 162 Gebäude mit ca. 7450 Büro- und 350 Konferenz- bzw. Besprechungsräumen eingeführt werden, mit dem die Mitarbeiter der UHH über eine Software die folgenden Raumarten buchen können:

? Arbeitsplatz in Büroräumen für Team-Arbeit ? Pool-Plätze in Büroräumen (zum Beispiel für stille Arbeit) ? Plätze in Einzelbüros für Telefon- oder Videokonferenzen ? Besprechungsräume und Konferenzräume

Die Buchungen der folgenden Ressourcen und eine damit ggf. verbundene softwareseitige Unterstützung der Kapazitäten-Planung sollen vorerst über einen anderen Ansatz realisiert werden:

? Seminarräume oder Hörsäle ? Studentische Arbeitsplätze ? Laborplätze

Implementierung einer Software zur Buchung von Büroarbeitsplätzen und Konferenzräumen