Erwerb und Einrichtung einer Finanz-Software

2. Buchhaltung Die Buchhaltung umfasst die Teilbereiche Finanzbuchhaltung, Anordnungsmanagement, die Kasse und die Kostenrechnung, welche insgesamt die zahlungswirksamen und zahlungsneutralen Buchungen abbilden. Die Finanzbuchhaltung folgt den doppischen Grundsätzen. Im Anordnungsmanagement sollen Geschäftsvorfälle durch digitale Unterschrift unmittelbar in die Finanzbuchhaltung übergeben werden. Zeitgleich sollen die Anordnungen zur Aktivierung in der Personenbuchhaltung/Kasse vorgemerkt werden. Das Kassengeschäft soll maßgeblich durch eine automatisierte, SEPA-Mandatsreferenzierte Verbuchung der Kontoauszüge unterstützt werden. Alle Kassenbuchungen können unmittelbar per Tagesabschluss in die Finanzbuchhaltung übergeben werden, damit in der Finanzbuchhaltung jederzeit über tagesaktuelle Zahlen verfügt werden kann. Insgesamt soll eine anordnungsbasierte Buchführung mit einem vollständig digitalen Rechnungsworkflow (inkl. GoBD-konformen Rechnungseingangsbuch), automatisiertes Einlesen und Verarbeiten von elektronischen Kontoauszügen sowie eine sichere EBICS-Anbindung für den gesamten Banken-Zahlungsverkehr zur Verfügung stehen. Die Buchungsvorgänge sollen in Bilanz, Ergebnis- und Finanzrechnung sowie den üblichen Berichten ausgewertet werden. Auch die Steueranmeldungen sollten mittels integrierter ELSTER-Funktionalität direkt aus der Finanzbuchhaltung vorgenommen werden können. Für den Jahresabschluss sind in der Finanzbuchhaltung diverse Abstimmungs- und Prüffunktionen notwendig. Der Abschluss sollte systemunterstützt durchgeführt werden können. Im Bereich der Kredite und Ausleihungen sollen Kreditangebote kalkuliert und verglichen, Zins- und Tilgungspläne geprüft bzw. erstellt werden. Gleichzeitig sollen Planungsdaten für den kameralen und doppischen Haushalt bereitgestellt und Anordnungen bzw. Anweisungen von Zahlungen unmittelbar im Rechnungswesen gebucht werden. Die automatisierte Bestandsveränderung soll in der Eröffnungsbilanz hervorgehen. Durch eine automatisierte, intelligente Personenkonten-Zusammenführung soll die Adressverwaltung von Dubletten bereinigt und künftig vermieden werden. Hier ist eine vorab Zusammenführung notwendig. Die Erzeugung und der Empfang von E-Rechnungen im Standard ZUGFeRD ist unerlässlich., zumal der Empfang und die Erstellung gesetzlich vorgeschrieben sind. 3. Anlagenbuchhaltung Mit einer neuen Software sollen automatisch alle Buchungen aus der Finanzbuchhaltung auf Konten des Anlagevermögens bzw. auf Sonderposten-Konten zur Anlage der Vermögensgegenstände bzw. Sonderposten angeboten werden. Je nach Bedarf soll für das gesamte Jahr oder Teilperioden die Abschreibungen bzw. Auflösungen ermittelt werden können und die Software automatisiert die entsprechenden Buchungssätze vornehmen. Diese wiederum sollen über das Anordnungswesen an die Finanzbuchhaltung übertragen werden, sodass letztlich ein vollautomatisierter Buchungsprozess möglich ist. Erträge und Aufwendungen aus Auflösung bzw. Abschreibung sollen somit konsistent in der Finanzbuchhaltung dargestellt werden und für Auswertungen in der Kosten- und Leistungsrechnung bereitstehen. 4. Abgaben und Verbrauchsgebühren Durch eine vollständige Integration mit einheitlichem Bürger- bzw. Personenkonto und Einheitskasse soll die Abgabenerhebung sowie Verbrauchsgebühren besonders vereinfacht und effizienter gestaltet werden. Mit vielfältigen Auswertungs- und Berichtsoptionen soll das Steueramt dabei stets einen vollständigen Überblick über die kommunalen Einkünfte bieten können. Eine Integration zum Dokumentenmanagement (nscale) zu Auskunft- und Archivierungszwecken sollte möglich sein. Es sollte darüber hinaus die Möglichkeit gegeben sein, kleinere, individuelle Abgabenarten anzulegen und umzusetzen. 5.Web-Anwendung Durch eine Web-Anwendung sollen der Zugriff und die Bearbeitung von überall mit mehreren Nutzern gleichzeitig, unabhängig von der verwendeten Hardware, ermöglicht werden. Hierbei geht es nicht um eine reine Auskunftserteilung, sondern eine vollumfängliche Sachbearbeitung durch den Zugriff auf alle erforderlichen Daten, auch außerhalb des Hauptarbeitsplatzes. Dies ist insbesondere bei Ratssitzungen, Rechnungsprüfungen, Besprechungen und sonstigen Terminen notwendig und geboten. Zudem soll die Möglichkeit vorhanden sein, Bürgermeistern, Ratsmitgliedern oder auch Prüfern per Link einen eingeschränkten Zugriff, lediglich zur Einsicht und zu Auskunftszwecken zur Verfügung stellen zu können. 6. Rechtliche Anforderungen Die aktuelle Software erfüllt nicht die Anforderungen an eine revisionssichere Buchführung gemäß den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Eine nachträgliche Manipulation von Daten ist technisch möglich und wird nicht vollständig protokolliert. Dies stellt ein erhebliches Risiko im Hinblick auf Nachvollziehbarkeit, Transparenz und rechtliche Absicherung dar. Zur Gewährleistung der rechtlichen Konformität und Revisionssicherheit muss die neue Software zwingend GoBDkonform sein. 7. Technische Aspekte Die bestehende Softwarearchitektur basiert auf einem direkten Zugriff der Clients auf den SQL-Server. Diese Struktur ist veraltet, unsicher und nicht mehr zeitgemäß. Sie verhindert einen sicheren Remote-Zugriff, was insbesondere die Arbeit im Homeoffice oder von mobilen Arbeitsplätzen aus stark einschränkt. Zudem fehlt es der aktuellen Lösung an modernen Schnittstellen und Integrationsmöglichkeiten, was eine effiziente Zusammenarbeit mit anderen Fachverfahren oder Buchungssystemen erschwert. Eine neue, technologisch moderne Lösung ist erforderlich, um ITSicherheit, Stabilität und ortsunabhängiges Arbeiten dauerhaft zu gewährleisten und sollte diese Aspekte erfüllen können.