Einkaufslösung „Guided Buying“ als Anforderungsplattform mit direkter Echtzeitanbindung in die SAP S/4 HANA Cloud

Die Medizinische Hochschule Hannover befindet sich seit einiger Zeit im Projekt „tranS/4mation“. Hauptziel dieses Projektes ist die Ablösung der seit 1998 in der MHH betriebenen SAP R3 ERP-Software durch den Nachfolger S/4 HANA. Als ein Teilziel der gesamten und äußerst komplexen Systemlandschaft wurde die Einführung einer einheitlichen Anforderungsplattform für Endnutzer in der MHH definiert. Ein geeignetes und modernes Anforderungssystem mit Anbindung an SAP S/4HANA muss in einer Universitätsklinik weit mehr leisten als eine bloße Standard-Bestelloberfläche. Es dient als zentrale Drehscheibe für den operativen Einkauf, um eine effiziente und benutzerfreundliche Beschaffung sicherzustellen. Die Notwendigkeit eines spezialisierten Systems wurde besonders deutlich, nachdem ein vorangegangenes Großprojekt mit einer bekannten Cloud-Lösung für den strategischen Einkauf scheiterte. In diesem Fall konnten essenzielle prozessuale Anforderungen – wie ein automatisierter Warenkorbsplitt und eine performante, Shop übergreifende Suchfunktion – technisch nicht zufriedenstellend umgesetzt werden. Kernanforderungen an das System: Ein leistungsfähiges Anforderungssystem für S/4HANA muss folgende Funktionalitäten nahtlos abbilden: Warenkorbsplitt & Routing: Das System muss in der Lage sein, einen gemischten Warenkorb automatisch nach Lieferanten, Warengruppen oder Buchungskreisen zu splitten. Die resultierenden Teilwarenkörbe müssen im Hintergrund korrekt in separate Bestellanforderungen (Banf) in S/4HANA überführt werden.

Shop übergreifende Suchfunktion (Cross-Catalog Search): Um die Benutzerakzeptanz zu erhöhen, ist eine einzige Suchzeile erforderlich, die gleichzeitig interne Kataloge, externe Punch-out-Kataloge und Freitext-Optionen durchsucht.

Integration der Abdata-Datenbank: Für den medizinischen oder pharmazeutischen Bereich ist die Einbindung der Abdata-Pharma-Daten entweder direkt oder über eine Toollösung zwingend erforderlich, um Stammdaten (wie PZN) aktuell zu halten und regulatorische Anforderungen zu erfüllen.

Stationäre Scanlösung: Das System muss eine Software für mobile Endgeräte unterstützen, um Anforderungen direkt „am Regal“ per Scan (z. B. auf Krankenhausstationen oder in Werkstätten) auszulösen.

Bestandsführung & Konsignationslager: Eine tiefe Integration in die Materialwirtschaft (MM) von S/4HANA ist nötig, um Bestände in Konsignationslagern in Echtzeit abzufragen und Entnahmen direkt zu verbuchen.

Nahtlose S/4HANA-Integration: Die Kommunikation sollte über moderne Schnittstellen wie OData oder das SAP Business Technology Platform (BTP) Cloud Integration Gateway erfolgen, um Dubletten bei Stammdaten zu vermeiden und einen Clean-Core-Ansatz zu unterstützen.

Weiterhin ist eine Echtzeitanbindung an S/4HANA eine unbedingte technologische Anforderung . Das neue System muss eine bidirektionale Live-Kommunikation ermöglichen.

Anforderungen an eine Echtzeit-Integration:

Bestands- und Verfügbarkeitsprüfung (ATP): Beim Scannen eines Artikels auf Station muss das System in Millisekunden den aktuellen S/4HANA-Lagerbestand sowie Konsignationsbestände abgleichen. Nur so wird verhindert, dass Artikel angefordert werden, die physisch nicht mehr verfügbar oder bereits für andere Kostenstellen reserviert sind.

Sofortige Belegschreibung Sobald die Anforderung abgeschickt wird, muss via SAP OData-Services oder BTP Integration Suite unmittelbar eine Bestellanforderung (Banf) im S/4HANA erzeugt werden. Dies ermöglicht ein sofortiges Monitoring und verhindert Informationsverlust

Validierung gegen das Budget: Eine Echtzeit-Prüfung gegen das FM (Funds Management) oder CO (Controlling) stellt sicher, dass Anforderungen nur dann durchgehen, wenn das Budget im S/4HANA zum Zeitpunkt der Erfassung tatsächlich vorhanden ist.

Ereignisgesteuerte Architektur (Event Mesh): Durch den Einsatz von SAP Event Mesh reagiert das Anforderungssystem sofort auf Statusänderungen in S/4HANA (z.B. Wareneingang oder Storno), ohne dass manuelle Abgleiche nötig sind.

Die beispielhaft aufgeführten Anforderungen stellen die geforderte Systemkomplexität nur auszugsweise dar.