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Frist unbekanntEU-weitIT-DienstleistungenIT und SoftwareRahmenvereinbarung

Einführung zentrales Vertragsmanagement als SaaS auf Konzernebene - Cloudlösung

Messe Berlin GmbH · Berlin, Berlin

Aktenzeichen BEK-2025-0002veröffentlicht 02.09.2025DienstleistungenVerhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Frist im Verfahrenkeine Angabe

Dieses Verfahren ist abgeschlossen oder älter. Die Seite bleibt zur Information erreichbar.

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Auf einen Blick

Art des Auftrags
Dienstleistungen
Geschätzter Wert
keine Angabe
Laufzeit
5 Jahre01.03.2026 – 28.02.2031, bis zu 2 Verlängerungen
Lose
1
Rahmenvereinbarung
jaRahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb, höchstens 1 Unternehmen
Ort der Leistung
Berlin14055, Berlin
Einreichung
elektronisch: Zulässigvergabekooperation.berlin

Schnellprüfung für Bieter

  • Unterlagen frei zugänglichja
  • Elektronische Einreichung verpflichtendnein
  • Nebenangebote zugelassennein
  • Mehrere Hauptangebote zugelassennein
  • Laut Auftraggeber für KMU geeignetnein
  • Sicherheiten verlangtkeine Angabe
  • Teilnahme vorbehalten (z. B. Werkstätten)nein
  • E-Rechnung verpflichtendnein
  • Vertraulichkeitserklärung verlangtkeine Angabe
  • Elektronische Auktionnein
  • Aus EU-Mitteln finanziertnein
  • Wiederkehrender Auftragkeine Angabe

Einordnungvon uns ausgewertet

Wer darf bieten?

Zuerst bewerben sich Unternehmen mit einem Teilnahmeantrag, danach geben ausgewählte Bewerber Angebote ab.

Wird verhandelt?

Über Inhalt und Preis der Angebote kann verhandelt werden. Oft behält sich die Vergabestelle vor, den Zuschlag ohne Verhandlung zu erteilen: Das erste Angebot sollte dann schon das letzte sein.

Was jetzt zu tun ist

Teilnahmeantrag bis zur Teilnahmefrist einreichen und das Erstangebot so kalkulieren, als gäbe es keine Verhandlungsrunde.

Bei dieser Vergabestelle vergehen von der ersten Meldung bis zum Ergebnis im Mittel 195 Tage (73 Verfahren, 24 Monate).

Sie erhält im Median 2 Angebote je Los (94 Lose mit Angabe).

Wertung laut Bekanntmachung: Preis 60 %, Leistung und Qualität 40 %.

  • Qualität40 %
  • Preis60 %

Unterlagen schon heruntergeladen? Vergabeunterlagen prüfen (Team): Fristen, Gewichtung, Mengen, Zertifikate und Fehler im Preisblatt.

Mein Angebot ist% teurer als das günstigste.

Das kostet etwa 10 von 100 Punkten der Gesamtwertung.

Punktverlust je Mehrpreis
10 % teurer−5,5 Punkte
25 % teurer−12 Punkte
50 % teurer−20 Punkte
100 % teurer−30 Punkte

Annahme: Preispunkte = günstigstes Angebot geteilt durch das eigene. Die verbindliche Formel steht in den Vergabeunterlagen.

Fristen und TermineStand 08.11.2026

  1. Veröffentlichung
    vor 14 Monaten
  2. Vertragsbeginn
    Laufzeit bis 28.02.2031
    vor 8 Monaten
  3. Heute

Beschreibung

Die Messe Berlin UG plant die Beschaffung einer Softwarelösung (SaaS) für ein digitales Vertragsmanagement/ Contract Lifecycle Management. Ziel ist die Einführung einer standardnahen, webbasierten Lösung zur zentralen Verwaltung, Steuerung, Auswertung, Kontrolle und Archivierung von Verträgen für die gesetzlich vorgegebenen Aufbewahrungsfristen bzw. manuell festgelegten Fristen mit einer noch zu definierenden Schnittstelle zu SAP S4/HANA via Enterprise Service Bus. Die Ansteuerung für die Beschaffungsvorgänge erfolgt über SAP S4/HANA. Die neue Softwarelösung soll den kompletten Vertragslebenszyklus für sämtliche im Zusammenhang mit den Beschaffungsvorgängen erstellten Dokumente (Hauptverträge, Nachträge, Schriftverkehr zu Leistungsstörungen, etc.) der Messe Berlin UG abbilden und verwalten. Die Software soll sowohl die Beschaffungsseite für die Konzernstruktur als auch die juristischen Verträge außerhalb der Beschaffung mit zwei technischen und organisatorisch getrennten Bereichen zum Start abbilden können. Erweiterungen für weitere Vertragsarten müssen grundsätzlich im technischen Standard möglich sein.

Die Software soll in den Beschaffungsprozess von der Erstellung der Vergabeunterlagen über die Vertragsausführung bis hin zur Verwaltung der Vergabeunterlagen eingebunden werden und über die notwendigen Schnittstellen zu bestehende Systeme (bspw. SAP, Vergabeportal) und Anwendungen (Signingtool) verfügen. Darüber hinaus sind sämtliche für den Beschaffungsprozess und Vergabe von Aufträgen erforderlichen Dokumentationsvorgaben zu erfüllen.

Für den juristischen Bereich soll die zu beschaffende Softwarelösung zum Projektstart über eine Vertragsdatenbank verfügen, in der sämtliche Verträge (auch außerhalb des Beschaffungswesens) erfasst, registriert und archiviert werden. Die Software muss sowohl über ein umfassendes Berechtigungskonzept als auch über die Möglichkeit des Einlesens und Erfassens von sämtlichen Verträgen (auch außerhalb des Beschaffungsprozesses erstellte) Vertragsdokumente verfügen. Die Mitarbeitenden des Messe Berlin Konzerns (einschließlich ihrer Tochtergesellschaften) sollen in die Lage versetzt werden, eigenständig sämtliche Verträge gemäß den internen Unternehmensrichtlinien in die Vertragsdatenbank hochzuladen und damit revisionssicher zu dokumentieren, dies gilt nicht für Beschaffungsverträge. Für Beschaffungsverträge werden die Grunddaten aus SAP S4/HANA zugrunde gelegt, SAP ist das führende System für Beschaffungsverträge. Es sollte sich daher um eine übersichtliche und leicht bedienbare Plattform zur Verwaltung und Kontrolle von Verträgen, außerhalb der Beschaffungsverträge, handeln.

Nachfolgende Anforderungen sollten von der Lösung grundsätzlich erfüllt werden:

• Fristen- und Terminüberwachung mit automatisierten Erinnerungen • Workflowabbildung für interne Genehmigungsprozesse • Kommentarfunktion in Vertragsakte • Einheitlicher Eingangskanal von Dokumenten (Automatisierte Migration) • Zugriff über mobile Endgeräte • Dokumentenvorschau für PDFs, Emails, etc. innerhalb der Vertragsakte • Revisionssichere Archivierung und Versionierung • Volltextsuche und Filterfunktionen • Benutzer- und Rollenmanagement, Single Sign-On (SSO) • Schnittstellen zu definierenden bestehenden Systemen (z. B. ERP, Vergabeplattform, JIRA, Signingtool) • Dashboard- und Reporting-Funktionen • Administrative Steuerung weitestgehend Inhouse • DSGVO-konformes Hosting in der EU/EWR, ISO 27001-zertifiziert • GoBD-konforme Langzeitspeicherung • Anzeige in Deutsch und Englisch, Spanisch wünschenswert

Die Lösung soll mandantenfähig, skalierbar und über Standardbrowser(Edge) nutzbar sein.

Bedingungen

Zuschlag2 von 2 angegeben

Qualität40 %
Preis60 %
Qualität
Bietererklärugnen - fachliche Leistungsfähigkeit
Preis
Angebotspreis

Eignung11 von 11 angegeben

Eintragung in das Handelsregister
Die nachstehenden Angaben /Erklärungen /Nachweise sind von den Bewerbern (bzw. jedem Mitglied der BewGe sowie von allen für die Leistungserbringung vorgesehenen Nach-/Unterauftragnehmer in der Angebotsphase vorzulegen. Ein Verweis auf frühere Bewerbungen /Angebote ist nicht ausreichend. 1. Nachwei … ganz lesenDie nachstehenden Angaben /Erklärungen /Nachweise sind von den Bewerbern (bzw. jedem Mitglied der BewGe sowie von allen für die Leistungserbringung vorgesehenen Nach-/Unterauftragnehmer in der Angebotsphase vorzulegen. Ein Verweis auf frühere Bewerbungen /Angebote ist nicht ausreichend. 1. Nachweis über die Eintragung im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens durch Vorlage eines Registerauszuges (nicht älter als 6 Monate); bei Unternehmen in der Rechtsform der GmbH & Co. KG zusätzlich auch für die GmbH (Komplementär).
Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
2. Vorlage einer rechtsverbindlich unterschriebenen Eigenerklärung des Bewerbers: - dass über das Vermögen des Unternehmens kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist, - dass sich … ganz lesen2. Vorlage einer rechtsverbindlich unterschriebenen Eigenerklärung des Bewerbers: - dass über das Vermögen des Unternehmens kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist, - dass sich das Unternehmen nicht in Liquidation befindet, - dass keine schwere Verfehlung begangen wurde, die die Integrität des Unternehmens in Frage stellt, wie z.B. - wirksames Berufsverbot (§ 70 StGB), wirksames vorläufiges Berufsverbot (§ 132a StGB), wirksame Gewerbeuntersagung (§ 35 GewO) oder, - rechtskräftige Verurteilung innerhalb der letzten 2 Jahre von Mitarbeitern mit Leitungsaufgaben wegen Betrugs (§ 263 StGB), Subventionsbetrugs (§ 267 StGB), Untreue (§266 StGB), Diebstahls (§ 242 StGB), Unterschlagung (§ 246 StGB), Urkundenfälschung (§ 267 StGB), wettbewerbsbeschränkender Absprachen (298 StGB), Bestechung (§ 334 StGB), Vorteilsgewährung (§333 StGB), Baugefährdung (§ 319 StGB), Gewässer- und Bodenverunreinigung (§§ 324, 324a StGB) und wegen unerlaubter Umgangs mit gefährlichen Abfällen (§ 326 StGB), - dass in den letzten 2 Jahren keine Freiheitsstrafen von mehr als 3 Monaten oder Geldstrafen von mehr als 90 Tagessätzen oder eine Geldbuße von mehr als 2.500 EUR wegen Verstößen gegen das Schwarzarbeiterbekämpfungsgesetz oder das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz und auch keine Bußgelder von wenigstens 2.500 EUR wegen Verstößen gegen das Arbeitnehmerentsendegesetz verhängt worden sind, - dass wegen der in § 123 Abs. 1 GWB genannten Straftaten weder eine rechtskräftige Verurteilung einer Person, deren Verhalten dem Unternehmen nach § 123 Abs. 3 GWB zuzurechnen ist, vorliegt noch gegen das Unternehmen eine Geldbuße nach § 30 OWiG rechtskräftig festgesetzt worden ist, - dass die Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie die Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt wurden, - dass das Unternehmen sich darüber bewusst ist, dass wissentlich falsche Angaben in Bezug auf die Ausschlussgründe, die Fachkunde und Leistungsfähigkeit den Ausschluss aus der Lieferantenliste der Messe Berlin zur Folge haben kann.
Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
3. Nachweis einer Versicherungsgesellschaft, dass im Zuschlagsfall eine entsprechende Betriebs- / Berufshaftpflichtversicherung besteht - nicht älter als 6 Monate
Finanzkennzahlen
4. Nachweis über die Zahlung von Steuern (Unbedenklichkeitsbescheinigung vom Finanzamt) - nicht älter als sechs Monate
Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
5. Nachweis über die Zahlung von Abgaben an die Sozialversicherungsträger (Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkassen) - nicht älter als sechs Monate 6. evtl. Erklärung der Bieter-/Bewerbergemenschaft (Anlage Teilnahmeantrag) 7. Verpflichtungserklärung NUN 8. Eigenerklärung Vertraulichkeit 9. … ganz lesen5. Nachweis über die Zahlung von Abgaben an die Sozialversicherungsträger (Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkassen) - nicht älter als sechs Monate 6. evtl. Erklärung der Bieter-/Bewerbergemenschaft (Anlage Teilnahmeantrag) 7. Verpflichtungserklärung NUN 8. Eigenerklärung Vertraulichkeit 9. Tariftreueerklärung 10. Bestimmungen des Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetzes sind zu beachten und einzuhalten. Der AG behält sich vor, weitere Unterlagen beizuziehen bzw. zu verlangen. Werden die o.g. Erklärungen und Nachweise nicht eingereicht, kann ein Ausschluss wegen fehlender Eignung erfolgen. Die vorbenannten Nachweise und Erklärungen sind in der Phase der Interessenbekundung nicht abzugeben.
Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Darüber hinaus behält sich der AG vor, in der Angebotsphase Nachweise zur fachlichen Eignung beizuziehen bzw. zu verlangen.
Spezifischer Jahresumsatz
1) Angabe des Umsatzes des Unternehmens jeweils bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Leistungen. Für den Fall, dass der Bewerber in die engere Wahl kommt, sind auf Verlangen der Messe Berlin GmbH eine … ganz lesen1) Angabe des Umsatzes des Unternehmens jeweils bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Leistungen. Für den Fall, dass der Bewerber in die engere Wahl kommt, sind auf Verlangen der Messe Berlin GmbH eine Bestätigung eines vereidigten Wirtschaftsprüfers/Steuerberaters oder entsprechend testierte Jahresabschlüsse oder entsprechend testierte Gewinn- und Verlustrechnungen vorzulegen.
Durchschnittliche jährliche Belegschaft
2) Ferner sind Angaben zur Personalentwicklung im Unternehmen des Bewerbers/Bieters in den 2 vergangenen und im laufenden Geschäftsjahr zu machen.
Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Es sind drei vergleichbare Referenzen gemäß Detaillierungen in der Angebotsphase aus den vergangenen 3 Jahren einzureichen. Die Referenzen müssen bis zum Eingang des Teilnahmeantrages (Datum) eine Mindestlaufzeit von 1 Jahr haben oder bereits abgeschlossen sein. Die Messe Berlin behält sich vor, kur … ganz lesenEs sind drei vergleichbare Referenzen gemäß Detaillierungen in der Angebotsphase aus den vergangenen 3 Jahren einzureichen. Die Referenzen müssen bis zum Eingang des Teilnahmeantrages (Datum) eine Mindestlaufzeit von 1 Jahr haben oder bereits abgeschlossen sein. Die Messe Berlin behält sich vor, kurzfristig Referenzschreiben der jeweiligen Auftraggeber abzufordern und weitergehend zu prüfen. Die vorgenannten Erklärungen sind vom Bewerber bzw. der Bewerbergemeinschaft abzugeben. Die Messe Berlin wird im Rahmen der Angebotsaufforderung Mindestkriterien zur Wertung von eingereichten Angeboten bekanntgeben.
Nachreichen von Unterlagen
Die Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist teilweise ausgeschlossen.
Ausschlussgründe
Mit Insolvenz vergleichbares Verfahren, Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung, Bildung krimineller Vereinigungen, Wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen, Verstöße gegen umweltrechtliche Verpflichtungen, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung, Betrug oder Subventionsbetrug, Menschenhand … ganz lesenMit Insolvenz vergleichbares Verfahren, Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung, Bildung krimineller Vereinigungen, Wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen, Verstöße gegen umweltrechtliche Verpflichtungen, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung, Betrug oder Subventionsbetrug, Menschenhandel, Zwangsprostitution, Zwangsarbeit oder Ausbeutung, Zahlungsunfähigkeit, Verstöße gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen, Insolvenz, Täuschung oder unzulässige Beeinflussung des Vergabeverfahrens, Interessenkonflikt, Wettbewerbsverzerrung wegen Vorbefassung, Schwere Verfehlung, Mangelhafte Erfüllung eines früheren öffentlichen Auftrags, Verstöße gegen sozialrechtliche Verpflichtungen, Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen, Einstellung der beruflichen Tätigkeit, Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern oder Abgaben, Bildung terroristischer Vereinigungen

Laufzeit und Umfang4 von 5 angegeben

Vertragsbeginn
01.03.2026
Vertragsende
28.02.2031
Verlängerung
bis zu 2-mal: einseitige zweimalige Option zur Verlängerung der Vertragslaufzeit um jeweils 12 Monate
Optionen
keine Angabe
Rahmenvereinbarung
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb, höchstens 1 Unternehmen

Angebot und Einreichung5 von 8 angegeben

Elektronische Einreichung
Zulässig
Einreichung über
vergabekooperation.berlin
Sprache
Deutsch
Nebenangebote
Nicht zulässig
Mehrere Hauptangebote
Nicht zulässig
Bindefrist
keine Angabe
Angebotsöffnung
keine Angabe
Sicherheiten
keine Angabe

Ausführung5 von 6 angegeben

Vertraulichkeit
keine Angabe
E-Rechnung
Zulässig
Elektronische Bestellung
wird genutzt
Elektronische Zahlung
wird genutzt
Vorbehaltene Ausführung
Nein
EU-Mittel
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Rechtsschutz3 von 3 angegeben

Nachprüfungsstelle
Vergabekammer des Landes Berlin, Martin- Luther-Straße 105, 10825 Berlin
Fristen für Nachprüfungsanträge
Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3, Satz 1, Nr. 4 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, soweit der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zug … ganz lesenEin Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3, Satz 1, Nr. 4 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, soweit der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 168 Abs. 2, Satz 1 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung auf elektronischem Weg bzw. 15 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Post (§ 134 Abs. 2 GWB). Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße innerhalb von 10 Kalendertagen nach Kenntnis bzw. - soweit die Vergabeverstöße aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind - bis zum Ablauf der Teilnahme- bzw. Angebotsfrist gerügt wurden (§ 160 Abs. 3, Satz 1, Nr. 1 bis 3 GWB). Des Weiteren wird auf die in § 135 Abs. 2 GWB genannten Fristen verwiesen.
Beschaffungsübereinkommen (GPA)
fällt darunter

Zusätzliche Informationen2 von 2 angegeben

Hinweis
Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftag auf der Grundlage der ursprünglichen Angebote / Erstangebote zu vergeben, ohne Verhandlungen durchzuführen. Eine Entschädigung für Aufwand und Kosten der Angebotserstellung wird nicht gewährt.
Hinweis
Unternehmen können ihr grundsätzliches Interesse an der Ausführung des beschriebenen Auftrags bis zum 24.09.2025, 12:00 Uhr formlos per E-Mail an die EUAusschreibung@messe-berlin.de bekunden. Bitte beziehen Sie sich im Betreff der E-Mail auf: CP1-2025-0065 RV Vertragsmanagement. Jeder Interessent er … ganz lesenUnternehmen können ihr grundsätzliches Interesse an der Ausführung des beschriebenen Auftrags bis zum 24.09.2025, 12:00 Uhr formlos per E-Mail an die EUAusschreibung@messe-berlin.de bekunden. Bitte beziehen Sie sich im Betreff der E-Mail auf: CP1-2025-0065 RV Vertragsmanagement. Jeder Interessent erhält auf Abforderung die folgende Unterlage: - lnteressensbekundungsformular welches auszufüllen und an die o.g. E-Mail (EU-Ausschreibung@messe-berlin.de) bis zum 10.10.2025, 12:00 Uhr einzureichen ist. Diese Bekanntmachung dient dem Aufruf zum Wettbewerb. Die Unternehmen, die fristgerecht eine lnteressensbekundung eingereicht haben, werden in einem Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbwerb zu einer Angebotsabgabe aufgefordert. Erst in diesem Zuge werden die Vergabeunterlagen für die Angebotserstellung zur Verfügung gestellt und müssen zum Ende der Angebotsfrist elektronisch über die Vergabeplattform eingereicht werden. In diesem Verfahren erfolgt im ersten Schritt durch die Messe Berlin GmbH die Eignungsprüfung, anschließend die Angebotsprüfung mittels der eingereichten Angebotsunterlagen.

Bezeichnungen aus den amtlichen eForms-Codelisten (EU und eForms-DE). Maßgeblich sind die Vergabeunterlagen.

AuftraggeberZur Seite der Vergabestelle

Anschrift
Messedamm 22, 14055 Berlin
Kontakt
eu-ausschreibung@messe-berlin.de

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Marktumfeldvon uns ausgewertet

Vergabemeldungen der letzten 24 Monate mit Hauptgegenstand CPV 720 (IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung) in Berlin. Abgeleitet aus veröffentlichten Bekanntmachungen, keine amtliche Statistik. Zuschlagswerte unter 1.000 € zählen wir als Platzhalter nicht mit.

283vergebene Aufträge
2Angebote je Los im Median (319 Lose mit Angabe)
690.873 €Zuschlagswert im Median
378.601 € – 2,18 Mio. €mittlere Hälfte, 39 Werte

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Quelle: Bekanntmachungsservice des Bundes (oeffentlichevergabe.de), Lizenz CC0. Stand der Daten: 03.11.2026. Maßgeblich ist allein die Originalbekanntmachung. Kennung fbe55e3b-85be-4067-9ddc-4f73e64750f5.