Einführung und Implementierung einer SAP-integrierten Invoice-Management-Lösung zur elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung

Die Verarbeitung eingehender Rechnungen erfolgt bei der ProPotsdam derzeit analog. Im Jahr 2022 gingen insgesamt 41.438 Rechnungen im Unternehmensverbund der ProPotsdam ein. Überwiegend sind die Rechnungen in Papierform eingegangen. Lediglich ca. 5.000 Rechnungen (Zahl beruht auf einer Schätzung) wurden im Jahr 2022 per E-Mail empfangen. Zusätzlich wurden insgesamt 19.322 Abschläge per EWP-Lastschriftverfahren gezahlt. Das Buchhaltungssystem ist SAP S/4HANA, über Archivlink ist ein Archivsystem von IBM angebunden. Die Optimierung der Rechnungseingangsverarbeitung inkl. Rechnungsprüfungsprozess ist ein wichtiger Bestandteil der Digitalisierungsstrategie der ProPotsdam GmbH. Die Umstellung steigert die Transparenz, Qualität und die Effizienz der Rechnungsbearbeitung. Die Lösung soll die Arbeit des Rechnungswesens und der Fachabteilungen effektiv unterstützen. Der Gegenstand des Vergabeverfahrens umfasst die Einführung und Implementierung einer Gesamtlösung inkl. des Erwerbs von erforderlichen Lizenzen, mit der ein Rechnungsempfang von Papierrechnungen oder elektronischen Rechnungen sowie eine elektronische, gesetzeskonforme und revisionssichere Bearbeitung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen über einen Workflow im bestehenden SAP-System durchgeführt werden kann. Hierbei ist auch die Rechnungsprüfung und -freigabe der Rechnung enthalten. Da derzeit der wesentliche Anteil an Rechnungen in Papierform eingeht, gehört eine Transformation von Papierrechnungen in elektronische Rechnungen (Scanprozesse mit OCR-Komponenten und Verifikationsmöglichkeit der ausgelesenen Daten) zum Verfahrensgegenstand. Das Vergabeverfahren umfasst ebenfalls die Erstellung von Feinkonzepten, die technische Implementierung und Einrichtung aller Systemkomponenten, das Customizing, die Dokumentation, die Schulung sowie die Softwarepflege und technische Betreuung des laufenden Betriebs für alle Komponenten. Die Aufträge und Rechnungen aus der Instandhaltung, die über ein Handwerkerportal abgewickelt wer-den, sind nicht Gegenstand des geplanten Projektes. Es soll eine Lösung eingeführt werden, die eine hohe Integration in SAP S/4HANA aufweist.