Einführung SAP HCM PY, SAP SF EC und SAP SF Learning

• Erstellung eines Feinkonzeptes für SAP HCM PY: Entwicklung eines fachlichen und technischen Feinkonzepts zur Ablösung des PAISY-Systems durch SAP HCM PY. Das Konzept berücksichtigt alle Anforderungen des AG, insbesondere in den Bereichen Personalabrechnung und Personaladministration. Hierbei wird ein klassisches phasenorientiertes Vorgehensmodell verwendet, um eine strukturierte und planbare Implementierung sicherzustellen. • Implementierung von SAP HCM PY: Umsetzung des Feinkonzepts zur Ablösung des PAISY-Systems durch SAP HCM PY und zur Abbildung der Finanzamts-Kommunikation mit Hilfe der SAP CPI (nicht via SAP BC oder SAP PI/PO), sowie Einrichtung der Kommunikation mit dem GKV-Kommunikationsserver und des SAP PCC. • Iterative Implementierung von SAP SF Employee Central (EC): Parallel zu der Einführung von SAP HCM PY wird SAP Employee Central als zentrales Personalstammdatensystem für Cloud-basierende Produkte eingeführt. Für diesen Strang wird ein iterativer Ansatz gewählt, um flexibel auf Feedback zu reagieren und während der Implementierungsphasen Anpassungen vorzunehmen. Dieser Ansatz ermöglicht eine agile Entwicklung, die sicherstellt, dass die Lösung optimal auf die Bedürfnisse des AG abgestimmt ist. • Datenmigration: Sicherstellung der Migration der relevanten Daten aus PAISY bzw. dem be-stehenden SAP HCM PA in die neuen SAP-Systeme (HCM PY und SAP SF EC), inklusive Datenbereinigung und -transformation, um eine fehlerfreie und konsistente Datenbasis zu gewähr-leisten. • Testphase: Durchführung einer umfassenden Testphase, in der sowohl die im klassischen Modell implementierten SAP HCM-Prozesse als auch die im iterativen Modell entwickelten SAP SF EC-Prozesse inklusive der Übertragung ins und der Verarbeitbarkeit in SAP ERP S/4 FI und CO getestet werden. Dies umfasst funktionale Tests, Integrationstests und Sicherheitstests, um die Implementierung und die Datenmigration zu validieren. Im SAP HCM PY ist dabei mindestens ein „Paralleltest“ inklusive der Übertragung ins SAP ERP S/4 FI und CO und der Überprüfung der erfolgreichen Verarbeitung in SAP ERP S/4 FI und CO des Abrechnungsmonats Oktober des Jahres 2025 vorgesehen. • Produktivsetzung und Hypercare-Phase: Unterstützung des AG im Januar 2026 bei der ersten Gehaltsabrechnung im neuen System (SAP HCM PY) sowie fortlaufende Unterstützung in der Hypercare-Phase, um eine stabile Betriebsaufnahme sicherzustellen. Für das Los sind die spezifischen Anforderungen und die Umsetzung der beiden Stränge (klassisch und iterativ) in der Leistungsbeschreibung geregelt. Diese differenzierte Vorgehensweise ist aufgrund der unterschiedlichen Produkte (SAP HCM und SAP SF) und ihrer jeweiligen Anforderungen vorgesehen.

• Iterative Implementierung: Einführung von SAP SF Learning, ohne vorherige Erstellung von detaillierten Konzepten. Stattdessen soll ein iteratives Vorgehen gewählt werden, das auf konti-nuierlichem Feedback basiert. Dadurch können Anpassungen und Optimierungen während der Implementierungsphasen flexibel durchgeführt werden, damit die Lösung den Anforderungen des AG optimal entspricht. • Datenmigration und Schnittstellenintegration: Sicherstellung der Überführung nahezu aller relevanten Schulungs- und Mitarbeiterdaten aus dem Perbit-System in SAP SF Learning, inklu-sive der Einrichtung und Integration von Schnittstellen zu SAP SF EC und weiteren Systemen. • Test- und Schulungsphase: Durchführung einer Testphase zur Überprüfung der Funktionali-täten und Schnittstellen. Zusätzlich wird ein Schulungsprogramm durch den AN umgesetzt, um Key-User und Endanwender iterativ auf die Nutzung von SAP SF Learning vorzubereiten. • Produktivsetzung und Hypercare-Phase: Begleitung des AG durch den AN beim Übergang in den Produktivbetrieb und kontinuierliche Unterstützung im Rahmen der Hypercare-Phase. Für das Los ist in der Leistungsbeschreibung die vollständige Leistungserbringung für SAP SF Learning festgelegt.