Einführung eines Workflowmanagementsystems und Dokumentationssystem im KBK

Zur Erstellung des Gesamtsystems gehören unter anderem die vollständige Lieferung der Software für das System sowie die Herbeiführung der Betriebsbereitschaft. Hierfür sind insbesondere die Installation und Integration des Systems in die Systemumgebung des KBK gemäß den zugrundeliegenden Unterlagen, die Entwicklung von Schnittstellen sowie individuelle Systemanpassungen (Customizing) erforderlich. Der Betrieb des Systems soll technisch auf Servern des KBK erfolgen und die Lizenzen hierfür sollen auch erworben werden. Der Betrieb soll jedoch durch den Auftragnehmer im Sinne eines "Software as a Service" erbracht werden. Das heißt Installationen, Updates, Backups usw. sollen durch den Auftragnehmer erfolgen. Der Auftragnehmer übernimmt im Rahmen der Leistungserbringung bis zur Abnahme der vereinbarten Leistungen insbesondere: - die Überlassung der Standardsoftware auf Dauer (Verkauf), - die Erstellung des Gesamtsystems und Herbeiführung der Betriebsbereitschaft, worunter unter anderem zählen: - die initiale Installation, - das notwendige Customizing, - die initiale Konfiguration sowie - die Integration des Systems in die bestehende IT-Infrastruktur. - (Mitwirkung bei der) Feinkonzeptionierung (inkl. entsprechender Dokumentation) und Umsetzung der initial umzusetzenden Anwendungsbereiche, - die Mitwirkung bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation nach den GOBD (hier bei der Zulieferung von Unterlagen zum System), - die Lieferung sämtlicher technischer Dokumentationen wie bspw. Schnittstellenbeschreibungen oder eine Backup-Dokumentation, - die Durchführung von Schulungen inkl. Überlassung entsprechender Schulungsunterlagen sowie Benutzerdokumentationen. Die im Folgenden aufgeführten Leistungen fallen nach der Abnahme der oben genannten Leistungen an: - die Durchführung des Systemservice/Support und der Systempflege, - die Durchführung von Backups und Updates im Betrieb, - ggf. die Weiterentwicklung und Anpassung des Gesamtsystems sowie - sonstige Leistungen. In der ersten Ausbaustufe sollen ca. 250 Nutzer Zugriff auf das System erhalten. Hinzu kommt der gleichzeitige Zugriff von im Schnitt 10 externen Nutzern. Ziel ist, dass in der finalen Ausbaustufe ca. 450 Nutzer Zugriff auf das System bekommen. Hierbei wird es sowohl Nutzer geben, welche das System täglich zur Erledigung ihrer fachlichen Aufgaben verwenden als auch Nutzer, welche nur gelegentlich Zugriff benötigen (bspw. zur Freigabe von Rechnungen).