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Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für die Humboldt-Universität zu Berlin

Humboldt-Universität zu Berlin · Berlin, Berlin

Aktenzeichen 1veröffentlicht 12.12.2025DienstleistungenVerhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Teilnahmefristseit 295 Tagen abgelaufen
Zur Bekanntmachungdeutsche-evergabe.de

Dieses Verfahren ist abgeschlossen oder älter. Die Seite bleibt zur Information erreichbar.

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Auf einen Blick

Art des Auftrags
Dienstleistungen
Geschätzter Wert
keine Angabe
Laufzeit
48 Monatebis zu 10 Verlängerungen
Lose
1
Verfahren
Verhandlungsverfahren mit TeilnahmewettbewerbVgV, EU-weit
Rahmenvereinbarung
nein
Ort der Leistung
Berlin10117, Berlin
Einreichung
elektronisch: Erforderlichdeutsche-evergabe.de

Schnellprüfung für Bieter

  • Unterlagen frei zugänglichja
  • Elektronische Einreichung verpflichtendja
  • Nebenangebote zugelassennein
  • Mehrere Hauptangebote zugelassennein
  • Laut Auftraggeber für KMU geeignetja
  • Sicherheiten verlangtkeine Angabe
  • Teilnahme vorbehalten (z. B. Werkstätten)keine Angabe
  • E-Rechnung verpflichtendja
  • Vertraulichkeitserklärung verlangtkeine Angabe
  • Elektronische Auktionnein
  • Aus EU-Mitteln finanziertnein
  • Wiederkehrender Auftragnein

Einordnungvon uns ausgewertet

Wer darf bieten?

Zuerst bewerben sich Unternehmen mit einem Teilnahmeantrag, danach geben ausgewählte Bewerber Angebote ab.

Wird verhandelt?

Über Inhalt und Preis der Angebote kann verhandelt werden. Oft behält sich die Vergabestelle vor, den Zuschlag ohne Verhandlung zu erteilen: Das erste Angebot sollte dann schon das letzte sein.

Was jetzt zu tun ist

Teilnahmeantrag bis zur Teilnahmefrist einreichen und das Erstangebot so kalkulieren, als gäbe es keine Verhandlungsrunde.

Sie erhält im Median 1 Angebot je Los (5 Lose mit Angabe).

Die Gewichtung von Preis und Leistung steht nicht in der Bekanntmachung, nur in den Vergabeunterlagen.

Unterlagen schon heruntergeladen? Vergabeunterlagen prüfen (Team): Fristen, Gewichtung, Mengen, Zertifikate und Fehler im Preisblatt.

Fristen und TermineStand 07.11.2026

  1. Veröffentlichung
    vor 11 Monaten
  2. Teilnahmeanträge bis 10:00 Uhr
    vor 10 Monaten
  3. Heute

Beschreibung

Die Humboldt-Universität zu Berlin möchte ein DMS einführen. Das DMS muss folgende wesentliche Anforderungen erfüllen: Ordnungsgemäße Aufbewahrung von Dokumenten Elektronische Akten- und Schriftgutverwaltung Elektronische Vorgangsbearbeitung/ Workflow Integration in SAP-Anwendungen Integration in das Campus Management System HISinOne In der ersten Ausbaustufe sollen ca. 300 Anwender*innen mit der DMS-Lösung arbeiten. Im Endausbau sollen ca. 6.000 Beschäftigte das System nutzen. Insgesamt ist in der ersten Ausbaustufe von ca. 110.000 jährlich neu im DMS zu erfassenden Dokumenten für die Anwendungen in der DMS-Einführungsphase auszugehen. Die weiteren Anforderungen an die DMS-Lösung sind dem Lastenheft zu entnehmen.

Gegenstand nach CPV

Bedingungen

Zuschlag1 von 2 angegeben

Kriterien
keine Angabe
Beschreibung
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind in den Vergabeunterlagen aufgeführt

Eignung7 von 7 angegeben

Eintragung in das Handelsregister
Aktueller Handelsregisterauszug; Vorzulegen vor Ablauf der Bewerbungsfrist mit Abgabe des Teilnahmeantrags
Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach den §§ 123, 124 GWB sowie den Russland-Sanktionen unter Verwendung des Formblatts „Eigenklärung Eignung“; Vorzulegen vor Ablauf der Bewerbungsfrist mit Abgabe des Teilnahmeantrags
Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Angabe zu Insolvenzverfahren und Liquidation unter Verwendung des Formblatts „Eigenerklärung Eignung“; Vorzulegen vor Ablauf der Bewerbungsfrist mit Abgabe des Teilnahmeantrags
Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Referenzangaben unter Verwendung des Formblatts „Referenzen“; einzutragen sind Auftraggeber samt Adresse und Name der Ansprechpartner*in mit Mailadresse sowie Telefonnummer samt Durchwahl, Leistungszeit innerhalb der letzten 5 Jahre, Anzahl der aktiven Benutzer*innen samt Inhalt der konkreten Nutzun … ganz lesenReferenzangaben unter Verwendung des Formblatts „Referenzen“; einzutragen sind Auftraggeber samt Adresse und Name der Ansprechpartner*in mit Mailadresse sowie Telefonnummer samt Durchwahl, Leistungszeit innerhalb der letzten 5 Jahre, Anzahl der aktiven Benutzer*innen samt Inhalt der konkreten Nutzung sowie Angaben zu HISinOne, S/4HANA und/oder der elektronischen Vertragsverwaltung gemäß den laut Formblatt "Referenzen" geforderten Angaben; Rechenzentren werden nicht als Referenz gewertet; Produktiv bedeutet Nutzung der DMS-Lösung von Endnutzern für die Durchführung realer Geschäftsabwicklungen; Referenzen im Wissenschaftsbereich sind wünschenswert: Mindestanforderungen: es muss mindestens eine Referenz vorgelegt werden, die mindestens eine Integration in HISinOne und SAP zeigen, falls diese Kompetenz nur in zwei Referenzen abgebildet werden kann (also entweder HISinOne oder SAP), müssen zwei entsprechende Referenzen genannt werden; für die Bewertung von zusätzlich mindestens zwei weiteren Referenzen muss der Produktivstart der Referenz innerhalb der letzten 5 Jahre liegen, eine Anzahl von > 500 aktiven Benutzern*innen müssen die originäre DMS-Anwendungsoberfläche zur Ablage und Recherche von Dokumenten in elektronisch abgebildeten Ablage- oder auch Aktenstrukturen nutzen, Anwender*innen müssen die originäre DMS-Anwendungsoberfläche zur Ablage und Recherche von Dokumenten in elektronisch abgebildeten Ablage- oder Aktenstrukturen nutzen; zur Bewertung siehe auch Ziffer 2 der zusätzlichen Angaben; Vorzulegen vor Ablauf der Bewerbungsfrist mit Abgabe des Teilnahmeantrags
Allgemeiner Jahresumsatz
Erklärung über Umsätze unter Verwendung des Formblatts „Eigenklärung Eignung“; Vorzulegen vor Ablauf der Bewerbungsfrist mit Abgabe des Teilnahmeantrags
Nachreichen von Unterlagen
Die Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist nicht ausgeschlossen.
Ausschlussgründe
Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung, Betrug oder Subventionsbetrug, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung, Menschenhandel, Zwangsprostitution, Zwangsarbeit oder Ausbeutung, Bildung krimineller Vereinigungen, Bildung terroristischer Vereinigungen, Verstöße gegen umweltrechtliche Verpf … ganz lesenBestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung, Betrug oder Subventionsbetrug, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung, Menschenhandel, Zwangsprostitution, Zwangsarbeit oder Ausbeutung, Bildung krimineller Vereinigungen, Bildung terroristischer Vereinigungen, Verstöße gegen umweltrechtliche Verpflichtungen, Verstöße gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen, Verstöße gegen sozialrechtliche Verpflichtungen, Wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen, Schwere Verfehlung, Täuschung oder unzulässige Beeinflussung des Vergabeverfahrens, Interessenkonflikt, Wettbewerbsverzerrung wegen Vorbefassung, Mangelhafte Erfüllung eines früheren öffentlichen Auftrags, Rein nationale Ausschlussgründe, Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen, Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern oder Abgaben, Einstellung der beruflichen Tätigkeit, Zahlungsunfähigkeit, Insolvenz, Mit Insolvenz vergleichbares Verfahren

Laufzeit und Umfang3 von 6 angegeben

Vertragsbeginn
keine Angabe
Vertragsende
keine Angabe
Dauer
48 Monate
Verlängerung
bis zu 10-mal: Nach Option der Auftraggeberin mehrfach um jeweils ein Jahr.
Optionen
keine Angabe
Rahmenvereinbarung
nein

Angebot und Einreichung7 von 10 angegeben

Elektronische Einreichung
Erforderlich
Einreichung über
deutsche-evergabe.de
Sprache
Deutsch
Nebenangebote
Nicht zulässig
Mehrere Hauptangebote
Nicht zulässig
Elektronische Signatur
nicht verlangt
Elektronischer Katalog
Nicht zulässig
Bindefrist
keine Angabe
Angebotsöffnung
keine Angabe
Sicherheiten
keine Angabe

Ausführung5 von 6 angegeben

Vertraulichkeit
keine Angabe
E-Rechnung
Erforderlich
Elektronische Bestellung
wird genutzt
Elektronische Zahlung
wird genutzt
Vorbehaltene Ausführung
Nein
EU-Mittel
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Rechtsschutz3 von 3 angegeben

Nachprüfungsstelle
Vergabekammer des Landes Berlin, Martin-Luther-Str. 105, 10825 Berlin
Fristen für Nachprüfungsanträge
(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen. (2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmach … ganz lesen(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen. (2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.
Beschaffungsübereinkommen (GPA)
fällt darunter

Zusätzliche Informationen2 von 2 angegeben

Hinweis
#Besonders auch geeignet für:other-sme#
Hinweis
I. Allgemeine formale Hinweise (1) Aktuell: Aktuell bedeutet nicht älter als sechs Monate rückgerechnet vom Datum des Ablaufs der Angebotsfrist. (2) Drittbescheinigung: Falls ein Bewerber nicht wie gefordert eine Drittbescheinigung, z. B. einen Registereintrag, vorweisen kann, ist eine vergleichbar … ganz lesenI. Allgemeine formale Hinweise (1) Aktuell: Aktuell bedeutet nicht älter als sechs Monate rückgerechnet vom Datum des Ablaufs der Angebotsfrist. (2) Drittbescheinigung: Falls ein Bewerber nicht wie gefordert eine Drittbescheinigung, z. B. einen Registereintrag, vorweisen kann, ist eine vergleichbare Drittbescheinigung vorzulegen und die Vergleichbarkeit durch entsprechende Erläuterung nachzuweisen. Es genügt jeweils die Ablichtung einer Drittbescheinigung. (3) Ausländische Bewerber: Diese haben grundsätzlich die geforderten Erklärungen/ Nachweise auf Deutsch bzw. in amtlich beglaubigter Übersetzung vorzulegen. Sollte eine Erklärung/ ein Nachweis gänzlich nicht geführt werden können, ist dies zu begründen, eine vergleichbare Erklärung/ein vergleichbarer Nachweis vorzulegen und – auf Deutsch – zu erläutern, warum die Vergleichbarkeit besteht. (4) Bewerbergemeinschaften: Bewerbergemeinschaften haben eine von allen Mitgliedern rechtsverbindlich unterzeichnete und vollständig ausgefüllte Bewerbergemeinschaftserklärung unter Verwendung des vom Auftraggeber bereitgestellten Formblatts „Bewerbergemeinschaftserklärung“ abzugeben. Jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaften hat die für die Eignungsprüfung geforderten Erklärungen und Nachweise vorzulegen. Für die Referenzangaben gilt dies eingeschränkt, falls die Bewerbergemeinschaften eine Aufgabenteilung vorsieht und insofern z. B. bestimmte Referenzen nur von einem Bewerbergemeinschaftsmitglied vorgelegt werden können; eine gegebenenfalls eingeschränkte Vorlage von Erklärungen und Nachweisen ist von der Bewerbergemeinschaften erschöpfend in einer Anlage zur Bewerbergemeinschaftserklärung zu erläutern. Für Bewerbergemeinschaften gelten im Übrigen die gleichen Regeln wie für Bewerber. 5) Andere Unternehmen: Bewerber können sich zum Nachweis der Eignung anderer Unternehmen bedienen (Eignungsleihe). Dann muss der Bewerber eine Verpflichtungserklärung unter Verwendung des vom Auftraggeber bereitgestellten Formblatts „Verpflichtungserklärung Eignungsverleiher“ des anderen Unternehmens (Eignungsverleiher) vorlegen, wonach er im Auftragsfall für den Bewerber eine konkret definierte Teilleistung erbringen wird. Für das die Eignung verleihende Unternehmen sind alle Eignungsnachweis vorzulegen, die auch der Bewerber vorzulegen hat. II. Ermittlung der Unternehmen, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden: Nach der formalen Prüfung (vgl. §§ 56, 57 VgV) und der allgemeinen Eignungsprüfung (vgl. § 42 VgV) erfolgt die Auswahl der Unternehmen, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden (vgl. § 51 Abs. 1 VgV). Es werden höchstens 3 Unternehmen aufgefordert. Maßgebendes Kriterium ist die Qualität der Referenzen. Jeder Bewerber kann über die Mindestreferenz hinaus bis zu 2 weitere Referenzen im Formblatt "Referenzen" benennen, die nach den dort hinterlegten Kriterien einer bestimmten Punktzahl zugeführt werden. Die als Mindestreferenz bzw. Mindestreferenzen (wenn HISinOne und SAP in zwei Referenzen enthalten) benannte Referenz(en) darf bzw. dürfen nicht nochmals in den maximal 2 zusätzlich benannten und zu bewertenden Referenzen benannt werden. Die ersten 3 Bewerber einer zu erstellenden Rangliste über die Gesamtpunktzahl je Bewerber werden zur Angebotsabgabe aufgefordert.

Bezeichnungen aus den amtlichen eForms-Codelisten (EU und eForms-DE). Maßgeblich sind die Vergabeunterlagen.

AuftraggeberZur Seite der Vergabestelle

Name
Humboldt-Universität zu Berlin
Art
Öffentliches Unternehmen, Bildung
Anschrift
Unter den Linden 6, 10117 Berlin
Website
hu-berlin.de
Kontakt
ta-vergabestellevol@hu-berlin.de

Bei uns erfasst

35Bekanntmachungen
6Zuschlagsmeldungen

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Marktumfeldvon uns ausgewertet

Vergabemeldungen der letzten 24 Monate mit Hauptgegenstand CPV 722 (Softwareprogrammierung und -beratung) in Berlin. Abgeleitet aus veröffentlichten Bekanntmachungen, keine amtliche Statistik. Zuschlagswerte unter 1.000 € zählen wir als Platzhalter nicht mit.

234vergebene Aufträge
2Angebote je Los im Median (158 Lose mit Angabe)
694.279 €Zuschlagswert im Median
292.372 € – 1,12 Mio. €mittlere Hälfte, 46 Werte

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Häufige Zuschlagsempfänger

Preise und WettbewerbPremium

Verlauf des Verfahrens2 Meldungen

  1. Vergabebekanntmachung
  2. Bekanntmachung (diese Seite)Frist 16.01.2026

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Quelle: Bekanntmachungsservice des Bundes (oeffentlichevergabe.de), Lizenz CC0. Stand der Daten: 03.11.2026. Maßgeblich ist allein die Originalbekanntmachung. Kennung 6d89657a-21c8-4646-9baf-1d8b17fa51f8.