Einführung CAFM System

Das Dezernat Facility Management ist Teil des Bereiches Verwaltung der Universität Bielefeld und unterstützt mit seinen rund 130 Mitarbeiter*innen umfangreiche Dienstleistungen rund um die angemieteten und eigenen Immobilien. Zu den Services gehören technischer Gebäudebetrieb, Neu- und Umbauten, Klimaschutzmanagement, Schließservice, Hausmeisterservices, Umzugsmanagment, Postservice, Mobilfunkservice, Abfallmanagement, Reinigungsmanagement, Flächenplanung, Eventplanung, Sicherheitsmanagement, Grünflächenpflege und kaufmännische Gebäudeverwaltung. Die aktuell verwalteten Flächen haben über mehrere Standorte hinweg eine Nettofläche von 187.000 qm. Mit dem im Bau befindlichen neuen Gebäuden auf dem Campus Süd wächst die Fläche in den nächsten Jahren auf über 200.000 qm an. Durch die große Menge angebotener Services, die stetig wachsenden Flächen und die umfangreichen rechtlichen Anforderungen beabsichtigt das Dezernat Facility Management ein Computer Aided Facility Management System (kurz CAFM-System) zur Unterstützung entscheidender Prozesse einzuführen. Ein Teil der Services soll dabei digital angeboten und ein orts- und zeitunabhängiger Informationsfluss realisiert werden. Auch innerhalb des Dezernates soll es mehr Transparenz über anstehende Aufgaben geben, um diese gemäß ihrer Priorität besser verteilen und abarbeiten zu können. Ein weiterer Fokus liegt auf der fristgerechten Erfüllung der Betrieberverantwortung, sowie dem langfristigen Nachweis der notwendigen Durchführung der Aufgaben. Der Rahmenvertrag beginnt mit der Zuschlagserteilung und hat eine feste Laufzeit von 48 Monaten. Es besteht keine Verpflichtung zur vollständigen Abnahme. Maximal können während der gesamten Vertragslaufzeit die im Reiter Preisblatt des Dokuments Leistungsbeschreibung genannten Maximalmengen abgenommen werden. Die Laufzeit der Lizenzen ist unbefristet und verlängert sich automatisch um weitere 12 Monate, wenn diese nicht fristgerecht gekündigt werden.