Über Inhalt und Preis der Angebote kann verhandelt werden. Oft behält sich die Vergabestelle vor, den Zuschlag ohne Verhandlung zu erteilen: Das erste Angebot sollte dann schon das letzte sein.

Was jetzt zu tun ist

Teilnahmeantrag bis zur Teilnahmefrist einreichen und das Erstangebot so kalkulieren, als gäbe es keine Verhandlungsrunde.

Bei dieser Vergabestelle vergehen von der ersten Meldung bis zum Ergebnis im Mittel 79 Tage (14 Verfahren, 24 Monate).

Sie erhält im Median 3 Angebote je Los (19 Lose mit Angabe).

Wertung laut Bekanntmachung: Preis 50 %, Leistung und Qualität 50 %.

niedrigster Gesamtpreis50 %
Qualität anhand des Anforderungskataloges25 %
Konzepte10 %
Präsentation15 %

Unterlagen schon heruntergeladen? Vergabeunterlagen prüfen (Team): Fristen, Gewichtung, Mengen, Zertifikate und Fehler im Preisblatt.

Was kostet ein höherer Preis an Punkten?

Mein Angebot ist% teurer als das günstigste.

Das kostet etwa 8,3 von 100 Punkten der Gesamtwertung.

Punktverlust je Mehrpreis
10 % teurer	−4,5 Punkte
25 % teurer	−10 Punkte
50 % teurer	−16,7 Punkte
100 % teurer	−25 Punkte

Annahme: Preispunkte = günstigstes Angebot geteilt durch das eigene. Die verbindliche Formel steht in den Vergabeunterlagen.

Fristen und TermineStand 08.11.2026

14.11.2024
Veröffentlichung
vor 24 Monaten
06.12.2024
Fragen bis 12:00 Uhr
an Universität der Künste Berlin
vor 23 Monaten
12.12.2024
Teilnahmeanträge bis 13:00 Uhr
vor 23 Monaten
02.05.2025
Vertragsbeginn
vor 18 Monaten
08.11.2026
Heute

Beschreibung

Die Auswahl des optimalen Dokumentenmanagementsystems (DMS) wird eine wesentliche Rolle bei der Umsetzung künftiger Digitalisierungsvorhaben der Universität der Künste Berlin einnehmen. Entscheidend sind die Anforderungen eines integrierten Gesamtsystems. Ein medienbruchfreies Dokumenten- und Datenmanagement soll relevante Universitätsverwaltungsprozesse in enger Wechselbeziehung mit anderen Softwareprodukten (gemäß standardisierter Zertifizierung und Qualitätsnormen) umsetzen. Für Mitarbeiter*innen soll daher künftig Arbeit effizienter gestaltet und sowohl die Zusammenarbeit als auch die Recherche bzw. Dokumentenverfügbarkeit vereinfacht werden. Zum Beschaffungsumfang gehören neben der unbefristeten Lieferung des DMS auch Projektdienstleistungen der Implementierung, des Customizings und Schulungsleistungen während der Einführung. Des weiteren sind regelmäßige Wartungs- und Supportleistungen zu erbringen. Die Projektdienstleistungen sind voraussichtlich innerhalb von 2 Jahren nach Vertragsbeginn zu erbringen. In dieser Zeit sollen die ausgeschriebenen DMS-Grundfunktionalitäten, Business-Solutions und Workflows in verschiedenen Teilprojekten installiert, konfiguriert und geschult sowie die Implementierung des Systems professionell projektmanagementseitig begleitet werden. Dazu kommen die Herstellung und Anpassung von Schnittstellen und der hierzu erforderliche Austausch mit Drittanbietern der anzubindenden Systeme.

Gegenstand nach CPV

48100000 Branchenspezifisches SoftwarepaketHauptgegenstand
48311000 Dokumentenverwaltungssoftwarepaket

Bedingungen

Zuschlag4 von 4 angegeben

niedrigster Gesamtpreis50 %

Qualität anhand des Anforderungskataloges25 %

Konzepte10 %

Präsentation15 %

Preis: niedrigster GesamtpreisDetails siehe Vergabeunterlage für Angebotsphase, erweiterte Richtwertmethode, Schwankungsbereich 10 %
Qualität: Qualität anhand des AnforderungskatalogesDetails siehe Vergabeunterlage für Angebotsphase, alle qualitativen Kriterien sind in Summe Entscheidungskriterien der erweiterten Richtwertmethode
Qualität: KonzepteDetails siehe Vergabeunterlage für Angebotsphase, alle qualitativen Kriterien sind in Summe Entscheidungskriterien der erweiterten Richtwertmethode
Qualität: PräsentationDetails siehe Vergabeunterlage für Angebotsphase, alle qualitativen Kriterien sind in Summe Entscheidungskriterien der erweiterten Richtwertmethode

Eignung12 von 12 angegeben

Kriterium: Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB auf beigefügten Vordruck (bzw. Vorlegen von Einzelnachweisen nach Aufforderung). - Erklärung zu Selbstreinigungsmaßnahmen i. S. d. § 125 GWB (abzugeben, sofern einschlägig).
Kriterium: Bestätigung einer Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung mit mindestens folgendem Haftungsumfang für Sachschäden bis zu 500.000 Euro je Schadensereignis, insgesamt jedoch höchstens bis zu 1,0 Million Euro pro Vertrag; für Vermögensschäden bis zur Höhe der Vergütung für drei Monate für die Standards … ganz lesenkürzer
Bestätigung einer Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung mit mindestens folgendem Haftungsumfang für Sachschäden bis zu 500.000 Euro je Schadensereignis, insgesamt jedoch höchstens bis zu 1,0 Million Euro pro Vertrag; für Vermögensschäden bis zur Höhe der Vergütung für drei Monate für die Standardsoftware*. Die Haftung für Vermögensschäden ist insgesamt auf 500.000 Euro je Vertrag begrenzt. Im Zuschlagsfall ist ein Nachweis des Versicherungsschutzes durch Kopie der Police im vorstehenden Sinne notwendig.
Kriterium: Als geeignet gelten nur Bewerber, deren Referenzen folgende Mindestanforderungen erfüllen: 1. mindestens 3 vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten 5 Jahren, vor der Bekanntmachung, von verschiedenen Referenzgebern. Vergleichbar sind Referenzen für Projekte zur Einführung (Installation und Imp … ganz lesenkürzer
Als geeignet gelten nur Bewerber, deren Referenzen folgende Mindestanforderungen erfüllen: 1. mindestens 3 vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten 5 Jahren, vor der Bekanntmachung, von verschiedenen Referenzgebern. Vergleichbar sind Referenzen für Projekte zur Einführung (Installation und Implementierung, On-Premises Betrieb / Wartung / Managed Services) eines Dokumentenmanagementsystems. 2. davon zwei Referenzen innerhalb der letzten fünf Jahre vor der Bekanntmachung erfolgreich abgeschlossen worden sind. Weitere Referenz kann noch laufen, muss aber im Projekt den wesentlichen Leistungsbestandteil (> 70%) erfolgreich abgeschlossen haben, 3. bei einer der Referenzen ist der Kunde Teil des öffentlichen Sektors mit mindestens 450 Mitarbeiter, 4. bei allen 3 Referenzen handelt es sich um eine Echtzeit-Anbindung eines IT-gestützten Fachverfahrens bei dem eine Sachbearbeitung aus der Benutzeroberfläche des IT-gestützten Fachverfahrens möglich ist. Beispiele sind u.a. Campusmanagementsystem, Finanzmanagementsystem, Eingangsrechnungsprüfungssystem, Beschaffungssystem, Personalinformations-/ Abrechnungssystem oder Gebäudemanagementsystem. Unter allen geeigneten Bewerbern werden anhand der nachfolgenden Kriterien die besten geeigneten Bewerber für die Angebotsphase ausgewählt: Die Referenzen der geeigneten Bewerber werden hinsichtlich a) der erfolgreichen Umsetzung der für die UDK relevantesten Anwendungsfälle (max. 180 Pkt.) und b) der Erfahrung in der Zusammenarbeit mit dem öffentlichen Sektor (max. 30 Pkt.) bewertet. Insgesamt sind max. 210 Punkte erreichbar. Die Bewerber, die danach im Ranking auf den Plätze 1 bis max. 6 liegen, werden zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen. Der AG behält sich vor, weniger als 6, mind. aber 3 Bewerber einzuladen. Sollten mehrere Bewerber punktgleich den 6. Rang erreichen, entscheidet der Grad der Vergleichbarkeit der Referenzen hinsichtlich dem Bereich des öffentlichen Sektors, d.h. derjenige, der am besten vergleichbar mit der AG ist.
Kriterium: Die im Auftragsfalle zum Einsatz kommende Projektleitung muss namentlich benannt werden und folgende Mindestqualifikationen vorweisen können: 1. insgesamt mindestens drei Jahren Berufserfahrung in der Einführung von IT-Systemen, 2. Aus- und Weiterbildungen zum Projektmanagement, 3. mindestens zw … ganz lesenkürzer
Die im Auftragsfalle zum Einsatz kommende Projektleitung muss namentlich benannt werden und folgende Mindestqualifikationen vorweisen können: 1. insgesamt mindestens drei Jahren Berufserfahrung in der Einführung von IT-Systemen, 2. Aus- und Weiterbildungen zum Projektmanagement, 3. mindestens zwei Jahre Erfahrung mit dem angebotenen DMS aus Sicht der Anwender und Administrator. Der Nachweis muss über eine personenbezogene Referenz des angebotenen Mitarbeiters in einem bieterseitig durchgeführten Projekt zur Einführung des hier angebotenen DMS erfolgen. 4. mindestens ein erfolgreich abgeschlossenes Projekt in der Rolle der Projektleitung auf Seiten eines IT-Dienstleisters oder IT-System-Anbieters in der Einführung eines IT- Systems bei einem öffentlichen Auftraggeber in den vergangenen drei Jahren. 5. Deutschkenntnisse auf ausgezeichnetem Niveau (C2) oder Muttersprache. Ein Wechsel des vorgesehenen Projektleiters ist nur mit Zustimmung der UdK möglich.
Kriterium: Die im Auftragsfalle zum Einsatz kommende Fachberatungskraft muss namentlich benannt werden und folgende Mindestqualifikationen vorweisen können: 1. mindestens ein Jahr Projekterfahrung in der Einführung des angebotenen Dokumentenmanagementsystems. Der Nachweis muss über eine personenbezogene Refe … ganz lesenkürzer
Die im Auftragsfalle zum Einsatz kommende Fachberatungskraft muss namentlich benannt werden und folgende Mindestqualifikationen vorweisen können: 1. mindestens ein Jahr Projekterfahrung in der Einführung des angebotenen Dokumentenmanagementsystems. Der Nachweis muss über eine personenbezogene Referenz des angebotenen Mitarbeiters in einem bieterseitig durchgeführten Projekt zur Einführung des hier angebotenen DMS erfolgen. 2. mindestens ein erfolgreich abgeschlossenes Projekt im Bereich der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems bei einem öffentlichen Auftraggeber in den vergangenen drei Jahren. 3. Erfahrung mit der Implementierung mindestens einer umfangreichen elektronischen Akte (z. B. e-Personalakte, e-Beschaffungsakte, etc.). Der Nachweis muss über eine personenbezogene Referenz des angebotenen Mitarbeiters erfolgen. Ein Wechsel des vorgesehenen Fachberaters ist nur mit Zustimmung der UdK möglich.
Kriterium: Angaben zur Eintragung ins Handelsregister
Kriterium: genannt
Kriterium: genannt
Kriterium: genannt
Nachreichen von Unterlagen: Die Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist teilweise ausgeschlossen.
Ausschlussgründe: Rein nationale Ausschlussgründe
Begrenzung der Bewerberzahl: 3 bis 6 Bewerber

Laufzeit und Umfang3 von 5 angegeben

Vertragsbeginn: 02.05.2025
Vertragsende: keine Angabe
Verlängerung: keine Angabe
Optionen: Implementierung zusätzlicher Module und Workflows
Rahmenvereinbarung: nein

Angebot und Einreichung8 von 9 angegeben

Elektronische Einreichung: Erforderlich
Einreichung über: vergabe.udk-berlin.de
Sprache: Deutsch
Nebenangebote: Nicht zulässig
Mehrere Hauptangebote: Zulässig
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Bindefrist: keine Angabe
Angebotsöffnung: UdK Berlin - Vergabestelle. Die Teilnahmeanträge und die Angebote werden unter Ausschluss der Bewerber/Bieter und deren Bevollmächtigten im 4 Augenprinzip durch Vertreter der AG geöffnet.
Sicherheiten: nicht verlangt

Ausführung5 von 6 angegeben

Vertraulichkeit: keine Angabe
E-Rechnung: Erforderlich
Elektronische Bestellung: wird genutzt
Elektronische Zahlung: wird genutzt
Vorbehaltene Ausführung: Nein
EU-Mittel: Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Rechtsschutz3 von 3 angegeben

Nachprüfungsstelle: Vergabekammer Berlin, Martin-Luther-Straße 105, 10825 Berlin
Fristen für Nachprüfungsanträge: Nach § 160 Abs. 3 GWB gilt: Der Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit: 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablau … ganz lesenkürzer
Nach § 160 Abs. 3 GWB gilt: Der Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit: 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Beschaffungsübereinkommen (GPA): fällt nicht darunter

Zusätzliche Informationen2 von 2 angegeben

Hinweis: #Besonders geeignet für:selbst#
Hinweis: 1. Die Vergabeunterlagen werden ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform der UdK Berlin unter https://vergabe.udk-berlin.de bereitgestellt. Die Abgabe der Teilnahmeanträge kann ebenfalls ausschließlich nur über diese Vergabeplattform erfolgen. Es werden nur Teilnahmeanträge zugelassen, … ganz lesenkürzer
1. Die Vergabeunterlagen werden ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform der UdK Berlin unter https://vergabe.udk-berlin.de bereitgestellt. Die Abgabe der Teilnahmeanträge kann ebenfalls ausschließlich nur über diese Vergabeplattform erfolgen. Es werden nur Teilnahmeanträge zugelassen, die bis zum Ablauf der Abgabefrist auf der Vergabeplattform der UdK Berlin unter https://vergabe.udk-berlin.de hochgeladen wurden. Eine vorherige einmalige Registrierung ist notwendig. Entsprechend ist ausreichend Zeit für die elektronische Abgabe einzuplanen. Bei der elektronischen Abgabe in Textform ist die zu erklärende Person zu benennen. Teilnahmeanträge, die in Papierform vorliegen, gelten als nicht formgerecht abgegeben und werden ausgeschlossen. 2. Die Bewerber werden auf die Verpflichtungen zur Zahlung bestimmter Mindeststundenentgelte und zur Tariftreue gem. § 9 Abs. 1 Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz (BerlAVG) ) hingewiesen. Es bestehen weitere gesonderte Anforderungen nach dem Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz (BerlAVG), siehe Vergabeunterlagen. 3. Nicht berücksichtigte Bewerber erhalten eine Information.

Bezeichnungen aus den amtlichen eForms-Codelisten (EU und eForms-DE). Maßgeblich sind die Vergabeunterlagen.

AuftraggeberZur Seite der Vergabestelle

Name: Universität der Künste Berlin
Art: Körperschaften des öffentlichen Rechts auf Landesebene, Bildung
Anschrift: Einsteinufer 43, 10587 Berlin
Kontakt: bau-vergabe@udk-berlin.de
Auskünfte: Universität der Künste Berlinbau-vergabe@udk-berlin.de

Bei uns erfasst

130Bekanntmachungen

20Zuschlagsmeldungen

Unterhaltsreinigung an der UdK Berlin 2026/202725.10.2026 · 1 Angebot
Unterhaltsreinigung an der UdK Berlin 2026/202725.10.2026 · 1 Angebot
Krisen- und Transformationskommunikation21.06.2026 · 4 Angebote
Außenanlagen - Sanierung vom Verwaltungsgebäude der Universität der Künste Berlin18.06.2026 · 4 Angebote

Alle Ausschreibungen und Zuschläge dieser Vergabestelle

Marktumfeldvon uns ausgewertet

Vergabemeldungen der letzten 24 Monate mit Hauptgegenstand CPV 481 (Branchenspezifisches Softwarepaket) in Berlin. Abgeleitet aus veröffentlichten Bekanntmachungen, keine amtliche Statistik. Zuschlagswerte unter 1.000 € zählen wir als Platzhalter nicht mit.

15vergebene Aufträge

1Angebote je Los im Median (14 Lose mit Angabe)

–Zuschlagswert bei nur 2 Meldungen plausibel angegeben

Mehr Marktdaten, Vergabestellen und offene Ausschreibungen: Software in Berlin (24 offen)

Preise und WettbewerbPremium

Verlauf des Verfahrens2 Meldungen

09.07.2025Vergabebekanntmachung
14.11.2024Bekanntmachung (diese Seite)Frist 12.12.2024

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