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Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH) · Neuherberg, Bayern

Aktenzeichen VgV_2024-034veröffentlicht 28.04.2025LieferleistungenVerhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Frist im Verfahrenseit 748 Tagen abgelaufen

Dieses Verfahren ist abgeschlossen oder älter. Die Seite bleibt zur Information erreichbar.

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Auf einen Blick

Art des Auftrags
Lieferleistungen
Geschätzter Wert
keine Angabe
Laufzeit
keine Angabe
Lose
1
Verfahren
Verhandlungsverfahren mit TeilnahmewettbewerbVgV, EU-weit
Rahmenvereinbarung
nein
Ort der Leistung
Neuherberg85764, Landkreis München, Bayern
Einreichung
keine Angabe

Schnellprüfung für Bieter

  • Unterlagen frei zugänglichkeine Angabe
  • Elektronische Einreichung verpflichtendkeine Angabe
  • Nebenangebote zugelassenkeine Angabe
  • Mehrere Hauptangebote zugelassenkeine Angabe
  • Laut Auftraggeber für KMU geeignetkeine Angabe
  • Sicherheiten verlangtkeine Angabe
  • Teilnahme vorbehalten (z. B. Werkstätten)keine Angabe
  • E-Rechnung verpflichtendkeine Angabe
  • Vertraulichkeitserklärung verlangtkeine Angabe
  • Elektronische Auktionnein
  • Aus EU-Mitteln finanziertnein
  • Wiederkehrender Auftragkeine Angabe

Einordnungvon uns ausgewertet

Wer darf bieten?

Zuerst bewerben sich Unternehmen mit einem Teilnahmeantrag, danach geben ausgewählte Bewerber Angebote ab.

Wird verhandelt?

Über Inhalt und Preis der Angebote kann verhandelt werden. Oft behält sich die Vergabestelle vor, den Zuschlag ohne Verhandlung zu erteilen: Das erste Angebot sollte dann schon das letzte sein.

Was jetzt zu tun ist

Kein Angebot mehr möglich. Wer gewonnen hat und wie viele Angebote eingingen, steht unter Zuschläge; für Folgeaufträge lohnt der Blick auf Laufzeit und Vergabestelle.

Das Verfahren ist abgeschlossen; diese Meldung nennt das Ergebnis.

Bei dieser Vergabestelle vergehen von der ersten Meldung bis zum Ergebnis im Mittel 70 Tage (25 Verfahren, 24 Monate).

Sie erhält im Median 2 Angebote je Los (44 Lose mit Angabe).

Wertung laut Bekanntmachung: Preis 50 %, Leistung und Qualität 50 %.

  • Leistung50 %
  • Preis50 %

Unterlagen schon heruntergeladen? Vergabeunterlagen prüfen (Team): Fristen, Gewichtung, Mengen, Zertifikate und Fehler im Preisblatt.

Mein Angebot ist% teurer als das günstigste.

Das kostet etwa 8,3 von 100 Punkten der Gesamtwertung.

Punktverlust je Mehrpreis
10 % teurer−4,5 Punkte
25 % teurer−10 Punkte
50 % teurer−16,7 Punkte
100 % teurer−25 Punkte

Annahme: Preispunkte = günstigstes Angebot geteilt durch das eigene. Die verbindliche Formel steht in den Vergabeunterlagen.

Fristen und TermineStand 04.11.2026

  1. Veröffentlichung
    vor 18 Monaten
  2. Heute

Beschreibung

Zentralisierung und Automatisierung: Ein modernes Dokumentenmanagementsystem soll eine zentrale Plattform bieten, die es ermöglicht, Dokumente effizient zu erfassen, zu speichern, zu organisieren und auszutauschen. Dies reduziert redundante Dateneingabe und manuellen Aufwand erheblich. Ein VBS soll Vorgänge optimieren und beschleunigen. Verbesserte Zugänglichkeit und Verfügbarkeit: Das DMS sollte allen Beteiligten einen einfachen und sicheren Zugriff auf benötigte Dokumente ermöglichen. Dies fördert die Zusammenarbeit und Effizienz, insbesondere für remote arbeitende Teams oder Mitarbeiter an verschiedenen Standorten. Aktualisierung und Erweiterung der Dokumentenverwaltung: Das neue DMS sollte die Möglichkeit bieten, fehlende Akten wie Drittmittel-, Bau- und Einkaufsakten zu erstellen und zu verwalten. Gleichzeitig soll es das veraltete System, das aktuell für Vertragsmanagement und Rechnungsarchivierung genutzt wird, am Campus ablösen und durch moderne Funktionen ersetzen. Effizienzsteigerung und Sicherheitsverbesserung: Durch die Einführung eines DMS sollen Arbeitsabläufe optimiert, Zeit gespart und die Sicherheit sensibler Informationen gewährleistet werden. Revisionssicherheit, Compliance mit gesetzlichen Vorschriften und branchenspezifischen Anforderungen sind dabei essenziell. Erleichterte Projektprüfungen und Audits: Das neue DMS soll die Durchführung von Projektprüfungen und Audits effizienter und automatisierter gestalten, um den Anforderungen der Forschenden sowie der administrativen Abteilungen gerecht zu werden.

Beschreibung des Loses

Lizenzen für 725 Nutzer, Wartung und Support, Implementierung und Projektdurchführung, Schulung, optional Change-Management.

Gegenstand nach CPV

Bedingungen

Zuschlag2 von 2 angegeben

Leistung50 %
Preis50 %
Qualität
Leistung
Kosten
Preis

Eignung0 von 2 angegeben

Kriterien
keine Angabe
Nachreichen von Unterlagen
keine Angabe

Laufzeit und Umfang2 von 5 angegeben

Vertragsbeginn
keine Angabe
Vertragsende
keine Angabe
Verlängerung
bis zu 12-mal: Die Laufzeit dieses Vertrages beträgt 48 Monate ab 01.05.2025. Der Vertrag verlängert sich jeweils automatisch um 1 Jahr, wenn dieser nicht von einer der Vertragsparteien mit einer Frist von 6 Monaten zum Ende der Vertragslaufzeit gekündigt wird.
Optionen
keine Angabe
Rahmenvereinbarung
nein

Angebot und Einreichung0 von 8 angegeben

Elektronische Einreichung
keine Angabe
Einreichung über
keine Angabe
Sprache
keine Angabe
Nebenangebote
keine Angabe
Mehrere Hauptangebote
keine Angabe
Bindefrist
keine Angabe
Angebotsöffnung
keine Angabe
Sicherheiten
keine Angabe

Ausführung1 von 4 angegeben

Vertraulichkeit
keine Angabe
E-Rechnung
keine Angabe
Vorbehaltene Ausführung
keine Angabe
EU-Mittel
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Rechtsschutz3 von 3 angegeben

Nachprüfungsstelle
Vergabekammer des Bundes, Villemombler Straße 76, 53123 Bonn
Fristen für Nachprüfungsanträge
Gemäß § 160 III Satz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit: - der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Fri … ganz lesenGemäß § 160 III Satz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit: - der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 II GWB bleibt unberührt, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 I Nr. 2 GWB. § 134 I Satz 2 GWB bleibt unberührt. Gemäß § 134 I GWB haben öffentliche Auftraggeber die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. Gemäß § 134 II GWB darf ein Vertrag erst zehn (10) Kalendertage nach Absendung (per Telefax, E-Mail oder elektronisch über die Vergabeplattform) der Information nach 134 I GWB geschlossen werden. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
Beschaffungsübereinkommen (GPA)
fällt darunter

Zusätzliche Informationen1 von 1 angegeben

Hinweis
Test: Vor der Durchführung des Tests muss der Bieter eine kurze Einweisungsschulung von 2 Stunden durchführen. Folgende Termine sind für die Schulung vorgesehen: KW 50/2024. Bitte merken Sie sich diese Termine vor! Mit der Angebotsabgabe müssen 30 Testzugänge des Systems für 40 Tage zur Verfügung ge … ganz lesenTest: Vor der Durchführung des Tests muss der Bieter eine kurze Einweisungsschulung von 2 Stunden durchführen. Folgende Termine sind für die Schulung vorgesehen: KW 50/2024. Bitte merken Sie sich diese Termine vor! Mit der Angebotsabgabe müssen 30 Testzugänge des Systems für 40 Tage zur Verfügung gestellt werden. Der Test erfolgt mit allen Bietern. Der Test erfolgt vor der Verhandlungsrunde. 1. Verhandlungsrunde: Die Verhandlung inkl. Präsentation erfolgt mit maximal drei (3) Bietern (Bestplatzierten gemäß Bewertung). Sollten sich zwei oder mehrere Bewerber auf dem gleichen Rang befinden werden diese Bieter komplett zur Verhandlung eingeladen. Folgende Termine sind für die Verhandlungen vorgesehen: 04.02.2025, 05.02.2025 und 06.02.2025. Bitte merken Sie sich diese Termine vor! Die Einladung zur Verhandlung ist für den 30.01.2025 geplant. Die Bieterpräsentation muss durch den späteren Projektleiter erfolgen. 2. Verhandlungsrunde: Wir behalten uns vor, eine zweite Verhandlung durchzuführen. Die zweite Verhandlungsrunde würde mit maximal drei (3) Bietern erfolgen. Wir behalten uns vor, die zweite Verhandlung nur telefonisch durchzuführen. Folgende Termine sind für die zweiten Verhandlungen vorgesehen: 11.03.2025, 12.03.2025 und 13.03.2025. Bitte merken Sie sich diese Termine vor! Die Einladung zur Verhandlung ist für den 06.03.2025 geplant. Es ist geplant, dass die Verhandlungen in Form einer Videokonferenz stattfinden.

Bezeichnungen aus den amtlichen eForms-Codelisten (EU und eForms-DE). Maßgeblich sind die Vergabeunterlagen.

Zuschläge

Zuschläge je Los
Zuschlag anAngebote
European IT Consultancy Eitco GmbH, Berlin2

AuftraggeberZur Seite der Vergabestelle

Name
Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH)
Art
Von einer Bundesbehörde kontrolliertes oder finanziertes öffentliches Unternehmen, Gesundheit
Anschrift
Ingolstädter Landstrasse 1, 85764 Neuherberg
Kontakt
kein Funktionspostfach angegeben, siehe Originalbekanntmachung

Bei uns erfasst

377Bekanntmachungen
111Zuschlagsmeldungen

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Marktumfeldvon uns ausgewertet

Vergabemeldungen der letzten 24 Monate mit Hauptgegenstand CPV 480 (Softwarepaket und Informationssysteme) in Bayern. Abgeleitet aus veröffentlichten Bekanntmachungen, keine amtliche Statistik. Zuschlagswerte unter 1.000 € zählen wir als Platzhalter nicht mit.

225vergebene Aufträge
2Angebote je Los im Median (163 Lose mit Angabe)
378.857 €Zuschlagswert im Median
227.650 € – 755.852 €mittlere Hälfte, 43 Werte

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Häufige Zuschlagsempfänger

Preise und WettbewerbPremium

Verlauf des Verfahrens2 Meldungen

  1. Vergabebekanntmachung (diese Seite)
  2. BekanntmachungFrist 17.10.2024

Berichtigte Fassungen bleiben aufrufbar. Die Suche zeigt je Verfahren nur die aktuelle.

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Quelle: Bekanntmachungsservice des Bundes (oeffentlichevergabe.de), Lizenz CC0. Stand der Daten: 04.11.2026. Maßgeblich ist allein die Originalbekanntmachung. Kennung 9fb54cfc-90ad-4ad9-b0bc-39ea5e1d2be5.