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Frist abgelaufenEU-weitSoftwareIT und Software

CAFM Software für den Fachbereich Facility Management in der Stiftung Schleswig-Holsteinische Landesmuseen

Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR, Fachbereich 412 · Kiel, Schleswig-Holstein

Aktenzeichen ZV-S1-24-0945000-4121.01veröffentlicht 26.07.2024LieferleistungenVerhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Teilnahmefristseit 797 Tagen abgelaufen
Zur Bekanntmachungmeinauftrag.rib.de

Dieses Verfahren ist abgeschlossen oder älter. Die Seite bleibt zur Information erreichbar.

Diese Frist ist vorbei. Das läuft gerade

Offene Ausschreibungen derselben Leistung in Schleswig-Holstein.

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Auf einen Blick

Art des Auftrags
Lieferleistungen
Geschätzter Wert
keine Angabe
Laufzeit
4 Jahre01.01.2025 – 31.12.2028
Lose
1
Verfahren
Verhandlungsverfahren mit TeilnahmewettbewerbVgV, EU-weit
Rahmenvereinbarung
nein
Ort der Leistung
Kiel24103, Schleswig-Holstein
Einreichung
elektronisch: Erforderlichmeinauftrag.rib.de

Schnellprüfung für Bieter

  • Unterlagen frei zugänglichja
  • Elektronische Einreichung verpflichtendja
  • Nebenangebote zugelassennein
  • Mehrere Hauptangebote zugelassennein
  • Laut Auftraggeber für KMU geeignetja
  • Sicherheiten verlangtnein
  • Teilnahme vorbehalten (z. B. Werkstätten)nein
  • E-Rechnung verpflichtendnein
  • Vertraulichkeitserklärung verlangtkeine Angabe
  • Elektronische Auktionnein
  • Aus EU-Mitteln finanziertnein
  • Wiederkehrender Auftragkeine Angabe

Einordnungvon uns ausgewertet

Wer darf bieten?

Zuerst bewerben sich Unternehmen mit einem Teilnahmeantrag, danach geben ausgewählte Bewerber Angebote ab.

Wird verhandelt?

Über Inhalt und Preis der Angebote kann verhandelt werden. Oft behält sich die Vergabestelle vor, den Zuschlag ohne Verhandlung zu erteilen: Das erste Angebot sollte dann schon das letzte sein.

Was jetzt zu tun ist

Teilnahmeantrag bis zur Teilnahmefrist einreichen und das Erstangebot so kalkulieren, als gäbe es keine Verhandlungsrunde.

Bei dieser Vergabestelle vergehen von der ersten Meldung bis zum Ergebnis im Mittel 72 Tage (67 Verfahren, 24 Monate).

Sie erhält im Median 2 Angebote je Los (24 Lose mit Angabe).

Wertung laut Bekanntmachung: Preis 40 %, Leistung und Qualität 60 %.

  • Zuschlagskriterium 140 %
  • Zuschlagskriterium 240 %
  • Zuschlagskriterium 320 %

Unterlagen schon heruntergeladen? Vergabeunterlagen prüfen (Team): Fristen, Gewichtung, Mengen, Zertifikate und Fehler im Preisblatt.

Mein Angebot ist% teurer als das günstigste.

Das kostet etwa 6,7 von 100 Punkten der Gesamtwertung.

Punktverlust je Mehrpreis
10 % teurer−3,6 Punkte
25 % teurer−8 Punkte
50 % teurer−13,3 Punkte
100 % teurer−20 Punkte

Annahme: Preispunkte = günstigstes Angebot geteilt durch das eigene. Die verbindliche Formel steht in den Vergabeunterlagen.

Fristen und TermineStand 08.11.2026

  1. Veröffentlichung
    vor 27 Monaten
  2. Teilnahmeanträge bis 09:59 Uhr
    vor 26 Monaten
  3. Vertragsbeginn
    Laufzeit bis 31.12.2028
    vor 22 Monaten
  4. Heute

Beschreibung

Die Stiftung Schleswig-Holsteinische Landesmuseen Schloss Gottorf ist eine Stiftung öffentlichen Rechts mit ca. 200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Sie ist der bedeutendste Museumsverband Schleswig-Holsteins und vereinigt unter ihrem Dach drei große Landesmuseen sowie weitere Museen, Ausstellungsstätten und Depots im Land Schleswig-Holstein. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Der Fachbereich, der die Liegenschaften betreut, umfasst stiftungsinterne Verwaltungsmitarbeitende, Haustechniker, Gärtner, Reinigungskräfte etc., aufgestockt werden diese eigenen Mitarbeitenden durch externen Dienstleistern. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Auftragsgegenstand ist die Einführung einer Software zum Computer Aided Facility Management (CAFM) inkl. Pflege und Support. Die Software soll den Fachbereich Facility Management der Stiftung bei der Steuerung und Regelung der vorhandenen Prozesse unterstützen. Die mobile Arbeit mit dem CAFM muss möglich sein.

Beschreibung des Loses

Intuitive Bedienung und eigenständige Anpassungen durch die Nutzer werden vorausgesetzt, ebenso wie die Einbindung von CAD-Plänen und der Im- und Export von Excel. Datenübernahme bei Systemwechsel/Vertragsende muss möglich sein. Die Software muss den Kriterien der GEFMA-Standard 444 entsprechen und zertifiziert sein. Die Software soll auf Servern der Stiftung gehostet werden. Die Software wird on-premise als Investition erworben. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Die CAFM Software soll in den folgenden Arbeitsfeldern unterstützen: 1. Flächenmanagement, 2. Vertragsmanagement , 3. Instandhaltung von Gebäuden und technischen Anlagen , 4. Inventarmanagement, 5. Fuhrparkverwaltung, 6. Energiecontrolling, 7. Reinigungsmanagement, 8. Umzugsmanagement, 9. Arbeitsschutz & Sicherheit, 10. Schließanlagenmanagement, 11. Budget/Maßnahmen/Projekte. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Die Einführung der Software ist in zwei Ausbaustufen vorgesehen, wobei die Ausbaustufe I mit den Anwendungsmodulen (1) bis (6) im ersten Jahr und die Ausbaustufe II mit den Anwendungsmodulen (7) bis (11) im zweiten Jahr geplant ist. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- In der Verwaltung sollen insgesamt 6 Personen mit Schreib- und Leserechten, davon eine Person mit Vollzugriff (Administratorenrechte) gleichzeitig arbeiten können. Ebenfalls gleichzeitig sollen die 8 mobilen Haustechniker und Hausmeister ihre Aufgaben mit der digitalen Unterstützung abarbeiten können. Außerdem sollen sie während ihrer Arbeit die Möglichkeiten haben, mobil auf Daten aus dem Programm zuzugreifen (z.B. Betriebsanleitungen, Wartungsverträge) und Daten übermitteln (z. B. Zählernummern, Verbrauchswerte, Fotos, Schadensmeldungen).

Gegenstand nach CPV

Bedingungen

Zuschlag3 von 3 angegeben

Zuschlagskriterium 140 %
Zuschlagskriterium 240 %
Zuschlagskriterium 320 %
Preis
Zuschlagskriterium 11. Ausgefülltes Preisblatt.
Qualität
Zuschlagskriterium 22. Qualität des Konzeptes. Die konkrete Bewertung der einzelnen Unterkriterien ist der Bewertungsmatrix zu entnehmen. Im Rahmen der Angebotsabgabe ist ein Konzept gem. Leistungsbeschreibung/Bewertungsmatrix einzureichen.
Qualität
Zuschlagskriterium 33. Präsentation. Die konkrete Bewertung der einzelnen Unterkriterien ist der Bewertungsmatrix zu entnehmen.

Eignung10 von 10 angegeben

Kriterium
3. Eigenerklärung, dass eine Eintragung im Berufs- oder Handelsregister oder ein anderer, vergleichbarer Nachweis für die erlaubte Berufsausübung vorliegt gem. § 44 Abs. 1 VgV.
Kriterium
4. Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz bezüglich der Leistungsart (hier: CAFM-System) die Gegenstand der Vergabe ist, getrennt nach den letzten drei Jahren (2021 - 2023).
Kriterium
5. Eigenerklärung über den Nachweis einer entsprechend bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung (Versicherungssumme mind. 3 Millionen Euro) oder dass diese im Falle eines Vertragsabschlusses entsprechend abgeschlossen wird (gem. § 45 Abs. 1 Nr. 3 VgV).
Kriterium
6. Darstellung der Erfahrungen des Unternehmens auf dem Gebiet der zu erbringenden Leistungen (hier: CAFM-Systeme), durch eine Liste von im Wesentlichen in den letzten drei Jahren erbrachten einschlägigen und bezogen auf das Auftragsvolumen, vergleichbaren Referenzleistungen. Anzugeben sind der Auft … ganz lesen6. Darstellung der Erfahrungen des Unternehmens auf dem Gebiet der zu erbringenden Leistungen (hier: CAFM-Systeme), durch eine Liste von im Wesentlichen in den letzten drei Jahren erbrachten einschlägigen und bezogen auf das Auftragsvolumen, vergleichbaren Referenzleistungen. Anzugeben sind der Auftragswert, die Ausführungszeit sowie die Auftraggebenden (Referenzkunden) mit Ansprechperson, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Es sind mindestens drei Kunden der letzten drei Jahre 2021 - 2023 zu nennen.
Kriterium
7. Etablierung des Unternehmens. Um einen vollumfänglichen Überblick über das Dienstleistungsunternehmen und seine Positionierung am Markt zu gewinnen, ist es dem AG wichtig das Unternehmen im Gesamtkontext zum Markt einschätzen zu können (Unternehmensgröße, Gründungsdatum, Bedeutung am Markt, Leist … ganz lesen7. Etablierung des Unternehmens. Um einen vollumfänglichen Überblick über das Dienstleistungsunternehmen und seine Positionierung am Markt zu gewinnen, ist es dem AG wichtig das Unternehmen im Gesamtkontext zum Markt einschätzen zu können (Unternehmensgröße, Gründungsdatum, Bedeutung am Markt, Leistungsumfang, Erfahrungen, Personalstruktur, Liquidität, Auftragslage, Ausfallwahrscheinlichkeit). Die zur Verfügung gestellten Unterlagen werden hinsichtlich der Positionierung des Dienstleisters am Dientsleistungs-Markt gesichtet und dabei insbesondere hinsichtlich folgender Indikatoren geprüft: - Beschreibung der geplanten Zusammenarbeit mit dem Kunden inkl. der technischen Ausrüstung. - Maßnahmen zur Qualitätssicherung und fristgerechten Leistungserbringung. - Umfang der Leistungspalette zum Ausschreibungsgegenstand. - Art und Inhalt der Leistungspalette zum Ausschreibungsgegenstand. - Bezug (Relevanz) der Leistungspalette zum Ausschreibungsgegenstand.
Kriterium
Gestaltung der Teilnahmeunterlagen - Erster Gesamteindruck über den Dienstleister und sein Portfolio; - Transparenz, Struktur, Aufbau, Gestaltung. Ein wesentlicher Faktor für eine zukünftige Partnerschaft / Zusammenarbeit ist insbesondere die Fragestellung der Positionierung eines Dienstleisters … ganz lesenGestaltung der Teilnahmeunterlagen - Erster Gesamteindruck über den Dienstleister und sein Portfolio; - Transparenz, Struktur, Aufbau, Gestaltung. Ein wesentlicher Faktor für eine zukünftige Partnerschaft / Zusammenarbeit ist insbesondere die Fragestellung der Positionierung eines Dienstleisters ggü. seinem Kunden. An dieser Stelle bewerten wir, inwieweit die eingereichten Unterlagen zum Verständnis beitragen bzw. der Dienstleister auf die Anforderungen des AG eingeht. Die Form der zur Verfügung gestellten Unterlagen wird hinsichtlich des Eingehens auf den Leistungsgegenstand bzw. den Kunden gesichtet und dabei insbesondere hinsichtlich folgender Indikatoren geprüft: - Übersichtlichkeit - klare systematische Struktur - verständliche Beschreibung - Vollständigkeit - Eingehen auf Kunden versus Standardfolien
Kriterium
Bietergemeinschaften sind zugelassen. Die in der Angebotsaufforderung genannten Nachweise sind auch für alle Parteien einer Bietergemeinschaft mit dem Angebot vorzulegen. Alle Partner einer Bietergemeinschaft müssen das Angebot mit den dazugehörigen Vergabeunterlagen unterzeichnet einreichen sowie einen Konsortialführer benennen.
Nachreichen von Unterlagen
Die Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist teilweise ausgeschlossen.
Ausschlussgründe
Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung, Betrug oder Subventionsbetrug, Bildung krimineller Vereinigungen, Bildung terroristischer Vereinigungen, Einstellung der beruflichen Tätigkeit, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung, Insolvenz, Interessenkonflikt, Mangelhafte Erfüllung eines frühe … ganz lesenBestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung, Betrug oder Subventionsbetrug, Bildung krimineller Vereinigungen, Bildung terroristischer Vereinigungen, Einstellung der beruflichen Tätigkeit, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung, Insolvenz, Interessenkonflikt, Mangelhafte Erfüllung eines früheren öffentlichen Auftrags, Menschenhandel, Zwangsprostitution, Zwangsarbeit oder Ausbeutung, Mit Insolvenz vergleichbares Verfahren, Rein nationale Ausschlussgründe, Schwere Verfehlung, Täuschung oder unzulässige Beeinflussung des Vergabeverfahrens, Verstöße gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen, Verstöße gegen sozialrechtliche Verpflichtungen, Verstöße gegen umweltrechtliche Verpflichtungen, Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen, Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern oder Abgaben, Wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen, Wettbewerbsverzerrung wegen Vorbefassung, Zahlungsunfähigkeit
Begrenzung der Bewerberzahl
3 bis 5 Bewerber

Laufzeit und Umfang4 von 5 angegeben

Vertragsbeginn
01.01.2025
Vertragsende
31.12.2028
Verlängerung
keine Angabe
Optionen
Neben dem Kauf der Software, wird ein Vertrag über die Pflege und Support für vier Jahre geschlossen. Der Vertrag verlängert sich automatisch um ein Jahr, sofern nicht die Auftragsgeberin, der Vertragsverlängerung, mit einer Frist von zwei Monaten vor Ablauf der jeweiligen Verlängerung widerspricht. … ganz lesenNeben dem Kauf der Software, wird ein Vertrag über die Pflege und Support für vier Jahre geschlossen. Der Vertrag verlängert sich automatisch um ein Jahr, sofern nicht die Auftragsgeberin, der Vertragsverlängerung, mit einer Frist von zwei Monaten vor Ablauf der jeweiligen Verlängerung widerspricht. Aus vergaberechtlichen Gründen ist der Auftraggeber grundsätzlich gehalten, die Vertragsleistung nach vier Jahren neu zu vergeben. Insoweit muss der Auftragnehmer mit einer entsprechenden ordentlichen Kündigung rechnen.
Rahmenvereinbarung
nein

Angebot und Einreichung9 von 10 angegeben

Elektronische Einreichung
Erforderlich
Einreichung über
meinauftrag.rib.de
Sprache
Deutsch
Nebenangebote
Nicht zulässig
Mehrere Hauptangebote
Nicht zulässig
Elektronische Signatur
nicht verlangt
Elektronischer Katalog
Nicht zulässig
Bindefrist
64 Tage
Angebotsöffnung
keine Angabe
Sicherheiten
nicht verlangt

Ausführung7 von 8 angegeben

Ausführungsbedingungen
Leistung
Vertraulichkeit
keine Angabe
E-Rechnung
Zulässig
Elektronische Bestellung
wird genutzt
Elektronische Zahlung
wird genutzt
Vorbehaltene Ausführung
Nein
Strategische Beschaffung
Erfüllung sozialer Zielsetzungen
EU-Mittel
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Rechtsschutz3 von 3 angegeben

Nachprüfungsstelle
Vergabekammer Schleswig-Holstein, Düsternbrooker Weg 94, 24105 Kiel
Fristen für Nachprüfungsanträge
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Fri … ganz lesenVerstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Die o.a. Fristen gelten nicht, wenn der Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist. Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).
Beschaffungsübereinkommen (GPA)
fällt darunter

Zusätzliche Informationen1 von 1 angegeben

Hinweis
Die EU-Richtlinie 24/2014 fordert die barrierefreie Bereitstellung der Vergabeunterlagen (Ausschreibungsunterlagen, Fragen- und Antworten Kataloge, Änderungspakete) für Sie als Wirtschaftsteilnehmer. Wir stellen Ihnen diese Vergabeunterlagen unter www.evergabesh.de zur Verfügung. Die GMSH ist zentra … ganz lesenDie EU-Richtlinie 24/2014 fordert die barrierefreie Bereitstellung der Vergabeunterlagen (Ausschreibungsunterlagen, Fragen- und Antworten Kataloge, Änderungspakete) für Sie als Wirtschaftsteilnehmer. Wir stellen Ihnen diese Vergabeunterlagen unter www.evergabesh.de zur Verfügung. Die GMSH ist zentrale Beschaffungsstelle i. S. d. § 120 Abs. 4 GWB. Damit ist sie verpflichtet, bei allen europaweiten Ausschreibungen das gesamte Vergabeverfahren elektronisch abzuwickeln. Das bedeutet für die Bewerber und Bieter, dass Teilnahmeanträge und Angebote nur noch in elektronischer Form über unsere Vergabeplattform www.evergabesh.deeingereicht werden können. Die Kommunikation während des Ausschreibungsverfahrens wird ebenfalls nur noch in elektronischer Form erfolgen. Aus diesem Grund weisen wir darauf hin, dass eine kostenlose Registrierung auf unser Vergabeplattform: www.evergabesh.de für eine Bewerbung bzw. Angebotsabgabe zwingend notwendig ist. Nach der Registrierung müssen Sie sich mit der eVergabe-Plattform der GMSH verknüpfen. Eine Abgabe der Teilnahmeanträge / Angebote in Papierform ist bei dieser Ausschreibung nicht mehr möglich. Teilnahmeanträge / Angebote, die in Papierform eingehen, dürfen seitens der GMSH bei der Prüfung und Wertung nicht mehr berücksichtigt werden. Für bereits registrierte Wirtschaftsteilnehmer ändert sich der Prozessablauf nicht. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Bewertung der Teilnahmeanträge in der 1. Phase: Es werden bei der Bewertung je Kriterium jeweils die in der Auswahlmatrix genannten Bewertungspunkte: Referenzen, Etablierung des Unternehmens und Gestaltung der Teilnahmeunterlagen vergeben. Max. 1000 Punkte. Zur Angebotsabgabe (Phase 2) werden diejenigen Bewerber aufgefordert, die alle formalen Anforderungen und Ausschlusskriterien erfüllen, sowie eine Mindestpunktzahl von 600 Punkten (von möglichen zu erreichenden 1.000 Punkten) erreichen und anhand der Anzahl der Eignungspunkte die Plätze 1 bis 5 belegen. Sofern mehrere Bewerber (bspw. 5. und 6. Stelle) die gleiche Punktzahl erreichen, entscheidet das Los über deren Platzierung. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Die Verhandlungsgespräche finden voraussichtlich digital innerhalb der 46./47. KW. 2024 statt. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Präqualifikation: Zum Nachweis der unternehmensbezogenen Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Gesetzestreue und Zuverlässigkeit kann die Bescheinigung der Eintragung in das amtliche Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen für den Liefer- und Dienstleistungsbereich (www.amtlichesverzeichnis.ihk.de)vorgelegt werden. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Darüberhinausgehend geforderte Unterlagen sind zusätzlich vorzulegen. Mit dem Teilnahmeantrag sind folgende Unterlagen einzureichen: 1. Eigenerklärung (Formblatt) zu Aufträgen und Konzessionen oberhalb der EU- Schwellenwerte zur Umsetzung von Artikel 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, eingefügt mit der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 08. April 2022. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2. Eigenerklärung, dass das Wettbewerbsregister keine negativen Eintragungen enthält. Hinweis: Die GMSH wird einen Wettbewerbsregisterauszug vor Zuschlagserteilung einholen.

Bezeichnungen aus den amtlichen eForms-Codelisten (EU und eForms-DE). Maßgeblich sind die Vergabeunterlagen.

AuftraggeberZur Seite der Vergabestelle

Name
Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR, Fachbereich 412
Art
Stiftungen des öffentlichen Rechts auf Landesebene, Freizeit, Sport, Kultur und Religion
Anschrift
Schlossinsel 1, 24837 Schleswig
Website
landesmuseen.sh
Kontakt
info@landesmuseen.sh
Auskünfte
Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR, Fachbereich 412e-vergabe-beschaffung@gmsh.de

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