Frist abgelaufenEU-weitIT und Software

BM2026160-e-Procurement-Tool

BITMARCK · Essen, Nordrhein-Westfalen

Aktenzeichen BM-2026-0009veröffentlicht 17.07.2026Lieferleistungen · Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Teilnahmefrist17.08.2026, 12:00 Uhrseit 78 Tagen abgelaufen

Zur Bekanntmachungxvergabe.de

Auf einen Blick

Art des Auftrags: Lieferleistungen
Geschätzter Wert: 1,24 Mio. €
Laufzeit: 4 Jahre31.03.2027 – 30.03.2031
Lose: 1
Verfahren: Verhandlungsverfahren mit TeilnahmewettbewerbVgV, EU-weit
Rahmenvereinbarung: nein
Ort der Leistung: Essen45145, Nordrhein-Westfalen
Einreichung: elektronisch: Zulässigxvergabe.de

Schnellprüfung für Bieter

Unterlagen frei zugänglichja
Elektronische Einreichung verpflichtendnein
Nebenangebote zugelassennein
Mehrere Hauptangebote zugelassennein
Laut Auftraggeber für KMU geeignetja
Sicherheiten verlangtnein
Teilnahme vorbehalten (z. B. Werkstätten)nein
E-Rechnung verpflichtendnein
Vertraulichkeitserklärung verlangtkeine Angabe
Elektronische Auktionnein
Aus EU-Mitteln finanziertnein
Wiederkehrender Auftragkeine Angabe

Einordnungvon uns ausgewertet

Wer darf bieten?

Zuerst bewerben sich Unternehmen mit einem Teilnahmeantrag, danach geben ausgewählte Bewerber Angebote ab.

Wird verhandelt?

Über Inhalt und Preis der Angebote kann verhandelt werden. Oft behält sich die Vergabestelle vor, den Zuschlag ohne Verhandlung zu erteilen: Das erste Angebot sollte dann schon das letzte sein.

Was jetzt zu tun ist

Teilnahmeantrag bis zur Teilnahmefrist einreichen und das Erstangebot so kalkulieren, als gäbe es keine Verhandlungsrunde.

Wertung laut Bekanntmachung: Preis 40 %, Leistung und Qualität 60 %.

Preis40 %
Qualität60 %

Unterlagen schon heruntergeladen? Vergabeunterlagen prüfen (Team): Fristen, Gewichtung, Mengen, Zertifikate und Fehler im Preisblatt.

Was kostet ein höherer Preis an Punkten?

Mein Angebot ist% teurer als das günstigste.

Das kostet etwa 6,7 von 100 Punkten der Gesamtwertung.

Punktverlust je Mehrpreis
10 % teurer	−3,6 Punkte
25 % teurer	−8 Punkte
50 % teurer	−13,3 Punkte
100 % teurer	−20 Punkte

Annahme: Preispunkte = günstigstes Angebot geteilt durch das eigene. Die verbindliche Formel steht in den Vergabeunterlagen.

Fristen und TermineStand 03.11.2026

17.07.2026
Veröffentlichung
vor 4 Monaten
17.08.2026
Teilnahmeanträge bis 12:00 Uhr
vor 3 Monaten
03.11.2026
Heute
31.03.2027
Vertragsbeginn
Laufzeit bis 30.03.2031
in 5 Monaten

Beschreibung

Ziel der Ausschreibung ist die Einführung eines SaaS-basierten e-Procurement-Systems zur digitalen Unterstützung, Standardisierung und Optimierung der Beschaffungsprozesse im Source-to-Pay-Umfeld (S2P). Die Lösung soll alle relevanten Beschaffungsphasen effizient, transparent und revisionssicher unterstützen sowie zur Digitalisierung und Verkürzung von Durchlaufzeiten beitragen. Neben den operativen Prozessen umfasst der Leistungsumfang strategische und übergreifende Funktionen, insbesondere Lieferantenmanagement, Reporting und Auswertungen. Das System soll Arbeitsabläufe vereinfachen, die Zusammenarbeit mit Lieferanten verbessern und einen nachhaltigen Mehrwert für den Auftraggeber schaffen. Die Lösung muss den rechtlichen und technischen Anforderungen entsprechen und die Durchführung wirtschaftlicher, vergaberechtskonformer und revisionssicherer Beschaffungsprozesse gewährleisten.

Gegenstand nach CPV

48000000Softwarepaket und InformationssystemeHauptgegenstand

Bedingungen

Zuschlag2 von 2 angegeben

Preis40 %

Qualität60 %

Preis: 40%
Qualität: 60%

Eignung10 von 10 angegeben

Referenzen zu bestimmten Lieferungen: Zur Beurteilung der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit hat der Bewerber mindestens 3 (jedoch höchstens 5) geeignete Referenzen in Bezug zur gegenständlichen Leistung (e-Procurement bzw. Source-to-Pay nachzuweisen). Das Referenzprojekt muss innerhalb der letzten fünf Jahre durchgeführt wo … ganz lesenkürzer
Zur Beurteilung der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit hat der Bewerber mindestens 3 (jedoch höchstens 5) geeignete Referenzen in Bezug zur gegenständlichen Leistung (e-Procurement bzw. Source-to-Pay nachzuweisen). Das Referenzprojekt muss innerhalb der letzten fünf Jahre durchgeführt worden sein. Laufende Projekte werden berücksichtigt, sofern diese seit mindestens zwölf Monaten produktiv betrieben werden. Verfügt ein Bewerber nicht über mindestens ein vergleichbares Referenzprojekt, wird der Teilnahmeantrag ausgeschlossen. Die nachfolgend abgefragten Angaben dienen der Prüfung der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit sowie der Auswahl der Bewerber im Teilnahmewettbewerb. • Referenzen im Bereich e-Procurement / Source-to-Pay (S2P) sowie • Erfahrung mit Projekten bei öffentlichen Auftraggebern unter Anwendung vergabe-rechtlicher Rahmenbedingungen. Zum Zwecke der Vergleichbarkeit sind mindestens folgende Angaben zu erbringen: - funktionale Abdeckung des Source-to-Pay-Prozesses • Vergleichbarkeit hinsichtlich Projektgröße und -komplexität • Einsatz in Organisationen vergleichbarer Größenordnung • Integration mit SAP S/4HANA Public Cloud • Integration von On-Premises-Systemen • Tätigkeit für öffentliche Auftraggeber unter Anwendung vergaberechtlicher Rahmenbedingungen Bitte beachten Sie, dass, sofern Ihre Referenz einer Vertraulichkeit unterliegt, auf die Angabe des Auftragswertes verzichtet werden kann. In diesem Fall tragen Sie bei Auftragswert bitte „vertraulich“ ein. Allerdings ist die Angabe des Referenzgebers mit Kontaktinformationen in dem Falle zwingend erforderlich, damit sich der Auftraggeber von der Vergleichbarkeit überzeugen kann. Darüber hinaus muss aus der Beschreibung des inhaltlichen Umfangs des Referenzauftrags zwingend die Vergleichbarkeit zum ausgeschriebenen Gegenstand hergestellt werden.
Allgemeiner Jahresumsatz: Der Bewerber hat seine wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit darzustellen. Die Angaben dienen der Bewertung der wirtschaftlichen Stabilität und Entwicklung des Unternehmens im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs. Darüber hinaus ist eine kurze Erläuterung (max. 1 DIN-A4-Seite) zur wirtschaft … ganz lesenkürzer
Der Bewerber hat seine wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit darzustellen. Die Angaben dienen der Bewertung der wirtschaftlichen Stabilität und Entwicklung des Unternehmens im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs. Darüber hinaus ist eine kurze Erläuterung (max. 1 DIN-A4-Seite) zur wirtschaftlichen Situation des Unternehmens beizufügen. Dabei sind insbesondere folgende Aspekte darzustellen: • Entwicklung des Unternehmens in den letzten drei Geschäftsjahren • wesentliche wirtschaftliche Kennzahlen und Entwicklungen • allgemeine wirtschaftliche Stabilität des Unternehmens ggf. besondere Umstände mit Einfluss auf die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit Der Auftraggeber behält sich vor, Nachweise (z. B. Jahresabschlüsse, Geschäftsberichte oder Bestätigungen des Wirtschaftsprüfers/Steuerberaters) anzufordern. Die Bewertung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit erfolgt gemäß den Bewerbungsbedingungen zum Teilnahmewettbewerb.
Durchschnittliche jährliche Belegschaft: Es wird bestätigt, dass im Unternehmen im letzten Geschäftsjahr mehr als 49 fest angestellte Beschäftigte im bzw. für das Geschäftsfeld, welches Gegenstand dieser Ausschreibung ist, tätig waren (Mindestanforderung an die Eignung). Mitglieder der Geschäftsführung oder des Vorstands sowie disziplinari … ganz lesenkürzer
Es wird bestätigt, dass im Unternehmen im letzten Geschäftsjahr mehr als 49 fest angestellte Beschäftigte im bzw. für das Geschäftsfeld, welches Gegenstand dieser Ausschreibung ist, tätig waren (Mindestanforderung an die Eignung). Mitglieder der Geschäftsführung oder des Vorstands sowie disziplinarische Führungskräfte zählen nicht zu den fest angestellten Beschäftigten. Stichtag ist der letzte Kalendertag im letzten Geschäftsjahr. Es wird zudem bestätigt, dass eine durchgängige, vollwertige Urlaubs- und Krankheitsvertretung für den Betrieb und Support (für den Auftraggeber) gewährleistet ist. Im Fall der Bewerbung einer Bewerbergemeinschaft oder einer Eignungsleihe wird bestätigt, dass in den zusammen anbietenden Unternehmen im letzten Geschäftsjahr insgesamt (also die Summe) mehr als 49 festangestellte Mitarbeiter waren (Mindestanforderung an die Eignung).
Eintragung in ein relevantes Berufsregister: Der Nachweis (Registerauszug) darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Frist zur Einreichung des Teilnahmeantrages nicht älter sein als 6 Monate.
Berufliche Risikohaftpflichtversicherung: Erklärung über eine aktuelle, branchenübliche Betriebshaftpflichtversicherung eines europäischen Versicherungsinstitutes mit einer Deckungssumme in Höhe von mind. 1.000.000,- € pro Jahr und Schadensfall sowohl für Personen- als auch Sachschäden und mit einer angemessenen Deckung von Vermögensschäden … ganz lesenkürzer
Erklärung über eine aktuelle, branchenübliche Betriebshaftpflichtversicherung eines europäischen Versicherungsinstitutes mit einer Deckungssumme in Höhe von mind. 1.000.000,- € pro Jahr und Schadensfall sowohl für Personen- als auch Sachschäden und mit einer angemessenen Deckung von Vermögensschäden einschließlich Haftpflichtansprüche für Datenschutzverstöße oder Datenverlust verfüge(n), und, einen aktuellen Nachweis der bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung in dem vorbeschriebenen Sinne beigefügt haben (Kopie genügt). Sofern ein aktueller Nachweis der Betriebshaftpflichtversicherung den Versicherungsschutz für Haftpflichtansprüche wegen Datenschutzverstößen oder Datenverlust nicht explizit ausgewiesen werden kann, erkläre/n ich/wir hiermit, dass dieser Versicherungsschutz von meiner/unserer Betriebshaftpflichtversicherung im geforderten Umfang abgedeckt ist. Das Bedingungswerk reiche/n ich/wir auf Nachfrage nach. Alternativ: Im Fall der Auftragserteilung eine Betriebshaftpflichtversicherung bei einem europäischen Versicherungsinstitut mit einer Deckungssumme in Höhe von mind. 1.000.000,- € pro Jahr und Schadensfall sowohl für Personen- als auch Sachschäden und mit einer angemessenen Deckung von Vermögensschäden, einschließlich Haftpflichtansprüche für Datenschutzverstöße oder Datenverlust unverzüglich abzuschließen.
Zertifikate von Qualitätskontrollinstituten: Beschreibung eines eigenen internen Qualitätsmanagementsystems (z. B. ISO 9001, ISO 27001, ITIL oder vergleichbar). Sofern ein Zertifikat vorhanden ist, genügt die Beifügung einer Kopie des Zertifikates. Bitte verweisen Sie in diesem Fall nachfolgend auf die entsprechende Anlage in Ihrem Angebot. Fa … ganz lesenkürzer
Beschreibung eines eigenen internen Qualitätsmanagementsystems (z. B. ISO 9001, ISO 27001, ITIL oder vergleichbar). Sofern ein Zertifikat vorhanden ist, genügt die Beifügung einer Kopie des Zertifikates. Bitte verweisen Sie in diesem Fall nachfolgend auf die entsprechende Anlage in Ihrem Angebot. Falls kein Zertifikat vorhanden ist, muss aus der u.a. Beschreibung das Qualitätsmanagement sowie die Vergleichbarkeit des vorhandenen Qualitätsmanagements zu einem mittels Zertifikat nach den o.g. Normen nachgewiesenen Qualitätsmanagements deutlich werden.
Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards: BSI C5-Testat, Typ I BSI C5-Testat, Typ I oder eine gleichwertige Bescheinigung von einem Auditor/Prüfer in anderen Mitgliedstaaten. (Mindestanforderung) Der Nachweis hat durch Vorlage eines gültigen BSI C5-Testat, Typ I oder einer gleich wertigen Bescheinigung von Auditor/Prüfer in anderen Mitglied … ganz lesenkürzer
BSI C5-Testat, Typ I BSI C5-Testat, Typ I oder eine gleichwertige Bescheinigung von einem Auditor/Prüfer in anderen Mitgliedstaaten. (Mindestanforderung) Der Nachweis hat durch Vorlage eines gültigen BSI C5-Testat, Typ I oder einer gleich wertigen Bescheinigung von Auditor/Prüfer in anderen Mitgliedstaaten zu erfolgen (maßgeblicher Zeitpunkt: Ablauf der Teilnahmefrist). Bei Vorlage eines nach BSI C5-Testat, Typ I gleichwertigen Testats ist der Bewerber für die Gleichwertigkeit darlegungs- und beweispflichtig. Zur Darlegung der Gleichwertigkeit hat der Bewerber eine vergleichende Beschreibung der Anforderungen für die Erteilung der Bescheinigungen von Auditor/Prüfer in anderen Mitgliedstaat beizufügen. Hinweis: Die Vorlage einer nicht beglaubigten Kopie ist für den Nachweis des Testats ausreichend.
Nachreichen von Unterlagen: Die Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist teilweise ausgeschlossen.
Ausschlussgründe: Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung, Betrug oder Subventionsbetrug, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung, Menschenhandel, Zwangsprostitution, Zwangsarbeit oder Ausbeutung, Bildung krimineller Vereinigungen, Bildung terroristischer Vereinigungen
Begrenzung der Bewerberzahl: 3 bis 3 Bewerber

Laufzeit und Umfang3 von 5 angegeben

Vertragsbeginn: 31.03.2027
Vertragsende: 30.03.2031
Verlängerung: keine Angabe
Optionen: keine Angabe
Rahmenvereinbarung: nein

Angebot und Einreichung7 von 9 angegeben

Elektronische Einreichung: Zulässig
Einreichung über: xvergabe.de
Sprache: Deutsch
Nebenangebote: Nicht zulässig
Mehrere Hauptangebote: Nicht zulässig
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Bindefrist: keine Angabe
Angebotsöffnung: keine Angabe
Sicherheiten: nicht verlangt

Ausführung5 von 6 angegeben

Vertraulichkeit: keine Angabe
E-Rechnung: Nicht zulässig
Elektronische Bestellung: wird genutzt
Elektronische Zahlung: wird genutzt
Vorbehaltene Ausführung: Nein
EU-Mittel: Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Rechtsschutz3 von 3 angegeben

Nachprüfungsstelle: Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt, Kaiser-Friedrich-Str. 16, 53113 Bonn
Fristen für Nachprüfungsanträge: Die Bieter haben etwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften unter Beachtung der Regelungen in § 160 Abs. 3 GWB zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit: 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsan … ganz lesenkürzer
Die Bieter haben etwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften unter Beachtung der Regelungen in § 160 Abs. 3 GWB zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit: 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Beschaffungsübereinkommen (GPA): fällt darunter

Zusätzliche Informationen1 von 1 angegeben

Hinweis: #Besonders auch geeignet für:freelance#,#Besonders auch geeignet für:selbst#,#Besonders auch geeignet für:startup#,#Besonders auch geeignet für:other-sme#

Bezeichnungen aus den amtlichen eForms-Codelisten (EU und eForms-DE). Maßgeblich sind die Vergabeunterlagen.

AuftraggeberAlle Verfahren dieses Auftraggebers

Name: BITMARCK
Art: Öffentliches Unternehmen, Gesundheit
Anschrift: Kruppstraße 64 ;, 45145 Essen
Kontakt: kein Funktionspostfach angegeben, siehe Originalbekanntmachung

Bei uns erfasst

3Bekanntmachungen

0Zuschlagsmeldungen

Noch keine Zuschlagsmeldung dieses Auftraggebers im Bestand.

Marktumfeldvon uns ausgewertet

Vergabemeldungen der letzten 24 Monate mit Hauptgegenstand CPV 480 (Softwarepaket und Informationssysteme) in Nordrhein-Westfalen. Abgeleitet aus veröffentlichten Bekanntmachungen, keine amtliche Statistik. Zuschlagswerte unter 1.000 € zählen wir als Platzhalter nicht mit.

189vergebene Aufträge

1Angebote je Los im Median (151 Lose mit Angabe)

405.231 €Zuschlagswert im Median

222.901 € – 904.863 €mittlere Hälfte, 34 Werte

Häufige Zuschlagsempfänger

SVA System Vertrieb Alexander GmbH14 Zuschläge
SoftwareONE Deutschland GmbH10 Zuschläge
Computacenter AG & Co. oHG4 Zuschläge
SAP Deutschland SE & Co. KG4 Zuschläge
ASERVO Software GmbH3 Zuschläge
ATVANTAGE GmbH2 Zuschläge