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Beschaffung und Implementierung eines CAFM-Systems

STADT UND LAND Wohnbauten-Gesellschaft mbH · Berlin, Berlin

Aktenzeichen VV25_CAFMveröffentlicht 31.03.2025erstmals 31.03.2025DienstleistungenVerhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Teilnahmefristseit 557 Tagen abgelaufen
Zur Bekanntmachungmeinauftrag.rib.de
Diese Fassung ist berichtigt worden. Aktuell ist die Meldung vom 31.03.2025.Zur aktuellen Fassung

Auf einen Blick

Art des Auftrags
Dienstleistungen
Geschätzter Wert
keine Angabe
Laufzeit
5 Jahre01.12.2025 – 30.11.2030
Lose
1
Verfahren
Verhandlungsverfahren mit TeilnahmewettbewerbVgV, EU-weit
Rahmenvereinbarung
nein
Ort der Leistung
Berlin12053, Berlin
Einreichung
elektronisch: Erforderlichmeinauftrag.rib.de

Schnellprüfung für Bieter

  • Unterlagen frei zugänglichja
  • Elektronische Einreichung verpflichtendja
  • Nebenangebote zugelassennein
  • Mehrere Hauptangebote zugelassennein
  • Laut Auftraggeber für KMU geeignetnein
  • Sicherheiten verlangtkeine Angabe
  • Teilnahme vorbehalten (z. B. Werkstätten)nein
  • E-Rechnung verpflichtendja
  • Vertraulichkeitserklärung verlangtkeine Angabe
  • Elektronische Auktionnein
  • Aus EU-Mitteln finanziertnein
  • Wiederkehrender Auftragnein

Einordnungvon uns ausgewertet

Wer darf bieten?

Zuerst bewerben sich Unternehmen mit einem Teilnahmeantrag, danach geben ausgewählte Bewerber Angebote ab.

Wird verhandelt?

Über Inhalt und Preis der Angebote kann verhandelt werden. Oft behält sich die Vergabestelle vor, den Zuschlag ohne Verhandlung zu erteilen: Das erste Angebot sollte dann schon das letzte sein.

Was jetzt zu tun ist

Teilnahmeantrag bis zur Teilnahmefrist einreichen und das Erstangebot so kalkulieren, als gäbe es keine Verhandlungsrunde.

Bei dieser Vergabestelle vergehen von der ersten Meldung bis zum Ergebnis im Mittel 84 Tage (22 Verfahren, 24 Monate).

Die Gewichtung von Preis und Leistung steht nicht in der Bekanntmachung, nur in den Vergabeunterlagen.

Unterlagen schon heruntergeladen? Vergabeunterlagen prüfen (Team): Fristen, Gewichtung, Mengen, Zertifikate und Fehler im Preisblatt.

Fristen und TermineStand 08.11.2026

  1. Erstveröffentlichung
    vor 19 Monaten
  2. 1. Berichtigung (diese Fassung)
    vor 19 Monaten
  3. Fragen bis 09:00 Uhr
    vor 19 Monaten
  4. Teilnahmeanträge bis 09:00 Uhr
    vor 18 Monaten
  5. Vertragsbeginn
    Laufzeit bis 30.11.2030
    vor 11 Monaten
  6. Heute

Beschreibung

Die STADT UND LAND Wohnbauten Gesellschaft mbH ist eine der großen städtischen Wohnungsbaugesellschaften Berlins. Sie bewirtschaftet im Verbund mit Ihren Tochterunternehmen ca. 55.000 Wohnungen im eigenen Bestand, etwa 12.000 weitere Wohnungen im Auftrag Dritter sowie über 850 eigene Gewerbeobjekte und über 200 Gewerbeobjekte im Auftrag Dritter. Auftraggeber für die gegenständliche Leistung sind die STADT UND LAND Wohnbauten-Gesellschaft mbH und die STADT UND LAND FACILITY-Gesellschaft mbH. Weiterhin gilt der abzuschließende Vertrag für die Gesellschaften des Konzerns STADT UND LAND: WoGeHe Wohnungsbaugesellschaft Hellersdorf mbH, WOBEGE Wohnbauten- und Beteiligungsgesellschaft mbH, STADT UND LAND NETZE GmbH

Leistungsgegenstand ist die Beschaffung und Implementierung eines CAFM-Systems inklusive Pflege und Support über zunächst 60 Monate. Das CAFM-System muss sich in die IT-Infrastruktur des AG einfügen und Schnittstellen zu SAP bereitstellen. Die CAFM-Software soll als Cloud-Lösung vom CAFM-Anbieter bereitgestellt werden. Die Einführung des CAFM-Systems gliedert sich in den Aufbau des Basissystems sowie in verschiedene Ausbaustufen über mehrere Jahre hinweg. Ziel ist es, in den Ausbaustufen diverse Module und Schnittstellen zu implementieren und für die Nutzenden in den einzelnen Bereichen zur Verfügung zu stellen. Dabei umfasst die Ausbaustufe 1 (Implementierungsphase) die wesentlichen Kernfunktionen, wie z.B. Flächenmanagement, Instandhaltungsmanagement, Auftragsmanagement. Zusätzliche Leistungen des Auftragnehmers: STADT UND LAND beabsichtigt zusätzlich zur Einführung einer CAFM-Software, Dienstleistungen für die Einpflege und Aktualisierung von Planungsunterlagen in das CAFM-System sowie Q-GIS zu beauftragen. Im Rahmen von Bauvorhaben übernimmt der Auftragnehmer die Integration technischer Pläne, einschließlich Entwässerungs- und Pflanzplänen, und stellt sicher, dass relevante Daten, wie Spielplatzgeräte oder Winterdienstflächen, aktuell gehalten werden. Zudem erfolgt eine Vor-Ort-Kontrolle zur Qualitätssicherung. Die bereitzustellenden Pläne umfassen unter anderem Standard-, Wege-, Beleuchtungs- und Entwässerungspläne. Für weitere Informationen siehe Dokument "VV25_CAFM_Verfahrensbeschreibung.pdf" (Bestandteil der Vergabeunterlagen TNW)

Beschreibung des Loses

siehe Beschreibung in Abschnitt Verfahren / Register Zweck / Gruppe Beschreibung (Feld BT-24-Procedure)

Gegenstand nach CPV

Bedingungen

Zuschlag0 von 1 angegeben

Kriterien
keine Angabe

Eignung5 von 5 angegeben

Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Zur Abfrage etwaiger Ausschlussgründe sowie zum Beleg der Eignung wird von den Bietern die Vorlage folgender Erklärungen und Dokumente erwartet: Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung im Be-rufs- oder Handelsregister Die Eigenerklärung zur Eignung ist vom … ganz lesenZur Abfrage etwaiger Ausschlussgründe sowie zum Beleg der Eignung wird von den Bietern die Vorlage folgender Erklärungen und Dokumente erwartet: Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung im Be-rufs- oder Handelsregister Die Eigenerklärung zur Eignung ist vom Bieter/Mitglied der Bietergemeinschaft sowie zugehörigen Unterauftragnehmern auszufüllen. Der Auftraggeber wird über den Bieter/Mitglied der Bietergemeinschaft sowie zugehörigen Unter-auftragnehmern, auf dessen Angebot der Zuschlag erteilt werden soll, einen Auszug aus dem Wettbewerbsregister anfordern und diesen seiner Entscheidung über die Eignung zugrunde legen. Die Eigenerklärung ist eine Mindestanforderung des Auftraggebers und die Nichterfüllung der An-forderungen führt zwingend zum Ausschluss. Die Eigenerklärung Frauenförderung ist vom Bieter/Mitglied der Bietergemeinschaft auszufüllen. Die Eigenerklärung ist eine Mindestanforderung des Auftraggebers.
Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit Eigenerklärung zum Jahresumsatz des Bieters (in Euro) jeweils für die letzten drei abge-schlossenen Geschäftsjahre mit Leistungen, die mit dem ausgeschriebenen Leistungsgegenstand vergleichbar sind. Als Mindestanforderung gilt ein mittlerer Jahresu … ganz lesenWirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit Eigenerklärung zum Jahresumsatz des Bieters (in Euro) jeweils für die letzten drei abge-schlossenen Geschäftsjahre mit Leistungen, die mit dem ausgeschriebenen Leistungsgegenstand vergleichbar sind. Als Mindestanforderung gilt ein mittlerer Jahresumsatz (netto) des Bewerbers/ der Bewerber-gemeinschaft für die vergleichbaren Leistungen (Implementierung, Customizing und Betrieb einer CAFM-Software) von 1.000.000,00 EUR netto. Technische und berufliche Leistungsfähigkeit Erklärung über geeignete Referenzen über früher ausgeführte Liefer- und Dienstleistungsaufträge der in den letzten höchstens fünf Jahren erbrachten wesentlichen Liefer- oder Dienstleistungen, die mit der gegenständlichen Leistung vergleichbar sind mit Angabe des Werts, des Liefer- beziehungsweise Erbringungszeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Empfängers. Mindestanforderung: Nachweis von drei geeigneten Referenzen aus den letzten fünf Jahren. Eine Referenz ist geeignet, wenn sie jeweils folgende Mindestanforderungen erfüllt: 1. Der Leistungszeitraum lag innerhalb der letzten fünf Jahre. Dabei muss die CAFM-Lösung innerhalb des genannten Zeitraumes implementiert worden sein. 2. Jede Referenz umfasste jeweils Leistungen mit folgenden Merkmalen: a. Implementierung eines CAFM-Systems mit modularem Aufbau und zwar mindestens mit den Modulen: Auftragsmanagement, Instandhaltungsmanagement und Flächenmanagement und b. Realisierung von Schnittstellen (z.B. ERP, AD) an eine webbasierte CAFM-Lösung und c. Zugriff für externe Dienstleister (mit unterschiedlichen Rollen und Rechten) auf die webbasierte CAFM-Lösung zur Abarbeitung von wiederkehrenden Tätigkeiten. Die benannten Mindestanforderungen (1. bis 2.) müssen jeweils kumulativ und vollständig in-nerhalb des Referenzprojekts für denselben Referenzauftraggeber zum Nachweis einer geeigneten Referenz erbracht worden sein. Eine Referenz, die auch nur eine der angegebenen Min-destanforderungen nicht erfüllt, ist nicht geeignet und kann nicht berücksichtigt werden. Die Nichterfüllung von Mindestanforderungen führt zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren. Eigenerklärung bezüglich einer GEFMA 444 (Zertifizierung für CAFM-Software)- oder gleichwertigen Zertifizierung Dabei kann die Zertifizierung entweder bereits vorliegen oder es wird erklärt, dass der Zertifizierungsprozess momentan im Unternehmen läuft. Die Eigenerklärung ist eine Mindestanforderung des Auftraggebers. Erklärung über die Zahl der in den letzten drei abgeschlossenen Kalenderjahren jahresdurch-schnittlich und der aktuell beschäftigten Arbeitskräfte und Führungskräfte. Mindestanforderung: Aktuell müssen mindestens 20 Mitarbeitende tätig sein, davon mindestens 5 Mitarbeitende im Bereich CAFM. Angabe der technischen Fachkräfte oder der technischen Stellen, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung eingesetzt werden sollen Mindestanforderung: 1. Die als Projektleitung vorgesehene Person muss über eine Berufserfahrung von mindestens 5 Jahren in der Einführung von IT-Lösungen im Bereich des Facility Management verfügen. 2. Die als stellvertretende Projektleitung vorgesehene Person muss über eine Berufserfahrung von mindestens 2 Jahren in der Einführung von IT-Lösungen im Bereich des Facility Management verfügen. Für alle aufgeführten Eignungskriterien sind entsprechende Formblätter in den Vergabeunterlagen des Teilnahmewettbewerbs enthalten, in die der Bewerber seine Angaben einzutragen und mit dem Teilnahmeantrag einzureichen hat.
Nachreichen von Unterlagen
Die Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist nicht ausgeschlossen.
Ausschlussgründe
Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung
Begrenzung der Bewerberzahl
3 bis … Bewerber

Laufzeit und Umfang4 von 5 angegeben

Vertragsbeginn
01.12.2025
Vertragsende
30.11.2030
Verlängerung
keine Angabe
Optionen
Der Leistungsbeginn ist für den 01.12.2025 geplant. Der Go-Live-Termin für die Softwarelösung ist voraussichtlich der 01.01.2027. Die Vertragslaufzeit beträgt zunächst 60 Monate ab Leistungsbeginn (Mindestlaufzeit). Der Vertrag verlängert sich anschließend um jeweils ein weiteres Jahr. Die maximale … ganz lesenDer Leistungsbeginn ist für den 01.12.2025 geplant. Der Go-Live-Termin für die Softwarelösung ist voraussichtlich der 01.01.2027. Die Vertragslaufzeit beträgt zunächst 60 Monate ab Leistungsbeginn (Mindestlaufzeit). Der Vertrag verlängert sich anschließend um jeweils ein weiteres Jahr. Die maximale Vertragslaufzeit beträgt 15 Jahre. Für den Fall, dass das Vertragsverhältnis, mit dem in diesem Vergabeverfahren beauftragten Bieter innerhalb eines Jahres aufgrund von Insolvenz, Kündigung oder anderer vergleichbarer Gründe (bspw. Vertragsaufhebung im gegenseitigen Einvernehmen) beendet wird, behält sich der Auftraggeber vor, die Leistungen unter Einhaltung der angebotenen Preise an einen anderen Bieter dieses Vergabeverfahrens zu vergeben, beginnend mit dem Bieter mit dem nächstwirtschaftlicheren Angebot. optionale Leistungen: Einführung weiterer Module/Schnittstellen entsprechend entstehender Anforderungen bei den beteiligten Fachbereichen (z. B. Vertragsmanagement, Bauprojektmanagement, BIM-Datenverarbeitung, Sicherheit- und Arbeitsschutz / Notfallplan / Havariekonzept, Leitungskataster etc.)
Rahmenvereinbarung
nein

Angebot und Einreichung7 von 10 angegeben

Elektronische Einreichung
Erforderlich
Einreichung über
meinauftrag.rib.de
Sprache
Deutsch
Nebenangebote
Nicht zulässig
Mehrere Hauptangebote
Nicht zulässig
Elektronische Signatur
nicht verlangt
Elektronischer Katalog
Nicht zulässig
Bindefrist
keine Angabe
Angebotsöffnung
keine Angabe
Sicherheiten
keine Angabe

Ausführung6 von 7 angegeben

Ausführungsbedingungen
Leistung: Auftragsdatenverarbeitung einschließlich Anlagen Angabe zur Firma Besondere Vertragsbedingungen gemäß Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz
Vertraulichkeit
keine Angabe
E-Rechnung
Erforderlich
Elektronische Bestellung
wird genutzt
Elektronische Zahlung
wird genutzt
Vorbehaltene Ausführung
Nein
EU-Mittel
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Rechtsschutz3 von 3 angegeben

Nachprüfungsstelle
Vergabekammer des Landes Berlin, Martin-Luther-Str. 105, 10825 Berlin
Fristen für Nachprüfungsanträge
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Fri … ganz lesenVerstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Die o.a. Fristen gelten nicht, wenn der Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist. Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).
Beschaffungsübereinkommen (GPA)
fällt darunter

Zusätzliche Informationen1 von 1 angegeben

Hinweis
Die Vergabeunterlagen sind auf der Vergabeplattform des Landes Berlin hinterlegt. Um am Vergabeverfahren teilzunehmen, d.h. Unterlagen hochzuladen und Informationen über Fragen/Antworten und Änderungen an den Vergabeunterlagen zu erhalten, ist eine Registrierung auf der Vergabeplattform Berlin erfor … ganz lesenDie Vergabeunterlagen sind auf der Vergabeplattform des Landes Berlin hinterlegt. Um am Vergabeverfahren teilzunehmen, d.h. Unterlagen hochzuladen und Informationen über Fragen/Antworten und Änderungen an den Vergabeunterlagen zu erhalten, ist eine Registrierung auf der Vergabeplattform Berlin erforderlich. Die Registrierung ist kostenfrei. Fragen werden nur beantwortet, wenn sie in der Frist entsprechend dieser Bekanntmachung über die Vergabeplattform Berlin oder über ausschreibung@stadtundland.de beim Auftraggeber eingehen. Der Auftraggeber informiert die Teilnehmer über eingegangene Fragen und dazu abgegebene Erklärungen über die Vergabeplattform Berlin. Die Vergabestelle empfiehlt allen Interessenten zum täglichen Abruf von aktuellen Informationen der Vergabestelle sowie Antworten auf Interessentenfragen zum Vergabeverfahren. Die geforderten Nachweise und Erklärungen sind mit dem Teilnahmeantrag/Angebot einzureichen. Wenn sich der Bieter zum Nachweis der Eignung eines Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe), sind die geforderten Nachweise auch von den Unterauftragnehmern einzureichen. Geforderte Nachweise sind auch von allen Mitgliedern einer Bewerbergemeinschaft einzureichen. Mehrfachbewerbungen können auch unter Berücksichtigung der jeweiligen Unterauftragnehmer bei Vorliegen einer Wettbewerbsverzerrung zum Ausschluss der Bieter/der Bietergemeinschaften führen. Eine Änderung der Zusammensetzung der Bewerber-/Bietergemeinschaft ist dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen. Die Bewerber-/Bietergemeinschaft muss nachweisen, dass durch den Austausch von Unternehmen die nachgewiesene Eignung der Bewerber-/Bietergemeinschaft nicht nachteilig geändert wurde. Die vorgenannten Ausführungen gelten entsprechend im Hinblick auf benannte Unterauftragnehmer, auf die sich der Bewerber /Bieter zum Nachweis seiner Eignung berufen hat. Die Teilnahmeanträge/Angebote (einschließlich aller Unterlagen und Dokumente) sind in deutscher Sprache einzureichen. Auf Anforderung des Auftraggebers sind Nachweise zu den Eigenerklärungen einzureichen. Eine Nichteinhaltung der Mindestanforderungen bzw. der als Ausschlusskriterium gekennzeichneten Kriterien führt zwingend zum Ausschluss. Mit den Bietern, deren Angebote nach vorläufiger Zuschlagsbewertung zu den Aussichtsreichsten gehören, wird das Verhandlungsverfahren bis zur Auswahl des wirtschaftlichsten Angebots fortgesetzt. Weitere Details zu einer möglichen Bieterabschichtung sind im Dokument "VV25_CAFM_Verfahrensbeschreibung.pdf" (Bestandteil der Vergabeunterlagen TNW) beschrieben.

Bezeichnungen aus den amtlichen eForms-Codelisten (EU und eForms-DE). Maßgeblich sind die Vergabeunterlagen.

AuftraggeberZur Seite der Vergabestelle

Name
STADT UND LAND Wohnbauten-Gesellschaft mbH
Art
Öffentliches Unternehmen, Wohnungswesen und kommunale Einrichtungen
Anschrift
Werbellinstraße 12, 12053 Berlin
Kontakt
ausschreibung@stadtundland.de

Bei uns erfasst

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46Zuschlagsmeldungen

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Marktumfeldvon uns ausgewertet

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234vergebene Aufträge
2Angebote je Los im Median (158 Lose mit Angabe)
694.279 €Zuschlagswert im Median
292.372 € – 1,12 Mio. €mittlere Hälfte, 46 Werte

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Häufige Zuschlagsempfänger

Preise und WettbewerbPremium

Verlauf des Verfahrens3 Meldungen

  1. BekanntmachungFrist 30.04.2025
  2. 1. Berichtigung (diese Seite) · Aktualisierte InformationenFrist 30.04.2025
  3. 1. Berichtigung · Aktualisierte InformationenFrist von 30.04.2025 auf 06.05.2025 verschoben

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