Beschaffung und Einführung einer neuen Finanzsoftware mit Immobilienmanagement, V0020/2024, Bremerhaven

Der Magistrat der Stadt Bremerhaven sucht eine moderne, leistungsstarke und zukunftsfähige Finanzsoftware. Die Software soll nutzerfreundlich und intuitiv bedienbar sein.

Die gesuchte Finanzsoftware ist auf die Bedürfnisse von Kommunalverwaltungen ausgerichtet und wird zeitnah an gesetzliche Änderungen angepasst. Die Software wird stetig weiterentwickelt und somit den aktuellen Anforderungen gerecht. Ein guter Support und die kompetente, schnelle und unbürokratische Hilfe im Fehlerfall wird vom zukünftigen Anbieter ebenfalls erwartet. Details sind im EVB-IT Systemvertrag zu vereinbaren.

Die gesuchte Finanzsoftware muss in anderen Bundesländern erfolgreich als kommunale Finanzsoftware eingesetzt werden. Ein entsprechender Nachweis muss erbracht werden. Zudem muss die Finanzsoftware über eine Zertifizierung / Zulassung der SAKD, gpaNRW oder des TÜV IT für andere Bundesländer oder über eine Bescheinigung nach IDW - Standard PS 880 verfügen.

Die Umstellung auf die neue Finanzsoftware soll zunächst unter Beibehaltung der Kameralistik erfolgen. Später soll jedoch innerhalb des Systems ein Wechsel auf die staatliche Doppik möglich sein. Dieser Wechsel soll durch den AN in einem separaten Projekt begleitet werden, ist aber nicht Gegenstand der hier vorliegenden Ausschreibung.

Die neue Software muss für eine effiziente Aufgabenerledigung des Magistrats über folgende Funktionen verfügen:

• Haushaltsplanung, -ausführung und -überwachung, • Jahresabschluss inkl. Vermögensrechnung sowie Bilanz, • Konzernabschluss, • Veranlagung, • Kassenwesen und Forderungsmanagement, • Anbindung an E-Payment-Verfahren, • Kosten- und Leistungsrechnung, • Anlagenbuchhaltung, • Elektronischer / digitaler Rechnungsworkflow, • Liquiditätsplanung und -auswertung, • Controlling und Berichtswesen, • Ablage und Archivierung von elektronischen Dokumenten und aller im Prozess erzeugten Belege (z.B. Buchungsbelege, Kassenanordnungen, Belege aus dem elektronischen Rechnungsworkflow) in das vorhandene Dokumentenmanagementsystem (DMS) enaio von Optimal Systems, • Anbindung ans Active Directory, • Möglichkeit der Multifaktorauthentifizierung.

Die oben genannten Funktionen müssen vollständig über bereits integrierte Module abbildbar sein.   Nach der derzeitigen Struktur benötigen 60 User Zugriff auf umfangreiche Programmfunktion, wie Kassen-, Steueramt- und Kämmerei-Funktionen. (Full-User). 400 User benötigen ledig Zugriff auf den Rechnungsworkflow bzw. lesenden Zugriff auf verschiedene Funktionen (Limited-User). Weitere 100 User benötigen eine Berechtigung für die reine Freigabe/Weiterleitung/Zurückweisung im Rechnungsworkflow ohne in die Buchung selbst einzugreifen.

Da die von den Bewerbern/Bietern zu erbringende Leistung inhaltlich nicht so eindeutig und erschöpfend beschrieben werden kann, dass hinreichend vergleichbare Angebote erwartet werden können, erfolgt die Beauftragung im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens nach vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb (§ 14 Abs. 3 VgV).

Nach dem Teilnahmewettbewerb werden alle geeigneten Bewerber/Bieter zur Abgabe eines indikativen Angebots aufgefordert. Die eingegangenen Angebote werden nach Maßgabe der bekannt gemachten Kriterien gewertet und der wirtschaftlichste Bieter ermittelt. Mit diesen Bietern führt der AG eine oder mehrere Verhandlungsrunden.

Teilnahmewettbewerb Stufe 1: Dem Teilnahmeantrag (Bewerbungsformular) sind die in der Bekanntmachung ausgewiesenen Erklärungen, Angaben und Nachweise, die für die Überprüfung der Eignung in Bezug auf Fachkunde und Leistungsfähigkeit erforderlich sind, beizufügen.

Ein Unternehmen ist geeignet, wenn es die durch den öffentlichen Auftraggeber im Einzelnen zur ordnungsgemäßen Ausführung des öffentlichen Auftrags festgelegten Kriterien (Eignungskriterien) erfüllt.

Verhandlungsverfahren Stufe 2: Der AG fordert alle geeigneten Bieter zur Abgabe eines indikativen Angebots (Erst-Angebot) auf. Die eingegangenen Angebote werden nach Maßgabe der bekannt gemachten Kriterien gewertet und die wirtschaftlichsten Bieter ermittelt. Mit diesen Bietern führt der AG eine oder mehrere Verhandlungsrunden.

Formulare, Unterlagen die mit dem Teilnahmeantrag einzureichen sind: • Anlage 1 - Teilnahmeantrag (Bewerbungsformular) • Anlage 2 - Eigenerklärungen zur Eignung • Eigenerklärung Sanktionen Russland

Nach dem indikativen Angebot, werden die Bieter zur Angebotspräsentation vor einem Auswahlgremium (3 Vertreter des Finanzsoftware-Projektes in Bremerhaven) eingeladen. Die Durchführung der Präsentation ist voraussichtlich für die KW 32 vorgesehen.

Die eingegangenen Angebote werden nach Maßgabe der bekannt gemachten Kriterien gewertet und der wirtschaftlichste Bieter ermittelt. Der AG verhandelt mit den Bietern über die von ihnen eingereichten Erstangebote und alle Folgeangebote, mit Ausnahme der endgültigen (finalen) Angebote, mit dem Ziel, die Angebote inhaltlich zu verbessern. Dabei darf über den gesamten Angebotsinhalt verhandelt werden mit Ausnahme der vom AG in den Vergabeunterlagen festgelegten Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien (§ 17 Abs. 10 VgV).

Detaillierte Information zu dem Vergabeverfahren erhalten sie in der Leistungsbeschreibung ab Ziffer 2 ff.

Der Zuschlag wird, sofern alle Mindestanforderungen erfüllt sind, nach Maßgabe des § 127 Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt auf der Grundlage des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses.

Die Wirtschaftlichkeit ergibt sich aus den folgenden Kriterien und deren Gewichtung: A - Preis 30% - Maximal erreichbare Punkte 300 B - Items gem. Leistungsverzeichnis (LV) Anforderungskatalog Finanzsoftware 30% - Maximal erreichbare Punkte 300 C - Konzepte 40% - Maximal erreichbare Punkte 400

Detaillierte Informationen zu den Zuschlagskriterien entnehmen Sie bitte der "Anlage zur EU-Bekanntmachung Ziffer BT-24 Zuschlagskriterien" sowie der Leistungsbeschreibung Pkt. 2.5