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MerkenOriginalbekanntmachung
vergebenEU-weitSoftwareIT und SoftwareRahmenvereinbarungmögliche Doppelmeldung

Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (Laufzeit: 60 Monate +Verlängerung um 2x 1 Jahr)

Technische Universität Ilmenau, Dezernat Finanzen, Zentrale Vergabestelle · Ilmenau, Thüringen

Aktenzeichen TU-070/24-719-DPQveröffentlicht 11.11.2024LieferleistungenOffenes Verfahren

Angebotsfristseit 655 Tagen abgelaufen
Zur Bekanntmachungevergabe-online.de
Diese Fassung ist berichtigt worden. Aktuell ist die Meldung vom 11.11.2024.Zur aktuellen Fassung

Auf einen Blick

Art des Auftrags
Lieferleistungen
Geschätzter Wert
1,16 Mio. €Höchstwert der Rahmenvereinbarung 1,16 Mio. €
Laufzeit
5 Jahre01.03.2025 – 28.02.2030
Lose
1
Verfahren
Offenes VerfahrenVgV, EU-weit
Rahmenvereinbarung
jaRahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb, höchstens 1 Unternehmen
Ort der Leistung
Ilmenau98693, Thüringen
Einreichung
elektronisch: Erforderlichevergabe-online.de

Schnellprüfung für Bieter

  • Unterlagen frei zugänglichja
  • Elektronische Einreichung verpflichtendja
  • Nebenangebote zugelassennein
  • Mehrere Hauptangebote zugelassenja
  • Laut Auftraggeber für KMU geeignetnein
  • Sicherheiten verlangtkeine Angabe
  • Teilnahme vorbehalten (z. B. Werkstätten)nein
  • E-Rechnung verpflichtendja
  • Vertraulichkeitserklärung verlangtkeine Angabe
  • Elektronische Auktionnein
  • Aus EU-Mitteln finanziertnein
  • Wiederkehrender Auftragkeine Angabe

Einordnungvon uns ausgewertet

Wer darf bieten?

Alle interessierten Unternehmen dürfen ein Angebot abgeben.

Wird verhandelt?

Es wird nicht verhandelt. Gewertet wird das Angebot so, wie es eingereicht wurde.

Was jetzt zu tun ist

Unterlagen auf der Vergabeplattform abrufen und das Angebot vollständig bis zur Angebotsfrist abgeben.

Bei dieser Vergabestelle vergehen von der ersten Meldung bis zum Ergebnis im Mittel 72 Tage (31 Verfahren, 24 Monate).

Sie erhält im Median 2 Angebote je Los (3 Lose mit Angabe).

Die Gewichtung von Preis und Leistung steht nicht in der Bekanntmachung, nur in den Vergabeunterlagen.

Unterlagen schon heruntergeladen? Vergabeunterlagen prüfen (Team): Fristen, Gewichtung, Mengen, Zertifikate und Fehler im Preisblatt.

Fristen und TermineStand 08.11.2026

  1. Veröffentlichung
    vor 24 Monaten
  2. Angebotsfrist 09:29 Uhr
    nur elektronisch über evergabe-online.de
    vor 22 Monaten
  3. Öffnung der Angebote 09:30 Uhr
    vor 22 Monaten
  4. Vertragsbeginn
    Laufzeit bis 28.02.2030
    vor 20 Monaten
  5. Bindefrist endet
    44 Tage ab Angebotsfrist, von uns berechnet
    vor 20 Monaten
  6. Heute

Beschreibung

Die TU Ilmenau beabsichtigt die Einführung eines hochschulweiten Dokumentenmanagementsystems zur Schriftgutverwaltung, Aktenbildung, Aufbewahrung innerhalb gesetzter Fristen und Übergabe in ein Langzeitarchiv. Ziel ist es, existierendes und aufzunehmendes Schriftgut zusammen mit den beschreibenden Metadaten in einem integrierten System über ein Web-Portal für alle Universitätsmitglieder zur Verfügung zu stellen und geeignete Bearbeitungsprozesse zu automatisieren. Darüber hinaus sollen Fachverfahren mit dem Ziel angeschlossen werden, Dokumente strukturiert in die Akten des Dokumentenmanagementsystems zu übernehmen, lesbar über den Dokumentenlebenszyklus den Fachverfahren anzubieten und die Aufbewahrungsfristen anzusteuern. Die Universität nutzt derzeit das Dokumentenmanagementsystem VIS 6 der Firma PDV GmbH Erfurt mit einzelnen Anwendungsfällen. Mit der Einführung des Systems verfolgt die TU Ilmenau die folgenden Ziele: • Ausbau des Dokumentenmanagements und Integration in die Abläufe und IT-Infrastruktur der Universität • Strukturierte und revisionssichere Schriftgutverwaltung, • Unterstützung der Einhaltung von rechtlichen Rahmenbedingungen, • Transparenz der Prozesse, • Automatisierung der Prozesse, • Steigerung der Effektivität der Prozesse. Vertragsgrundlage des gewählten Bereitstellungsmodells (SaaS) soll ein EVB-IT Cloudvertrag einschließlich der ergänzenden Vertragsbedingungen für Cloudleistungen (EVB-IT-Cloud AGB) in gültiger Fassung sein.

Gegenstand nach CPV

Bedingungen

Zuschlag0 von 1 angegeben

Kriterien
keine Angabe

Eignung6 von 6 angegeben

Kriterium
Nachweis über die Befähigung zur Berufsausübung durch Abgabe der EEE Teil IV Abschnitt A. Im Formblatt „EEE-Europäische Eigenerklärung“ werden für den genannten Abschnitt folgende Angaben verlangt: - Eintragung in das Berufsregister ihres Sitzes oder Wohnsitzes. Das Formblatt „EEE-Einheitliche Europäische Eigenerklärung“ steht unter dem in I.3) genannten Zugang uneingeschränkt und vollständig zur Verfügung.
Kriterium
Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen: - Nachweis über die technische und berufliche Leistungsfähigkeit durch Abgabe der EEE Teil IV Abschnitt Cund D (Hinweis: bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre) Im Formblatt „EEE-Europäis … ganz lesenAngaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen: - Nachweis über die technische und berufliche Leistungsfähigkeit durch Abgabe der EEE Teil IV Abschnitt Cund D (Hinweis: bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre) Im Formblatt „EEE-Europäische Eigenerklärung “ werden für den genannten Abschnitt folgende Angaben verlangt: - Angaben zu Lieferungen und Dienstleistungen der genannten Art (dem Auftragsgegenstand vergleichbare Leistungen), - Angaben zu technischen Fachkräften oder technischen Stellen, - Angaben zur technischen Ausrüstung und Maßnahmen zur Qualitätssicherung - Angaben zur Vertragserfüllung, Lieferkettenmanagement und Überwachungssystem - Angabe zur Kontrollmöglichkeit der Produktionskapazität bzw. seine technische Leistungsfähigkeit sowie der Qualitätskontrolle - Angaben zu Ausbildungsnachweisen oder Bescheinigungen über die berufliche Befähigung (Dienstleister oder Unternehmen selbst oder seiner Führungskräfte) - Angaben zu Umweltmanagementmaßnahmen, Angaben zu den durchschnittlich jährlich Beschäftigtenzahlen und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten 3 Jahren - Angaben zu Ausstattung, Geräte und technischen Ausrüstungen - Angaben zur Unterauftragsvergabe, Bescheinigungen zu Qualitätssicherungsnormen, Bescheinigungen zur Erfüllung der Anforderungen an die Umweltmanagementsysteme oder -normen.
Kriterium
Leistungsfähigkeit durch Abgabe der EEE Teil IV Abschnitt B. Im Formblatt „EEE-Europäische Eigenerklärung“ werden für den genannten Abschnitt folgende Angaben verlangt: - Der allgemeine Jahresumsatz des Wirtschaftsteilnehmers der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre oder der durchschnittliche Ja … ganz lesenLeistungsfähigkeit durch Abgabe der EEE Teil IV Abschnitt B. Im Formblatt „EEE-Europäische Eigenerklärung“ werden für den genannten Abschnitt folgende Angaben verlangt: - Der allgemeine Jahresumsatz des Wirtschaftsteilnehmers der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre oder der durchschnittliche Jahresumsatz des Wirtschaftsteilnehmers der letzten 3 Jahre - der spezifische Jahresumsatz des Wirtschaftsteilnehmers in dem vom Auftrag abgedeckten Geschäftsbereich der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre oder der durchschnittliche Jahresumsatz des Wirtschaftsteilnehmers in dem betreffenden Bereich der letzten 3 Jahre - Sind die Informationen zum Umsatz (allgemeiner oder spezifischer Umsatz) nicht für den gesamten vorgegebenen Zeitraum erhältlich, Angabe, an welchem Datum das Unternehmen des Wirtschaftsteilnehmers gegründet wurde oder seine Tätigkeit aufgenommen hat.
Kriterium
Referenzen von mind. 5 anderen Hochschulen ISO 27001, BSI-IT-Grundschutz, ISO 27018, Eigenerklärung zu Schulungen Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) inklusive der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM)
Nachreichen von Unterlagen
Die Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist teilweise ausgeschlossen.
Ausschlussgründe
Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung, Betrug oder Subventionsbetrug, Bildung krimineller Vereinigungen, Bildung terroristischer Vereinigungen, Einstellung der beruflichen Tätigkeit, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung, Insolvenz, Interessenkonflikt, Mangelhafte Erfüllung eines frühe … ganz lesenBestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung, Betrug oder Subventionsbetrug, Bildung krimineller Vereinigungen, Bildung terroristischer Vereinigungen, Einstellung der beruflichen Tätigkeit, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung, Insolvenz, Interessenkonflikt, Mangelhafte Erfüllung eines früheren öffentlichen Auftrags, Menschenhandel, Zwangsprostitution, Zwangsarbeit oder Ausbeutung, Mit Insolvenz vergleichbares Verfahren, Rein nationale Ausschlussgründe, Täuschung oder unzulässige Beeinflussung des Vergabeverfahrens, Verstöße gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen, Verstöße gegen sozialrechtliche Verpflichtungen, Verstöße gegen umweltrechtliche Verpflichtungen, Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen, Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern oder Abgaben, Wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen, Wettbewerbsverzerrung wegen Vorbefassung, Zahlungsunfähigkeit, Schwere Verfehlung

Laufzeit und Umfang5 von 6 angegeben

Vertragsbeginn
01.03.2025
Vertragsende
28.02.2030
Verlängerung
keine Angabe
Optionen
Option zur Verlängerung um 2x 1 Jahr
Rahmenvereinbarung
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb, höchstens 1 Unternehmen
Höchstwert der Rahmenvereinbarung
1.161.759 €

Angebot und Einreichung8 von 9 angegeben

Elektronische Einreichung
Erforderlich
Einreichung über
evergabe-online.de
Sprache
Deutsch
Nebenangebote
Nicht zulässig
Mehrere Hauptangebote
Zulässig
Elektronischer Katalog
Nicht zulässig
Bindefrist
44 Tage
Angebotsöffnung
22.01.2025, 09:30 Uhr
Sicherheiten
keine Angabe

Ausführung5 von 6 angegeben

Vertraulichkeit
keine Angabe
E-Rechnung
Erforderlich
Elektronische Bestellung
wird genutzt
Elektronische Zahlung
wird genutzt
Vorbehaltene Ausführung
Nein
EU-Mittel
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Rechtsschutz3 von 3 angegeben

Nachprüfungsstelle
Vergabekammer beim Thüringer Landesverwaltungsamt, 99423 Weimar
Fristen für Nachprüfungsanträge
der Regelungen gemäß § 160 GWB
Beschaffungsübereinkommen (GPA)
fällt darunter

Zusätzliche Informationen1 von 1 angegeben

Hinweis
Die Vergabeunterlagen stehen ausschließlich elektronisch unter dieser Bekanntmachung/Kommunikation angegebenen InternetAdresse kostenfrei zur Verfügung. Ein Anwendersupport für Bieter steht unter derRufnummer: 0228/99 6101234 zur Verfügung. ____________ Hinweis zum Ausfüllen der EEE: Dienst zum Ausf … ganz lesenDie Vergabeunterlagen stehen ausschließlich elektronisch unter dieser Bekanntmachung/Kommunikation angegebenen InternetAdresse kostenfrei zur Verfügung. Ein Anwendersupport für Bieter steht unter derRufnummer: 0228/99 6101234 zur Verfügung. ____________ Hinweis zum Ausfüllen der EEE: Dienst zum Ausfüllen und Wiederverwenden der EEE unter dem Link: https://uea.publicprocurement.be/filter?lang=de Im nächsten Schritt „Ich bin ein Wirtschaftsteilnehmer“ anklicken und dann die Option " eine Antwort erstellen" anklicken Bitte weiterhin daraufachten, das im Teil IV Eignungskriterien „JA“ angeben werden muss um alle notwendigen Angaben eintragen zu können. „Möchten Sie die Auswahlkriterien A-D verwenden „JA“ anklicken. Der Globalvermerk ist nicht anzukreuzen. Dann kann die EEE ausgefüllt und im gleichen Format (xml) sowie als PDF-Datei exportiert/ gespeichert werden. ____________ Hinweise zum Formblatt "Angaben zum Wirtschaftlich Berechtigten" Das Formblatt muss für mind. einen Wirtschaftlich Berechtigten ausgefüllt werden. Sollte das Formblatt unvollständig ausgefüllt werden, führt dies zum Ausschluss aus dem Verfahren. ____________ § 8 ThürVgG -Verfahrensanforderungen (1) Bieter sind verpflichtet mit der Abgabe des Angebotes eine Eigenerklärung zur Einhaltungder Bestimmungen des Vergabegesetzes vorzulegen. Das für das öffentliche Auftragswesen zuständige Ministerium legt den Wortlaut der Erklärung nach Satz 1 im Einvernehmen mit dem dafür zuständigen Ausschuss des Thüringer Landtagsfest. Der Auftraggeber ist verpflichtet, in der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen darauf hinzuweisen, dass nur Angebote gewertet werden können, welchen eine Erklärung nach Satz 1 beigefügt ist. Gemäß § 8(1) ThürVgG ist das den Vergabeunterlagen beigefügte Dokument „Anlage_Eigenerklärung zum Thüringer Vergabegesetz gemäß § 8 2.1.6. Abs. 1 S.1“ mit dem Angebot einzureichen. Es können nur Angebote gewertet werden, welche die genannte Erklärungenthalten.

Bezeichnungen aus den amtlichen eForms-Codelisten (EU und eForms-DE). Maßgeblich sind die Vergabeunterlagen.

AuftraggeberZur Seite der Vergabestelle

Name
Technische Universität Ilmenau, Dezernat Finanzen, Zentrale Vergabestelle
Art
Körperschaften des öffentlichen Rechts auf Landesebene, Bildung
Anschrift
Ehrenbergstraße 29, 98693 Ilmenau
Kontakt
vergabestelle@tu-ilmenau.de

Bei uns erfasst

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Marktumfeldvon uns ausgewertet

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Preise und WettbewerbPremium

Verlauf des Verfahrens3 Meldungen

  1. Vergabebekanntmachung
  2. 1. Berichtigung · Aktualisierte InformationenFrist 22.01.2025
  3. Bekanntmachung (diese Seite)Frist 22.01.2025

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