Beschaffung einer Verwaltungssoftware für die Kindertagesbetreuung der Stadt Neuwied

Derzeit nutzt die Stadtverwaltung Neuwied die Software „webKiTa“ für die Abrechnung der Elternbeiträge sowie für die Platzvergabe. Für die Mittagessensabrechnung wird die Software „MensaMax“ genutzt. Andere Funktionen sind nicht im Gebrauch, vieles wird über Excel, Word oder PDF geführt. Gegenstand des zu vergebenen Auftrages ist die Miete einer webbasierten Kindertagesbetreuungssoftware und der Betrieb dieser Software als SaaS-Lösung zum Einsatz bei der Stadt Neuwied im Bereich des Jugendamtes, Abteilung für Kindertagesbetreuung im Verwaltungsbereich, aber auch innerhalb der Kindertagesstätten unter kommunaler Trägerschaft. Die Anwendung bezüglich der Platzvergabe soll allerdings für alle 36 Kitas bzw. auch deren Trägern/Verwaltungen sowie die Eltern der Kinder in den entsprechenden Kitas, aber auch im Bereich der Kindertagespflege erfolgen. Die Kindertagesbetreuungssoftware muss modular aufgebaut und deutschsprachig sein. Der Betrieb und der Standort der Server müssen in Deutschland sein. Vollumfänglich soll die zu beschaffende Software von ca. 250 Mitarbeiter/innen im Bereich des Trägers, Jugendamtes und Kitas genutzt, der Bereich der Platzvergabe von insgesamt ca. 100 Mitarbeiter/innen trägerübergreifend sowie in der Kindertagespflege. Die Kindertagesbetreuungssoftware muss die Verantwortlichen bei der Organisation und Durchführung der Aufgaben mit Hilfe eines durchgängigen Berechtigungs- und Rollenkonzeptes unterstützen. Des Weiteren müssen eine revisionssichere und zeitpunktgenaue Dokumentation sowie die Generierung von Statistiken per Knopfdruck möglich sein. Die Voraussetzung ist, dass die Kindertagesbetreuungssoftware mit Funktionen arbeitet, die untereinander verknüpft sind und somit auf die Daten untereinander zugreifen können. Zudem sollen die Funktionen/Module jederzeit individuell erweiterbar sein. Alle durch den Anbieter bereitgestellten Inhalte der Kindertagesbetreuungssoftware müssen, ebenso wie sämtliche Funktionen, den jeweils aktuellen rechtlichen Anforderungen entsprechen und bei gesetzlichen Änderungen in einem Zeitraum von vier bis sechs Wochen durch den Hersteller aktualisiert werden. Es muss möglich sein, dass relevante durch den Anbieter bereitgestellte Inhalte, wie z.B. Textfelder und FAQs, durch verwaltungseigene Inhalte redaktionell erweitert oder ersetzt werden können.