Bereitstellung und Einführung eines Personalmanagementsystem für das Landratsamt Bautzen

Der Auftraggeber schreibt die Bereitstellung und die Einräumung zeitlich begrenzter Nutzungsrechte an Lizenzen eines cloudbasierten Personalmanagementsystems aus, inkl. Implementierungs-, Migrations-, Betriebs-, Support-, Anpassungs- und Schulungsdienstleistungen. Die HR-Software soll zur digitalen Bewirtschaftung von circa 1.850 Personalfällen im öffentlichen Dienst und zu einer Mitarbeiterkommunikation über einen integrierten Employee-Self-Service, sowie einen Manager-Self-Service, eingesetzt werden. Es wird derzeit die Beschaffung von zwei spezialisierten HR-Lösungen beabsichtigt, zum einen für das Personalmanagement und zum anderen für die Entgeltabrechnung. Bei unterschiedlichen Systemen sollen bereits vom Anbieter programmierte und erprobte Schnittstellen zu einer abgestimmten und zusammenwirkenden Softwarelandschaft führen. Die neuen HR Lösungen müssen die bereits vorhandenen Systeme zum 01.01.2026 ablösen. Dabei sollen gemäß dem "Once-Only-Prinzip“ alle erforderlichen Daten der Beschäftigten nur an einer zentralen Stelle, also einer gemeinsamen Datenbank, gepflegt werden. Alternativ soll die Datenbank des Personalmanagementsystems, über einen regelmäßigen, automatisierten Datenaustausch per Schnittstelle, die Grundlage für die Datenbank des Entgeltabrechnungssystems sein. Ziel der Einführung ist es, den Digitalisierungsgrad sämtlicher HR-Prozesse zu erhöhen. So sollen immer wiederkehrende Routineaufgaben, die derzeit umfangreiche manuelle Eingaben der Beschäftigten erfordern, einfacher und schneller durch die geplante Automatisierung erledigt werden. Dazu muss das Verfahren Standartauswertungen enthalten, aber auch die Möglichkeit bieten individuelle Berichte zu erstellen. Die Organisation von Terminen und die Überwachung von variablen Änderungsdaten sollen mit einer individuellen Wiedervorlagefunktionen in Form von Checklisten möglich sein. Gleichzeit ist der Umstieg von der Papier- zur digitalen Personalakte geplant. Aus dem HR System sollen Dokumente und Serienbriefe erstellt werden können, welche durch Platzhalterfunktionen, mit variablen Daten automatisch befüllt und in der e-Akte abgelegt werden. Die Leistung soll als SaaS (Software as a Service) für einen Zeitraum von 4 Jahren angeboten werden. Es besteht die Option den Vertrag zweimal um jeweils 2 Jahre zu verlängern. Es ist erforderlich, dass dem Personalmanagementsystem als weitere Komponente ein Zeitwirtschaftsmodul angegliedert ist. Darüber hinaus sollen weitere Funktionalitäten in der HR-Software vorhanden sein (z. Bsp. Reisekostenabrechnung, Personalentwicklung, Stellenplan, usw.), die bei Bedarf später noch zusätzlich implementiert werden können. Vorrangig wird jedoch eine Realisierung der Reisekostenabrechnung und des Stellenplanes im Rahmen der ausgeschriebenen Entgeltabrechnungssoftware angestrebt. Im Rahmen der Anschaffung müssen die bestehenden Systeme zum Personalmanagement, das OK PWS der AKDB und die Zeiterfassungssoftware Matrix von Dormakaba, zum 01.01.2026 abgelöst werden. Die Daten der bestehenden Softwaresysteme sind in das neue System durch den Anbieter zu migrieren.