Bereitstellung und Einführung eines Entgeltabrechnungssystems für das Landratsamt Bautzen

Der Auftraggeber schreibt hiermit die Bereitstellung und die Einräumung zeitlich begrenzter Nutzungs-rechte an Lizenzen eines cloudbasierten Entgeltabrechnungssystems aus, inkl. Implementierungs-, Migrations-, Betriebs-, Support-, Anpassungs- und Schulungsdienstleistungen. Die Leistung soll als SaaS (Software as a Service) für einen Zeitraum von 4 Jahren angeboten werden. Es besteht die Option den Vertrag zweimal um jeweils 2 Jahre zu verlängern. Die HR-Software soll zur digitalen Entgeltabrechnung von circa 1.850 Personalfällen im öffentlichen Dienst eingesetzt werden und muss Basisanforderungen wie das automatische Melde- und Bescheinigungswesen beinhalten. Als Basisanforderung ist in der Entgeltabrechnung eine Rückrechnungstiefe von mindestens 48 Mona-ten gefordert. Die Systemparameter sind bei gesetzlichen und tariflichen Änderungen (zum Bsp. im TVöD) durch den Anbieter zeitnah anzupassen.

Es ist erforderlich, dass dem Entgeltabrechnungssystem als weitere Komponente ein Reisekostenmo-dul angegliedert ist. Ebenso sind ein Fehlzeiten-, sowie ein Stellenplanmodul notwendig, sofern diese nicht bereits in den Basisanforderungen vorhanden sind.

Wir beabsichtigen die Beschaffung von zwei spezialisierten HR-Lösungen, zum einen für die Entgeltab-rechnung und zum anderen für das Personalmanagement. Bei unterschiedlichen Systemen sollen bereits vom Anbieter programmierte und erprobte Schnittstellen zu einer abgestimmten und zusammenwirkenden Softwarelandschaft führen. Die neuen HR Lösungen müssen die bereits vorhandenen Systeme zum 01.01.2026 ablösen. Dabei sollen gemäß dem "Once-Only-Prinzip“ alle erforderlichen Daten der Beschäftigten nur an einer zentralen Stelle, also einer gemeinsamen Datenbank, gepflegt werden. Alternativ ist die Datenbank des neuen Personalmanagementsystems die Grundlage für die Daten des Entgeltabrechnungssystems und muss über einen regelmäßigen, automatisierten Datenaustausch per Schnittstelle abgeglichen werden. Ziel der Einführung ist es, den Digitalisierungsgrad sämtlicher HR-Prozesse zu erhöhen. So sollen immer wiederkehrende Routineaufgaben, die derzeit umfangreiche manuelle Eingaben der Beschäftigten erfordern, einfacher und schneller durch die geplante Automatisierung erledigt werden. Dazu muss das Verfahren Standartauswertungen enthalten, aber auch die Möglichkeit bieten individuelle Berichte zu erstellen. Die Organisation von Terminen und die Überwachung von variablen Änderungsdaten sollen mit einer individuellen Wiedervorlagefunktionen in Form von Checklisten möglich sein. Gleichzeit ist mit dem neuen Personalmanagementsystem der Umstieg von der Papier- zur digitalen Personalakte geplant. Aus dem Entgeltabrechnungssystem erstellte Dokumente sollen in die e-Akte übernommen werden können, wenn möglich auch mit automatisierter Zuordnung. Im Rahmen der Anschaffung müssen die bestehenden Systeme der AKDB zur Entgeltabrechnung das OK PWS und zur Reisekostenabrechnung das OK PWS Reisekosten, zum 01.01.2026 abgelöst werden. Die Daten der bestehenden Softwaresysteme sind in das neue System durch den Anbieter zu migrieren.