Aufgaben der/des Datenschutzbeauftragten gemäß § 37 Abs. 6 DSGVO und § 5 Abs. 4 BDSG

Zur Gewährleistung des Datenschutzes möchte das BAFzA die Aufgaben der/des Datenschutzbeauftragten gemäß § 37 Abs. 6 DSGVO und § 5 Abs. 4 BDSG im Rahmen eines Dienstleistungsvertrages extern vergeben. Die Anforderungen an die Person und die wahrzunehmenden Aufgaben können der Leistungsbeschreibung entnommen werden. Die Anforderungen an die Person (Mindestanforderungen) sind zwingend zu erfüllen. Die Nichterfüllung führt zu einem Ausschluss vom weiteren Verfahren. Angestrebter Auftragsbeginn ist der 01.01.2024. Der Dienstleistungsvertrag soll für 12 Monate gelten. Anforderungen an die Person: - Der Auftragnehmer/Die Auftragnehmerin (im Folgenden der AN) stellt eine fachlich geeignete und zuverlässige Person, die der Auftraggeber (im Folgenden AG) als seinen externen Datenschutzbeauftragten benennt. Die Qualifikation der vom AN benannten Person entspricht den Anforderungen nach Art. 37 Abs. 5 DSGVO. - Der AN erfüllt alle gesetzlichen Aufgaben in seiner Funktion als Datenschutzbeauftragter gem. Art. 39 DSGVO und § 7 BDSG. Aufgaben entsprechend der gesetzlichen Anforderungen sind u. a.: - Prüfung aller Dokumentationen, wie z. B. Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten, Datenschutzfolgenabschätzung, Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM), Auftragsverarbeitungs-Verträge (AV-Verträge) und, allgemeine Dokumentationen nach Art. 5 DSGVO - Überwachung der ordnungsgemäßen Anwendung der Datenverarbeitungsprogramme, mit deren Hilfe personenbezogene Daten verarbeitet werden - Unterstützung bei der Durchführung der Datenschutzfolgenabschätzung bzw. Risikofolgenabschätzung von IT-Anwendungen, insbesondere bei der Verarbeitung von besonderen Arten personenbezogener Daten - Beratung bei der Erstellung und Überwachung von Lösch- und Archivierungskonzepten - Beratung in allen Fragen des Arbeitnehmerdatenschutzes und Überwachung einer rechtskonformen Umsetzung nach DSGVO in Verbindung mit Art. 26 BDSG-neu, wie Führung von Personalakten, On- und Off-boarding, Bewerbermanagement, E-Mail- und Internetnutzung durch Mitarbeitende, Verpflichtungserklärung - Beratung zu TOMs und Dokumentation - Erstellung eines Jahresabschlussberichts über den Datenschutz - Durchführung von Beschäftigtenschulungen, im Schwerpunkt als Online-Schulung oder als E-Learning-Tool - Beantwortung von Anfragen von Beschäftigten zum Datenschutz - Unterstützung bei der Erstellung von Dienstvereinbarungen mit Datenschutzbezug - Unterstützung bei der Erstellung und Überarbeitung von AV-Verträgen - Unterrichtung und Beratung des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters und der Beschäftigten, die Verarbeitungen durchführen, hinsichtlich ihrer Pflichten nach dieser Verordnung sowie nach sonstigen Datenschutzvorschriften der Union bzw. der Mitgliedstaaten - Überwachung der Einhaltung dieser Verordnung, anderer Datenschutzvorschriften der Union bzw. der Mitgliedstaaten sowie der Strategien des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters für den Schutz personenbezogener Daten einschließlich der Zuweisung von Zuständigkeiten, der Sensibilisierung und Schulung der an den Verarbeitungsvorgängen beteiligten Mitarbeiter und der diesbezüglichen Überprüfungen - Beratung im Zusammenhang mit der Datenschutz-Folgenabschätzung und Überwachung ihrer Durchführung gemäß Artikel 35 DSGVO und § 67 BDSG - Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde - Tätigkeit als Anlaufstelle für die Aufsichtsbehörde in mit der Verarbeitung zusammenhängenden Fragen, einschließlich der vorherigen Konsultation gemäß Artikel 36 DSGVO und § 69 BDSG, und gegebenenfalls Beratung zu allen sonstigen Fragen - Bearbeitung von Anträgen nach Artikel 15 DSGVO Auftrag: 1. Wahrnehmung der Tätigkeiten entsprechend der zuvor beschriebenen gesetzlichen Aufgaben 2. Optionale Leistung: Einmalige IST-Aufnahme und Dokumentation aller datenschutzrelevanten Prozesse, Dienstleistungsverhältnisse (insb. Auftragsverarbeiter) und IT gestützter Verfahren, bei denen personenbezogene Daten durch das BAFzA verarbeitet werden. Erstellung einer umfassenden datenschutzrechtlichen Gap-Analyse nach DSGVO auf Basis der IST-Aufnahme sowie Prüfung und Komplementierung des Verarbeitungsverzeichnisses.