Anmietung und Wartung von 92 fabrikneuen (1.Zulassung) und ver-netzten Kopier- und Drucksystemen mit Farbfunktion für den Geschäftsbereich des Regierungspräsidiums Kassel (Poolvertrag)

Anmietung und Wartung von 92 fabrikneuen (1.Zulassung) und vernetzten Kopier-, und Drucksystemen mit Farbfunktion. Alle Geräte sind von einem Hersteller anzubieten. Die anzubietenden Maschinen müssen folgenden Mindestanforderungen entsprechen: - Den Sicherheitsregeln für Büroarbeitsplätze in der im Zeitpunkt der Angebotsabgabe gültigen Fassung. - Den allg.anerkannten Regeln der Technik (z. B. DIN 31000, DIN 31001 oder gleichwertig). Der Anbieter sichert zu, dass die bei ihm bestellten Maschinen, Geräte und dgl. den in der BRD durch die gesetzlichen Unfallversicherungsträger in Kraft gesetzten Unfallverhütungsvorschriften (autonome Rechtsnormen), den Arbeitsschutzvorschriften sowie den allg. anerkannten sicherheitstechnischen und arbeitsmedizinischen Regeln entsprechen. - Die einzelnen Anforderungen der Geräte ist der Anlage 1 ("DruckRPKS_Anlage 1") zu entnehmen - Die Anforderungen an die Management Software sind der Anlage 2 ("Druck- RPKS_Anlage 2") zu entnehmen. Vorhandene Prüfzeugnisse, Unbedenklichkeitsbescheinigungen und die Sicherheitsdatenblätter für die angebotenen Maschinen sind dem Angebot beizufügen. Darüber hinaus gilt für alle Systeme folgendes: - Soweit Systeme mit Festplatte gefordert bzw. geliefert werden, sind die Kosten für ein Security Tool zur Festplatten Datenüberschreibung gemäß ISO 15408 EAL 3 (oder gleichwertig) im Preis zu berücksichtigen - Anwenderdaten wie Druckdaten/Scandaten werden auf der internen Festplatte verschlüsselt abgelegt und nach Auftragsausführung automatisch gelöscht - Bei Außerbetriebnahme werden sämtliche Daten und die Konfiguration der Geräte vom Auftragnehmer sicher gelöscht (Wipen). Der Auftraggeber erhält über die BSI konforme (oder gleichwertige) Löschung eine schriftliche Bestätigung. Gleiches gilt bei einem Festplattendefekt während der Vertragslaufzeit - Schwarz/weiß Druck muss als Standard im Treiber voreinstellbar sein - Einheitlicher Druckertreiber für alle Systeme - Steuerbare / konfigurierbare Benutzerinterface Voreinstellungen müssen möglich sein - Soweit Systeme mit weiteren, nicht geforderten Schnittstellen und/oder Modulen (z.B. GSM/WLAN/Bluetooth/NFC/USB/etc.) angeboten werden, müssen diese Funktionen deaktiviert sein - Management-Software ergänzt zur Anlage 2 gilt folgendes: Mit anzubieten ist eine Software, die es den Administratoren ermöglicht, über ein Reporting- und Managementtool Informationen zu den einzelnen Geräten anzeigen zulassen (z.B. Systeminformationen, Zählerstände, Auslastung und Kostenstellenberichte). Die Software muss die Verwaltung von bis zu 2000 Usern ermöglichen. Die Software Aktualisierung ist in der Wartung enthalten. Benötigte Lizenzen(Managementsoftware, Wartungslizenzen, Drucksystemlizenzen, Scanlizenzen, OCR und ähnliches), muss das Angebot in ausreichender Anzahl enthalten. Die Software soll zentral auf zwei (zur ausfallsicheren Verwaltung) redundanten Serversystemen (vorhanden) installiert werden und muss das Drucken und z.T. auch das Scannen (Scan-to-Mail) an den verschiedenen Standorten ermöglichen (Stichwort: "follow me printing"). Es muss eine standortübergreifende Funktionalität (Drucken über Standortgrenzen hinaus) gegeben sein (alle Standorte sind miteinander vernetzt). Die Authentifizierung der Bediensteten soll mittels berührungslosem Kartenleser (für vorhandene Legic-Chips (MIM256/MIM1024)) am Endgerät erfolgen und durch PIN Eingabe. - Im Rahmen der Ersteinrichtung ist durch den Auftragnehmer das Einrichten, bzw. die Grundkonfiguration (Netzwerk, Scan, FollowMe, Server) nach Vorgaben des Auftraggebers zu gewährleisten und auch weiterhin im Rahmen des Wartungsvertrages zu betreuen. - Das Gerät meldet automatisch per E-Mail, einem Remotetool, Appliance oder vergleichbar, Störungsmeldungen sowie den Bedarf von Verbrauchsmaterial (Toner) -außer Papier und Heftklammern- an den Auftragnehmer und an eine zentrale E-Mail-Adresse des Auftraggebers. - Verbrauchsmateriallieferungen werden (Mo.-Fr.) innerhalb von 2 Arbeitstagen nach Bestellung ausgeführt. Neben der grundsätzlich automatisiert erfolgenden Bestellung und Lieferung muss es möglich sein, Verbrauchsmaterial ohne zusätzliche Kosten auch telefonisch, per Email oder Weboberfläche zu bestellen. - Der Auftraggeber stellt sicher, dass an den Standorten der Systeme, für die eine Netzeinbindung vorgesehen ist, entsprechende Netzanschlüsse vorhanden sind. Er sorgt darüber hinaus für die erforderlichen Serverzugänge und die Unterstützung durch interne Administratoren, die mit der vorhandenen Infrastruktur vertraut sind. - Der Auftragnehmer verpflichtet sich zur zeitnahen Rücknahme gebrauchter Tonerbehälter, Kartuschen, Resttoner, Fotoleiter, Restentwickler, Ozonfilter bzw. Katalysatoren etc. und sorgt für deren Wieder-/Weiterverwendung bzw. ordnungsgemäße Entsorgung. Die Kosten sind im Preis enthalten. Der Auftraggeber wird vom Auftragnehmer über den Verfahrensablauf der Rücknahme in geeigneter Form unterrichtet. Die für die Rücknahme entstehenden Kosten sind im Preis enthalten. - Der Auftragnehmer verpflichtet sich, das Personal (Multiplikatoren) in die sachgemäße Benutzung der Systeme (Anwendung, Fehlerbehebung (Austausch von Verbrauchsmaterial, Papierstau)) einzuweisen und dabei auch auf die Nutzung der systemtechnisch angebotenen Energiesparfunktionen (Power-Management) hinzuweisen. Dazu ist eine Schulung je Organisationseinheit vor Ort erforderlich. - Zudem stellt der Bieter eine Kurz-Bedienungsanleitung für jedes Gerät zur Verfügung (PDF). - Darüber hinaus muss der Auftragnehmer eine gesonderte Schulung zur Verwaltung und Konfiguration der Systeme für die Systemadministratoren vor Ort am Standort Kassel durchführen. - Die Einweisung hat zentral pro Liegenschaft zu erfolgen (Am Alten Stadtschloss 1, z.B. ist eine Liegenschaft). Dazu sind an zwei Tagen, meherere Termine für jeweils ca. 10 Personen durchzuführen.