81304696-Beratung in einer "Challenger-Rolle" und "Deep Dive" für die Large Scale Solution (LSS) S4GIZ

Auftraggeber:

Die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH ist ein gemeinnütziges Bundesunternehmen mit Sitz in Bonn und Eschborn. Die alleinige Gesellschafterin der GIZ ist die Bundesrepublik Deutschland. Die GIZ ist mit mehr als 25.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern als Dienstleister der internationalen Zusammenarbeit für nachhaltige Entwicklung und internationalen Bildungsarbeit in mehr als 120 Ländern weltweit aktiv. Der Hauptauftraggeber ist das Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ), das Geschäftsvolumen betrug im Jahr 2022 rund 4 Milliarden Euro.

Projektbeschreibung:

Die GIZ nutzt seit über 20 Jahren das SAP Enterprise Resource Planning (ERP)-System bzw. Vorgängerversionen, um ihre wichtigsten betriebswirtschaftlichen Abläufe abzubilden. Das ERP-System umfasst u.a. die Standardkomponenten Personalwesen, Finanz- und Rechnungswesen (Bilanz und Jahresabschluss) sowie Beschaffung, aber auch Eigenentwicklungen zur Unterstützung des GIZ-Kernprozesses Auftragsmanagement.

Das jetzige System wird vom Hersteller SAP mit Regel-Updates nur noch eine begrenzte Zeit unterstützt und gewartet. Um die Funktionalität und den sicheren Betrieb eines ERP-Systems für die GIZ auch weiterhin gewährleisten zu können, muss die GIZ ihr jetziges ERP-System (SAP ECC V6.0) auf das Nachfolgesystem S/4HANA umstellen. Mit der Einführung von S/4HANA werden wesentliche Komponenten des bisherigen ERP-Systems funktional stark erweitert und auf eine neue, technologisch moderne Basis gebracht. Dies ermöglicht der GIZ im Rahmen der Umstellung einen Neuaufbau der Prozess- und IT-Landschaft mit dem Ziel, durchgängige und weitestgehend systembruchfreie, standardisierte und optimierte Geschäftsprozesse zu implementieren. Diese Form der Einführung von SAP S/4HANA wird als Greenfield Ansatz bezeichnet und verspricht hohe Effizienzgewinne in der Umsetzung von Geschäftsprozessen.

Die Umstellung auf S/4HANA in Verbindung mit der Optimierung aller relevanten Geschäftsprozesse, der Einbindung der weltweiten GIZ-Struktur in eine einheitliche IT-Landschaft und dem klaren Fokus auf Standardisierung und Abschaffung von Drittanbietersystemen erfolgt im Rahmen der Large Scale Solution (LSS) S4GIZ, die damit das Herzstück der digitalen Transformation der GIZ ist.

S4GIZ hat folgende Ziele: 1. Optimierung von Geschäftsprozessen End-2-End konzipierte und implementierte Geschäftsprozesse, Reibungsloser Prozessflow ohne Systembrüche, Durchgängiger Informations- und Datenfluss, Einheitliche Datenhaltung in den Geschäftsprozessen 2. Optimierung der IT-Landschaft Reduktion von Drittanbieterprodukten oder Eigenentwicklungen auf ein Minimum 3. Weltweite Nutzung für alle Beschäftigtengruppen gemäß ihrer zugeordneten Rolle und Funktion Es sollen durchgängige Prozesse auf Basis eines weltweit genutzten Systems abgebildet werden.

Das System soll weltweit genutzt werden: sowohl in der Zentrale (Deutschland) als auch in der sog. "Außenstruktur", also in den Ländern, in denen die GIZ tätig ist und regionale Büros und Projektstandorte betreibt.

Die Steuerung der LSS S4GIZ erfolgt durch die Programmleitung, die aus einem Vertreter des Bereichs DIGITS (technische Programmleitung) und einem Vertreter der Fachbereiche (fachliche Programmleitung) besteht.

Die LSS S4GIZ wird nach dem Implementierungsansatz "SAP Activate" umgesetzt. Mit diesem Implementierungsansatz werden die Ergebnisbausteine für das S/4HANA System strikt nach aufeinander aufbauenden Phasen generiert. Aktuell steht S4GIZ kurz vor Abschluss der EXPLORE-Phase und im Übergang zur REALIZE-Phase, in der dann die Umsetzung der Ziel-Prozesse und der Anforderungen im neuen S/4HANA System erfolgt.

Inhalt der Ausschreibung:

Im Rahmen eines vorangegangenen "Diagnostic Assessments" der LSS S4GIZ wurde unter anderem empfohlen, zur erfolgreichen Implementierung und "harten Durchsteuerung" des Projektes eine "Challenger"-Rolle aufzubauen. Diese soll eine externe, unbelastete Sicht auf das Projekt für eine kritische Prüfung des Projektzustands und Erarbeitung von Handlungsempfehlungen ermöglichen. Die Challenger-Rolle soll zudem ein Steuerungsgegengewicht zum Implementierungspartner bilden.?

Ziel der hier ausgeschriebenen Leistung ist zum einen eine strategische Challenger-Rolle, und zum anderen die Durchführung sogenannter "Deep Dives", also vertiefte Informationsveranstaltungen für Gremien wie Aufsichtsrat oder Prüfungsausschuss.?

Leistungserbringungszeitraum ist von der Zuschlagserteilung bis zum 31.12.2025 mit der Option einer Verlängerung um ein Jahr.

Der Auftragnehmer (AN) hat dabei folgende Arbeitspakete zu erbringen:

Arbeitspaket strategischer Challenger-Rolle - Schwerpunkt der Aufgabe ist die Etablierung einer externen "Challenger-Rolle" zur unbelasteten Sicht auf das Projekt. Dies umfasst:?? o Kritische Prüfung des Projektzustands?? o Identifikation von Schwachstellen und Erarbeitung geeigneter Handlungsempfehlungen? o Aufbau und Durchführung eines Regelaustauschs mit Projektleitung und Vorstand? o Integration der Projekt Roadmap im Kontext der digitalen Transformation?? o Teilnahme an Projektmeetings zur Sicherstellung eines stets aktuellen Wissensstandes? o Entwurf von KPI"s, insbesondere zur Wertorientierung, und deren Überwachung in der Zukunft? - Tracking von Deliverables, Handlungsempfehlungen und Maßnahmen?? - Erstellung von zielgruppengerechten Templates? - Erstellung von S4GIZ Reporting-Präsentation für die verschiedenen Gremien und Stakeholder? - Unterstützung beim Risikomanagement? - Weitere Professionalisierung?

Arbeitspaket "Deep Dives" - Durchführung von Deep Dives nach Vorgabe der Projektleitung - 4-mal jährlich Erstellung von Präsentation sowie ggf. Vorstellung vor den Gremien?